電子檔案的歸檔方式有哪些

　　我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。以下是小編為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、選擇電子文件信息的匯集點

　　由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。

　　由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。

　　計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

　　二、借助計算機資料管理系統(tǒng)

　　開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。

　　對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

　　檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

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