淺談在項目管理中知識的傳播與開發(fā)

【摘要】文章講述了對一個團(tuán)隊的知識管理的兩個方面的理解：一方面是在管理視角下的知識分類；另一方面是一個矩陣型團(tuán)隊項目經(jīng)理在知識管理中需要執(zhí)行的兩個任務(wù)：工作中的知識傳播管理及團(tuán)隊中的知識開發(fā)共享。
　　【關(guān)鍵詞】知識；項目經(jīng)理；培訓(xùn)
　　　　
　　一個項目啟動后，能否順利開展直至完成，關(guān)鍵之一是項目團(tuán)隊能否有效及時地處理各類信息，協(xié)同開展工作。作為項目管理團(tuán)隊的核心，為了有效控制項目進(jìn)度，達(dá)成目標(biāo)體系各項指標(biāo)，項目經(jīng)理需要協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，有效率地處理各類信息，維護(hù)和完善項目管理各種體系。因此項目經(jīng)理面臨團(tuán)隊的知識管理和打造成學(xué)習(xí)型項目團(tuán)隊雙重任務(wù)。第一項任務(wù)是保證工作順利推進(jìn)，第二項任務(wù)是著眼于團(tuán)隊的實力的不斷增強(qiáng)。
　　
　　一、關(guān)于“知識”的概念
　　
　　可以從功用、時效、被認(rèn)知范圍這些角度進(jìn)行分類。依據(jù)在項目管理中所起作用的角度，可廣義的分成技術(shù)類和管理類兩種。技術(shù)類包括各種數(shù)據(jù)記錄、圖紙、公式理論、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；管理類包括各種工作流程、規(guī)章制度、組織體制、崗位職責(zé)、計劃和事件消息（如生產(chǎn)中突發(fā)的品質(zhì)問題）等。從有效時間長短和緊急度考察，事件消息是短時效的，是必須在短時間內(nèi)被處理并轉(zhuǎn)化成其他類型的知識，如通知、計劃中的內(nèi)容、上級指示等等；其它的知識類別有較長的時間有效期和處理時間。按擁有者的范圍，可分為個人知識、團(tuán)隊知識和社會知識；按可否被擁有者外的群體認(rèn)知了解的判定界線，又可分為公開知識和隱性知識。公開或隱性的特征，是知識管理的重要觀點(diǎn)，下表是對“公開”和“隱性”的知識的含義的解釋。
　　
　　
　　
　　二、圍繞實現(xiàn)項目目標(biāo)的任務(wù)，對項目組織涉及、產(chǎn)生、使用的知識進(jìn)行有效的
　　管理，自然成為項目經(jīng)理的任務(wù)之一
　　
　　人是運(yùn)用和傳播知識的載體。一個組織中的成員，通過各種媒介，產(chǎn)生、傳遞和接受著各種類型的知識。例如通過會議產(chǎn)生決議，通過電話交流情報，通過查閱零件訂購管理系統(tǒng)了解物流情況等等。各種形態(tài)的知識在成員間流動，從而形成了一個有形的知識傳播網(wǎng)絡(luò)。所以針對項目工作的開展，要使項目組織的知識傳播網(wǎng)絡(luò)有效運(yùn)作，項目經(jīng)理要完成兩個基本任務(wù)：一是收集來自各專業(yè)領(lǐng)域項目成員的項目情報；二是將收集的情報信息加工處理后，以各種計劃、指令、消息等團(tuán)隊知識的方式，傳遞給有關(guān)成員，指揮項目成員展開工作。
　　
　　1．由于項目成員是完成以上兩個基本任務(wù)的關(guān)鍵要素，而項目團(tuán)隊組織結(jié)構(gòu)決定了成員間的職能關(guān)系，所以項目團(tuán)隊組織結(jié)構(gòu)必然在某種程度上影響項目情報收集及處理方式和效果。就項目組織結(jié)構(gòu)而言，一般依據(jù)公司規(guī)模、項目大小，項目組織以三種典型的組織結(jié)構(gòu)形式或它們的混合形式存在。這三種典型的組織結(jié)構(gòu)分別是：矩陣式組織結(jié)構(gòu)；職能式組織結(jié)構(gòu)和項目式組織結(jié)構(gòu)（見表2）。
　　
　　
　　
　　2．這三種結(jié)構(gòu)在人員成本、不同項目間知識交流等方面存在眾多差異（如表3），所以項目主管在職能結(jié)構(gòu)和矩陣結(jié)構(gòu)的組織中，要充分與成員的部門主管進(jìn)行交流。
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　　3．完成以上兩個基本任務(wù)，項目經(jīng)理除了考慮組織結(jié)構(gòu)因素之外，另外一個重點(diǎn)考慮因素就是知識溝通的渠道體系的構(gòu)建和利用。收集信息情報和傳遞指令、消息，首先離不開渠道體系。構(gòu)成渠道體系的都是人們熟知的事物，各種形態(tài)的知識在適當(dāng)?shù)那�道中流動（如�?），列舉了主要渠道及對應(yīng)知識傳播的特征。項目經(jīng)理需要通過判斷緊急度、重要度和對將來的影響性三個方面，分析現(xiàn)狀，甄別各種形態(tài)的知識及選擇渠道。
　　
　　
　　
　　
　　三、團(tuán)隊知識管理除了圍繞項目計劃所開展的工作的進(jìn)行知識傳播管理外，另外一個重要任務(wù)是使積累的知識充分得到共享和新知識的開發(fā)
　　
　　從另一個角度講，就是把團(tuán)隊和個人的隱性知識轉(zhuǎn)變成公開知識。培訓(xùn)就是實現(xiàn)這一目標(biāo)的最重要的有效手段。
　　在開展實際工作的過程中，項目成員通過上述的各種渠道與知識網(wǎng)絡(luò)互動，是在工作實踐中學(xué)習(xí)的過程，這是一種實操方式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。但是，因為每個成員的知識背景，能力方面的差異，會造成水平參差不齊。而理論培訓(xùn)則可以有針對性地、系統(tǒng)全面地將知識傳遞給學(xué)員，快速提升學(xué)員整體的理論水平，使學(xué)員擁有更多的“共同語言”。
　　
　　（一）項目經(jīng)理實施培訓(xùn)的方針，是要依據(jù)公司的運(yùn)營方針，以提升成員開展項目工作的水平為目標(biāo)，創(chuàng)造并維持知識學(xué)習(xí)和知識創(chuàng)新的環(huán)境
　　為了有效展開培訓(xùn)，需要結(jié)合團(tuán)隊組織特點(diǎn)和分析項目團(tuán)隊外部環(huán)境進(jìn)行，來安排培訓(xùn)方式和培訓(xùn)內(nèi)容。有三個方面需要考慮的：
　　1．了解公司的培訓(xùn)層次結(jié)構(gòu)和運(yùn)行情況，以制定培訓(xùn)的大綱。
　　2．了解項目成員的項目展開經(jīng)驗，依據(jù)學(xué)員的不同水平設(shè)計不同層次的教材和培訓(xùn)方式。
　　3．立項目團(tuán)隊培訓(xùn)效果驗證的機(jī)制或手段。
　　了解公司的培訓(xùn)體系，目的是更好設(shè)計項目團(tuán)隊的培訓(xùn)內(nèi)容，力求在突出項目專業(yè)性知識培訓(xùn)基礎(chǔ)上，體現(xiàn)公司的企業(yè)文化精神，以加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)。表5是一個制造業(yè)合資公司在某年的培訓(xùn)體系簡要說明。在公司級別的培訓(xùn)，重點(diǎn)是素質(zhì)類教育，在部門和項目組里面，就強(qiáng)調(diào)專業(yè)技能教育。若公司員工的素質(zhì)教育培訓(xùn)效果不佳，對部門和團(tuán)隊的培訓(xùn)效果有負(fù)面的影響，所以在技能培訓(xùn)中體現(xiàn)素質(zhì)教育的精神是達(dá)成培訓(xùn)目的重要手段。
　　
　　
　　
　　例如該制造業(yè)合資企業(yè)對一年經(jīng)驗的員工進(jìn)行全面質(zhì)量管理（TQM）的培訓(xùn)，其重點(diǎn)之一是要求學(xué)員掌握工作七步法（見表6），向項目成員講授制作某項業(yè)務(wù)計劃時，也可以按表6方式講授，通過這種項目知識培訓(xùn)方式來鞏固企業(yè)文化建設(shè)。

　　
　　
　�。ǘ�）項目成員的項目開展能力水平，也是項目經(jīng)理策劃培訓(xùn)時要考慮的重要因素
　　一個成員是否能勝任工作，雖然與經(jīng)驗、能力和態(tài)度是正相關(guān)的，但事前沒有一個可靠的判斷標(biāo)準(zhǔn)。不過，從事專業(yè)領(lǐng)域和項目工作的時間是非常重要的客觀指標(biāo)，至少能說明成員的經(jīng)驗水平。對項目成員的項目工作經(jīng)驗有一個清楚的認(rèn)識，是非常重要的。除了有利于開展工作，還能使培訓(xùn)內(nèi)容的選擇更有針對性。關(guān)于培訓(xùn)的方式，最常見的就是工作實操學(xué)習(xí)和理論學(xué)習(xí)兩類，另外還有一些輔助性的，如針對個性意志或團(tuán)隊合作精神的素質(zhì)類型培訓(xùn)活動。作為項目最高管理者，設(shè)定目標(biāo)的方針就是依據(jù)成員的現(xiàn)有水平，安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)學(xué)習(xí)，以在指定時間內(nèi)達(dá)成期望的水平。
　　
　　（三）最后也是最重要的因素，就是培訓(xùn)效果的保障驗證機(jī)制的建立
　　一個直接有效的辦法就是將培訓(xùn)內(nèi)容與工作績效考核有機(jī)結(jié)合起來，盡可能使用量化指標(biāo)來評估學(xué)員是否將所學(xué)運(yùn)用到工作中。再通過績效評估的結(jié)果、評價培訓(xùn)的效果，通過如前面所講的工作七步法來制定新的培訓(xùn)計劃。運(yùn)用這種方法的關(guān)鍵有兩點(diǎn)：
　　1．選擇可進(jìn)行量化評估的工作任務(wù)，通過[時間、質(zhì)量、成本、數(shù)量]測定工作效果。這四類指標(biāo)，按照所體現(xiàn)的意義，細(xì)分為結(jié)果類和效果類。下面以一個生產(chǎn)車間為例來說明結(jié)果類和效果類的含義（見表7）。
　　2．評價標(biāo)準(zhǔn)力求合理化、人性化。對評估人性化的要求，是出于對不可抗干擾因素影響被考核者工作效果的考慮，給予被考核者申訴及分析原因和改善的機(jī)會，使工作效果評價更加公平性。表8是體現(xiàn)這種思想的示例。
　　
　　
　　
　　以上是站在一個項目經(jīng)理的角度，圍繞一個團(tuán)隊的知識傳播管理及團(tuán)隊中的知識開發(fā)共享一些理解和總結(jié)。如何深入有效的管理“知識”，特別是“知識”傳播效率方面，還有待深入探討。
　　
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]象山黨員干部遠(yuǎn)程教育中心．知識管理：營建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊[EB/OL]．http://www.xsyc.gov.cn，2004-06-04．
　　[2]袁伊才．項目管理手冊[M]．北京：中信出版社，2001．

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