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試論高職院校檔案信息化建設(shè)的制約因素及應(yīng)對措施
【論文關(guān)鍵詞】檔案工作 信息化 制約因素 應(yīng)對措施【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀、應(yīng)對措施等方面就如何進(jìn)一步加強高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析研究。
檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng),它深深植根于人類社會的生產(chǎn)、生活之中,與人類社會發(fā)展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域,在經(jīng)濟發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。
1 高職院校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀
由于多數(shù)高職院校是在原來的中專校合并的基礎(chǔ)上組建而成的,所以,情況比較復(fù)雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導(dǎo)致各單位對檔案信息化的認(rèn)識程度參差不齊,嚴(yán)重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.1 對檔案工作重要性認(rèn)識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認(rèn)為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。
1.2 對檔案工作投入嚴(yán)重不足
有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負(fù)責(zé)給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。
1.3 現(xiàn)代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發(fā)、利用工作,結(jié)果造成投資上的浪費。
1.4 檔案工作現(xiàn)代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產(chǎn)品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的目錄查詢、統(tǒng)計等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓(xùn)、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。
1.5 檔案管理隊伍綜合素質(zhì)較低
檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才,多數(shù)單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設(shè)工作缺少智力支持。
2 應(yīng)對措施
鑒于以上檔案信息化建設(shè)中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進(jìn)的態(tài)度,將被動變主動,將不利變有利。
2.1 檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作,如果從業(yè)人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網(wǎng)絡(luò),購買了最新的軟件系統(tǒng),也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來,致使軟件成為一種擺設(shè)。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,改進(jìn)管理模式,自覺學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)知識,提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能,提高創(chuàng)新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時代發(fā)展同步。
2.2 單位要建立健全激勵機制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應(yīng)建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創(chuàng)新精神、與時俱進(jìn),讓那些理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻(xiàn)出他們的聰明才智。
2.3 領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設(shè)過程中,基礎(chǔ)設(shè)施是條件,標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關(guān)鍵。人才是檔案信息化的建設(shè)者,更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。當(dāng)前,檔案隊伍中大多數(shù)專業(yè)人員,還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。因此首先,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊伍建設(shè),優(yōu)化組合檔案工作者隊伍,應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè),給檔案信息化建設(shè)提供強有力的智力支持,其次,應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高,培養(yǎng)從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)、現(xiàn)代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì),能夠掌握新知識、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊伍。再次,應(yīng)建立具有約束力的規(guī)定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。
2.4 切實保障對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項技術(shù)內(nèi)容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費,給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。
2.5 加大對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè),不僅需要從業(yè)人員的努力,更需要上級檔案業(yè)務(wù)部門的栽培,上級檔案部門應(yīng)在過去的單存的檔案知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識培訓(xùn)班,并建立強化學(xué)習(xí)制度,規(guī)定各單位落實人員參加學(xué)習(xí),為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持,保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對經(jīng)濟建設(shè)具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力,只有大家齊心協(xié)力,檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).主編薛四新.彭榮陳永生.機械工業(yè)出版社,2006、1第1版第1次印刷.
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