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紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下小編為大家整理了紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎，希望對(duì)大家有所幫助！
紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎 1
電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來(lái)體會(huì)這兩種方式的各自的特性。
1、歸檔的方式不同。
紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門(mén)的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門(mén)。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門(mén)移交硬盤(pán)或者進(jìn)入檔案部門(mén)制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。
2、鑒別方法不同。
紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3、保管方法不同。
檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室，分門(mén)別類的安置在有序號(hào)的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的`管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對(duì)保存環(huán)境有相對(duì)較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。
紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣嗎 2
管理方法的區(qū)別
1、歸檔
把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門(mén)就為紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復(fù)雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過(guò)信息設(shè)備把電子檔案中的地址存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，檔案部門(mén)記錄的是歸檔的電詳細(xì)來(lái)源，由信息設(shè)備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對(duì)信息設(shè)備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務(wù)及信息設(shè)備的具體條件，要具備十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸绞郊胺�(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境。而物理歸檔就是將電子檔案采取脫機(jī)備份，移交到檔案部門(mén)，實(shí)行脫機(jī)保存。
2、整理
把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區(qū)分、編目，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。根據(jù)檔案中的整體內(nèi)容、地址來(lái)源、組成方式和時(shí)間等歷史信息進(jìn)行組合、區(qū)分、編目和排序。紙質(zhì)檔案的整理比較復(fù)雜化，基本是手工進(jìn)行操作，效率低且勞動(dòng)強(qiáng)度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個(gè)方面：排序和分類，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。由于電子檔案能通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動(dòng)化的系統(tǒng)對(duì)電子檔案加以自由的組合分類。
3、編目與審核
編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個(gè)方面：記錄卷內(nèi)文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號(hào)等，最后形成完整的目錄。通過(guò)實(shí)際操作將這些目錄進(jìn)行審核。電子檔案的編目方法和紙質(zhì)的檔案不一樣，因電子檔案在計(jì)算機(jī)的.系統(tǒng)上運(yùn)作，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具備極強(qiáng)的推理功能和邏輯性，可以自行完成對(duì)提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的分類號(hào)和主題詞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引，所有，等于在歸檔時(shí)，就可以自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)“編目”。而電子檔案檢索是根據(jù)電子檔案的檢索系統(tǒng)，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優(yōu)勢(shì)是交互性強(qiáng)，響應(yīng)的時(shí)間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。
保護(hù)中的差異
1、載體壽命的差異
纖維素的好壞會(huì)對(duì)紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素，在對(duì)檔案加以保護(hù)的過(guò)程當(dāng)中，一定要把化學(xué)反應(yīng)的所需條件解決，才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。電子檔案所用的設(shè)備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過(guò)激光來(lái)獲取并存儲(chǔ)信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當(dāng)中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會(huì)因外磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。
2、兩者面對(duì)環(huán)境條件影響的區(qū)別
粉塵影響的區(qū)別
粉塵對(duì)紙張有所影響，重點(diǎn)是機(jī)器會(huì)帶來(lái)一些霉菌物質(zhì)、紙張一旦發(fā)生破損其粘結(jié)起來(lái)便會(huì)變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來(lái)的損害是由化學(xué)物質(zhì)的`反應(yīng)、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學(xué)因子會(huì)引起磁帶、光碟、發(fā)生分解或者侵蝕等，因化學(xué)反應(yīng)而導(dǎo)致的質(zhì)量問(wèn)題指的是化學(xué)損壞，導(dǎo)致記錄信息不足或者丟失；霉菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是霉菌開(kāi)始來(lái)源，霉菌會(huì)分泌出有機(jī)酸和酶性物質(zhì)，這些物質(zhì)會(huì)使光盤(pán)和相關(guān)載體受到損壞，從而丟失相關(guān)的數(shù)據(jù)，而是生物上帶來(lái)的損壞；而物理反應(yīng)的損壞指的是磁盤(pán)受損、光碟被污染，以至于信息被丟失。
3、溫濕度影響的整體區(qū)別
溫濕度的高低也會(huì)對(duì)光碟、紙張及其他的載體帶來(lái)不利的影響。對(duì)普通的紙張而言，過(guò)高的溫濕度會(huì)使紙張內(nèi)部的化學(xué)因子加速反應(yīng)，從而加快紙張與水發(fā)生溶解，導(dǎo)致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應(yīng)是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發(fā)生膨脹或者緊縮，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)和定位帶來(lái)不利的影響。
4、信息保護(hù)技術(shù)的差異
如何使檔案的載體——紙張的質(zhì)量更高是紙質(zhì)檔案的核心工作之一，因?yàn)榇鎯?chǔ)的信息和相應(yīng)載體是密切相關(guān)的，保障紙質(zhì)文件，且通過(guò)紙張實(shí)際的記錄內(nèi)容就能夠儲(chǔ)存。以電子檔案來(lái)分析，載體與信息是不總是相結(jié)合在一起的，電子檔案與載體的分離性會(huì)使檔案內(nèi)的內(nèi)容被竊取或變更。
5、技術(shù)壽命的差異
電子檔案是由信息設(shè)備將信息與載體相結(jié)合起來(lái)組成的，要通過(guò)信息設(shè)備才能進(jìn)行利用。如果技術(shù)跟不上，就不能讀出相應(yīng)的信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內(nèi)部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護(hù)息息有關(guān)的。由于電子檔案是由信息設(shè)備將其載體與信息相組合而成的，要通過(guò)軟件設(shè)備才可查閱。所以，對(duì)于電子檔案中數(shù)字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的更新是比損壞載體更加嚴(yán)重的損害。
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