論學生檔案數(shù)字化管理
高校學生檔案是學生在學歷教育階段的各個時期所產(chǎn)生的文字資料,是每一個教育階段的真實反映,記錄著個人最早、最原始的文件材料,是人事檔案的前身及組成部分,是黨和國家考核干部時最真實、最可靠的參考資料。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)時代的到來,高校規(guī)模擴大,就業(yè)方式的改革,服務(wù)對象的變化,高校學生檔案利用率的增加,建立高校學生數(shù)字化檔案,成為當今信息時代的必然發(fā)展趨勢。
一 高校學生檔案數(shù)字化管理是大勢所趨,刻不容緩
1.建立學生檔案數(shù)字化管理,適應(yīng)高校擴招新形勢
隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展,高校學生檔案的內(nèi)容和形式呈多樣化發(fā)展。雖然高校學生檔案直接服務(wù)于高校學生個人,但又與高校教學和學生管理密切相關(guān)。隨著高校辦學層次的拓展,教育活動領(lǐng)域的延伸,社會需求專業(yè)的增多,學校辦學規(guī)模的擴大,教學改革的深入,畢業(yè)生檔案的利用率呈現(xiàn)逐年遞增的'趨勢,因此只有建立數(shù)字化學生檔案才能適應(yīng)時代的需要。
2.社會的發(fā)展要求學生檔案數(shù)字化
傳統(tǒng)的高校學生檔案,是以紙質(zhì)檔案的形式保管的,并且大量是通過手寫去完成的。紙質(zhì)檔案是學生檔案的根本依據(jù),但是也給檔案管理工作帶來了很大的局限性,如歸檔的質(zhì)量不高、體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。檔案數(shù)量增多與檔案利用率降低的矛盾日益突出,造成檔案資源無法共享,技術(shù)積累的成果無法被有效利用,所以說傳統(tǒng)的高校學生檔案模式早已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展要求。
3.畢業(yè)生就業(yè)方式的改革需要學生檔案數(shù)字化
隨著我國社會主義市經(jīng)濟體制改革的不斷深入和發(fā)展,以及人才市場的開辟,高校畢業(yè)生由原來的統(tǒng)一分配變成了雙向選擇,人事代理制度由此廣泛實施。由于虛假學歷的泛濫,用人單位越來越重視高校學生檔案的真實性,加強高校畢業(yè)生檔案管理工作尤顯重要。高校畢業(yè)生就業(yè)政策規(guī)定,高校畢業(yè)生在學校集中辦理就業(yè)手續(xù)時仍未落實就業(yè)單位的,其檔案由高校轉(zhuǎn)至畢業(yè)生生源地就業(yè)指導(dǎo)中心代管。落實工作單位后,用人單位或本人憑相關(guān)手續(xù)到指導(dǎo)中心提取檔案。在頻繁的轉(zhuǎn)遞過程中,畢業(yè)生個人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象不可避免。只有實現(xiàn)學生檔案數(shù)字化,才能從根本上保證學生檔案資料的完整、齊全和安全。
4.建立學生檔案數(shù)字化,充分發(fā)揮學生檔案利用
高校與各國之間交流合作日益頻繁,就我校而言,檔案部門每年接待因出國留學、申請移民、研究生入學考試辦理成績及相關(guān)證明材料的各屆學生愈來愈多,高校學生檔案的利用工作越來越重要。因此,建立學生檔案數(shù)字化,加強檔案服務(wù)意識,做好學生檔案利用工作,才能樹立高校檔案部門良好的對外服務(wù)形象。
二 建立學生檔案數(shù)字化系統(tǒng),最終實現(xiàn)高校檔案資源信息化建設(shè)
1.根據(jù)學生檔案的收集、管理、轉(zhuǎn)遞的流程,開發(fā)優(yōu)秀的適用于學生檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件
學生管理信息網(wǎng)絡(luò)使用軟件應(yīng)該具備用戶登陸;新生登記;學生信息查詢修改;分數(shù)查詢修改;處分獎勵查詢修改;學生人數(shù)統(tǒng)計;系統(tǒng)管理頁面;畢業(yè)登記等八個主要基本功能。但是目前高校對于文書、教學綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統(tǒng)和規(guī)章制度,唯獨只有學生檔案因其轉(zhuǎn)遞速度快,滯留時間短等原因,而受不到領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的重視,所以學生檔案信息系統(tǒng)才剛剛起步,因此要想在短時期內(nèi)完成學生檔案信息資源的建設(shè),需要借助校園網(wǎng)成熟的軟硬件環(huán)境,實現(xiàn)學生檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)的無縫接軌,并利用校園網(wǎng)與社會檔案管理網(wǎng)絡(luò)的對接,使今后的學生檔案管理不再是孤立的個體,充分利用網(wǎng)絡(luò)調(diào)用學生檔案,利用網(wǎng)絡(luò)的實時性,方便學生、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學生檔案,最終實現(xiàn)
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