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論企業(yè)財務(wù)管理環(huán)境與會計網(wǎng)絡(luò)化
我國的應(yīng)收賬款狀況一向不容樂觀，之間的相互拖欠貨款，逾期應(yīng)收賬款居高不下，已成為運行中的一大頑癥。據(jù)專業(yè)機構(gòu)統(tǒng)計，在發(fā)達市場經(jīng)濟中，企業(yè)間的逾期應(yīng)收賬款發(fā)生額約占貿(mào)易總額的0.25％～0.5％，而在我國，這一比率高達5％以上。應(yīng)收賬款管理的有效與否直接著企業(yè)的資金流動和收益實現(xiàn)，只有對應(yīng)收賬款采取的管理才能實現(xiàn)賒銷目標(biāo)，也使企業(yè)保持良好的財務(wù)狀況�，F(xiàn)在，企業(yè)界大多已經(jīng)認識到了這一點，從而采取了一系列的措施來加強企業(yè)應(yīng)收賬款的管理，許多企業(yè)已經(jīng)建立了應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理系統(tǒng)中重要的一環(huán)。然而，伴隨著的飛速和不斷普及，Internet/Intranet日益深入人心并得到廣泛的運用，毋庸置疑，廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)對應(yīng)收賬款的管理也將起到巨大的推動作用。那么，Internet/Intranet如何于應(yīng)收賬款的管理？在這種情況下，原有的應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)應(yīng)該如何加以完善以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的新要求呢？一、網(wǎng)際飛梭-讓因特網(wǎng)成為企業(yè)應(yīng)收賬款管理的助推器
�。ㄒ唬┩ㄟ^因特網(wǎng)上的郵件管理來對賒銷業(yè)務(wù)進行全程跟蹤管理
在應(yīng)收賬款無法收回的諸多原因中，跟蹤不利是一個十分重要的原因。在網(wǎng)絡(luò)化步伐不斷加快的今天，企業(yè)可以建立客戶的電子通訊錄，通過電子郵件完成下列功能來加強對應(yīng)收賬款的跟蹤管理：
1.合同成立后即發(fā)出的確認信；
2.在貨物發(fā)出的第二天向客戶及時報告貨物發(fā)出的時間、路徑、運輸工具等信息；
3.在貨物發(fā)出一星期后發(fā)出詢問函以確定客戶是否完好的收到貨物以及貨物是否符合合同要求；
4.應(yīng)收賬款到期前的一周詢問客戶對于這項交易的滿意度及對這次交易有何意見，起提醒付款的作用；
5.收到款項的謝函；
6.如果客戶未按時付款，一周內(nèi)，詢問客戶是否已經(jīng)發(fā)出支票、匯票；
7.到期后10天后發(fā)出請求函；
8.到期后20天后發(fā)出催款函，根據(jù)實際情況跟蹤發(fā)出相應(yīng)各類動態(tài)處理意見；
9.定期向客戶發(fā)出往來對帳單，客戶意見調(diào)查表等必要的文件；
10.對于客戶要求查詢或獲得的信息，在信箱中進行回復(fù)。
�。ǘ┰诰W(wǎng)上尋找信用調(diào)查，追討代理以及專業(yè)咨詢
隨著電子技術(shù)、通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，與企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶范圍不斷擴大，而企業(yè)由于所在專業(yè)領(lǐng)域的限制和地域的限制，對于信用調(diào)查，商賬追討并不十分在行，不知從何入手，對于不同地區(qū)的相關(guān)及操作規(guī)范也不盡了解，因此往往處于不利地位，常�；ㄙM甚大卻走了很多彎路難以實際奏效。對于海外客戶來說，如若派人前往調(diào)查處理應(yīng)收賬款代價更大，搞不好還會得不償失。企業(yè)里尋找征信機構(gòu)，主要是希望透過征信機構(gòu)的專業(yè)知識以及長期以來積累的各行各業(yè)的財務(wù)總分析的數(shù)據(jù)、財務(wù)報告等資料，較公正的診斷被調(diào)查者的財務(wù)狀況，給企業(yè)提供有關(guān)客戶資信的意見，并且提供專業(yè)咨詢服務(wù)。在企業(yè)對于過期賬款催討不利時，通過專業(yè)化合法化的步驟和方式有效的替企業(yè)收回欠款、挽回損失。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天、通過互聯(lián)網(wǎng)與指定地區(qū)的專業(yè)信用管理機構(gòu)取得聯(lián)系已變得十分便利。
�。ㄈ┮苿愚k公、遠程傳輸和查詢使應(yīng)收賬款即時信息成為可能
企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)可能不在銷售部門發(fā)生，而是隨著業(yè)務(wù)員的東奔西走不定點的發(fā)生，而傳統(tǒng)會計報表只是在一定時期后的歸納，時效性不強，因而缺乏查詢價值和決策價值，對企業(yè)、客戶及業(yè)務(wù)員來說幫助不大，不能滿足其對信息的需求，現(xiàn)在，隨著Internet在管理中的運用，這一現(xiàn)象將一去不返了，業(yè)務(wù)員無論何時何地，只要帶上筆記本電腦，連接上因特網(wǎng)，即可隨時將發(fā)生業(yè)務(wù)的詳細資料傳往其所屬銷售部或總部，使企業(yè)信息適時更新，動態(tài)的反映應(yīng)收賬款的實際情況，這不但是遠程業(yè)務(wù)人員的方便，也為經(jīng)常出差的管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人帶來福音，通過網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)的管理人員可以隨時了解各業(yè)務(wù)部門的應(yīng)收賬款發(fā)生狀況及總部匯總，運籌帷幄，并迅速把有關(guān)指示和工作安排下發(fā)到下屬各部門。各業(yè)務(wù)單位每天的發(fā)生的業(yè)務(wù)、客戶往來情況通過Internet準(zhǔn)確、自動的匯總到總公司的數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)匯總的自動化。另外，客戶在授權(quán)的條件下也能進行即時查詢，獲得一份時效性很強的應(yīng)收賬款詳細材料及對賬單，這對于客戶隨時了解自身的應(yīng)付款情況，及時發(fā)現(xiàn)有重大的實踐意義，甚至可以說，這一功能使得企業(yè)應(yīng)收賬款各項數(shù)據(jù)有了時效價值，更具可用性，提高了整個應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的動態(tài)應(yīng)變能力。
二、退而結(jié)網(wǎng)-構(gòu)建企業(yè)的Intranet來加強應(yīng)收賬款的內(nèi)部監(jiān)管與交流
�。ㄒ唬┰O(shè)置業(yè)務(wù)員個人管理功能
有效的應(yīng)收賬款管理，最終往往要落到業(yè)務(wù)員身上，講究誰發(fā)出的貨誰負責(zé)收回貨款。然而，在現(xiàn)實中，業(yè)務(wù)員通常較重視銷售績效，認為達到預(yù)定的目標(biāo)已經(jīng)足夠了，造成了盲目賒銷，缺乏理性管理，造成了不必要的損失。要知道，銷貨機會的喪失只不過是潛在利益未能獲得，但是一旦發(fā)生壞賬，損失的又豈止是潛在的利益？連生產(chǎn)制造產(chǎn)品的成本與分攤的營銷費用也一并損失掉了。所以企業(yè)應(yīng)督促業(yè)務(wù)員對其業(yè)務(wù)狀況隨時進行分析、總結(jié)、管理，減少壞賬發(fā)生的可能性�，F(xiàn)在，Intranet技術(shù)的發(fā)展，使得業(yè)務(wù)員隨時可與企業(yè)各部門取得聯(lián)系，獲得各種信息，在Intranet中設(shè)置業(yè)務(wù)員自我管理板塊在應(yīng)收賬款管理中有重大的實踐意義。比如說，可在Intranet業(yè)務(wù)員個人板塊中設(shè)置與應(yīng)收賬款實時數(shù)據(jù)庫相連的個人查詢端口，可以讓業(yè)務(wù)員隨時查詢其銷售貨物產(chǎn)生的應(yīng)收賬款回款情況，賬齡分析，客戶交易回款記錄，信用等級，信用額度使用狀況，銷售目標(biāo)完成情況甚至是業(yè)績評比表等信息，讓業(yè)務(wù)員對自己的業(yè)務(wù)及相關(guān)客戶的狀況能隨時進行全面了解，對于有可能發(fā)生壞賬的環(huán)節(jié)，及時采取相適應(yīng)的措施進行調(diào)整和處理，杜絕原本可避免的壞賬發(fā)生。除此之外，在Intranet業(yè)務(wù)員個人管理模塊中設(shè)置內(nèi)部郵件系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)員隨時獲取企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)員的各項最新規(guī)定、政策（比如業(yè)務(wù)員獎懲條例、客戶信用額度最新變化）、事務(wù)安排及對其業(yè)務(wù)狀況的評價和建議，以便使業(yè)務(wù)員明確相關(guān)信息，集中精力，更好的進行業(yè)務(wù)操作。這些功能的引進在業(yè)務(wù)員環(huán)節(jié)將會有效的對應(yīng)收賬款的管理起促進作用，從根本上加強了應(yīng)收賬款的控制。
�。ǘ┰贗ntranet上營造應(yīng)收賬款管理“知識花園”，隨時使有關(guān)人員進行在線
Intranet的服務(wù)對象是企業(yè)內(nèi)部員工，對于應(yīng)收賬款管理相關(guān)人員來說，隨時隨地的進行在線學(xué)習(xí)，提高管理水平是十分必要的，企業(yè)可設(shè)兼職的人員對應(yīng)收賬款管理的“知識花園”進行維護，定期從因特網(wǎng)上下載一些最新應(yīng)收賬款管理的相關(guān)討論、案例分析、經(jīng)驗交流，或是從書刊報紙上剪貼一些相關(guān)文章及企業(yè)優(yōu)秀業(yè)務(wù)人員的實際操作經(jīng)驗交流，把這些列示在內(nèi)部網(wǎng)上的“知識花園”中隨時供員工訪問，在“知識花園”中吸取營養(yǎng)，提高應(yīng)收賬款管理質(zhì)量。J.D.Edwards（美國一家企業(yè)軟件供應(yīng)商）就曾經(jīng)營造過一個類似知識花園的內(nèi)部知識發(fā)布欄，其公司職員Globe說：“你并不生活在Web之外而每天要多次去拜訪Web站點，而是在一個地方，每天都生活在線上，通過網(wǎng)絡(luò)你走出去，抓住你需要的東西，進而提高競爭能力，這就要感謝你所在的那個環(huán)境了�！边@充分說明了“知識花園”對員工運作的推動作用，我常常來往于網(wǎng)上，常會看到網(wǎng)上的一些文章大有可以學(xué)習(xí)借鑒之處，比如說：《金塔王集團ABC信用評級法》、《秦川發(fā)展應(yīng)收賬款讓人眼暈》、《信用及信用管理》及一些文章等，若是掛在應(yīng)收賬款的“知識花園”中相信會對企業(yè)應(yīng)收賬款管理質(zhì)量的提高大有裨益，而且，這無疑顯示了知識與信息的影響和力量，在企業(yè)員工中營造一種良好的管理氛圍。
�。ㄈ┩ㄟ^Intranet上的信息傳遞，內(nèi)部討論組，加強應(yīng)收賬款的內(nèi)部協(xié)作管理
在傳統(tǒng)的內(nèi)部，信息傳遞結(jié)構(gòu)是金字塔型的，如：上級對下級下達命令，下級將信息反饋到上級，同級之間的信息溝通往往由于企業(yè)金字塔型的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了信息傳遞緩慢，信息更新周期長等弊病，造成內(nèi)部推諉，互不通氣。銷售業(yè)務(wù)部門只管銷售，不管回籠資金，討債是財務(wù)部門的事情；財務(wù)部門只管記賬，不報賬，應(yīng)收賬款余額高低事不關(guān)己，高高掛起。引入了Intranet以后，上述情況將會大為改觀，監(jiān)督部門制定信用額度，賒銷數(shù)量時，財務(wù)人員和一線的業(yè)務(wù)人員有權(quán)通過內(nèi)部討論組甚至虛擬辦公室進行在線協(xié)商，共同制定。對一些前款不清，業(yè)務(wù)人員連續(xù)發(fā)貨的行為，財務(wù)人員足不出戶就可以通過Intranet內(nèi)部討論組進行咨詢，了解實際情況，發(fā)現(xiàn)及時解決。Intranet大大推動了內(nèi)部聯(lián)系的緊密度，克服了人員由于地理距離的原因缺乏溝通的弊病，Intranet使地理距離變成了鼠標(biāo)距離，這樣一來，不同部門的工作人員好像就在身邊一樣。財務(wù)部門還可以利用Intranet技術(shù)每日或者每幾日，通過內(nèi)部網(wǎng)把應(yīng)收賬款各單位欠款時間和余額明細表，各種數(shù)據(jù)送到相關(guān)負責(zé)人手中電腦的終端，使他們隨時了解有關(guān)欠款情況，以便安排清欠工作，有效的降低因賬款時間長可能形成的壞賬風(fēng)險。總而言之，利用Intranet上的新聞討論組（NewsGroup）、公告版（BBS）、談話軟件（ChatSoftware）等工具可建立企業(yè)內(nèi)部社區(qū)與協(xié)同工作環(huán)境，召開應(yīng)收賬款專題討論會或組織清欠小組，使處于不同地方的工作群體都能利用網(wǎng)上的WWW項目頁面交流思想，開展討論，協(xié)同工作從而促進企業(yè)內(nèi)部的溝通與交流，提高企業(yè)的管理水平與技術(shù)水平，基本上杜絕由于內(nèi)部溝通不暢造成的應(yīng)收賬款內(nèi)部監(jiān)管不利的現(xiàn)象。舉一個例子：早上，Xerox公司的應(yīng)收款負責(zé)人Cynthia來到自己的辦公室中，打開電腦，進入內(nèi)部網(wǎng)中自己的工作界面，兩份報告已經(jīng)擺在了眼前，一份是昨天已到期而仍未回款的交易匯總；一份是業(yè)務(wù)員Randy發(fā)來的郵件，說SunMicrosystems公司近來一向回款情況良好，但其信用額度已滿，不能繼續(xù)賒銷，不知可否加大信用額度。對于第一份報告，也許，公司已經(jīng)發(fā)來了匯票、支票，只是仍在途中，于是Cynthia批示：二天后發(fā)出E－mail詢問是否這些交易的貨款已經(jīng)發(fā)出，對于第二份，似乎超出了職權(quán)范圍，在線取得了SunMicrosystems公司近三個月的交易、回款狀況匯總表，好像不錯，附在該郵件后，鼠標(biāo)輕點，轉(zhuǎn)發(fā)財務(wù)部信用監(jiān)控部門，也許要召開一次小型的在線討論會吧！注意，這絕不是神話，而是來自于網(wǎng)上的一個真實的故事。怎么樣，內(nèi)部網(wǎng)的作用不容小覷吧！
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一個公司的門市或銷售點往往是分散的，甚至是自立門戶獨立核算的，這對于應(yīng)收賬款的集中控制是十分不利的，而Intranet連接著企業(yè)的各個部門，各部門經(jīng)過授權(quán)都可以成為企業(yè)總數(shù)據(jù)庫的一個端口，通過，銷售點可將應(yīng)收賬款的發(fā)生情況及時送到公司數(shù)據(jù)庫中，而不必分別核算，這是應(yīng)收賬款總控的一個福音。舉一個例子來說，美國Chdin電器公司的業(yè)務(wù)員欲向一家銷售部賒銷一批商用空調(diào)器，在向總部報告請示時卻被告知，該銷售部已向公司的另一個銷售部門賒購了一批電控飲水機，并且已經(jīng)超過了公司業(yè)務(wù)部門制定的該銷售部門的信用額度，所以不予批準(zhǔn)賒銷。這就是應(yīng)收賬款集中核算的一個例子，企業(yè)在應(yīng)收賬款管理中往往制定了一些信用政策，信用期限細則，對應(yīng)收賬款進行管理。而各部門業(yè)務(wù)發(fā)生的情況如果不能及時匯總而一定要一定時期后才開始匯總，那么這不但不利于應(yīng)收賬款的控制，還會讓客戶在想與公司對賬時往往要奔走幾個部門才可以拿到正確的數(shù)據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)者在查閱客戶往來款數(shù)據(jù)時也要查閱幾個部門才行。通過集中核算還可以降低營運成本和提高效率，這樣看來，Intranet的引進不能說不是一項進步。
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Intranet在應(yīng)收賬款管理中還有其他一些，比如說在內(nèi)部網(wǎng)上設(shè)置業(yè)務(wù)員、銷售部回款率評比表、光榮榜，以激勵員工在賒銷的同時亦考慮回款的可能，也鼓勵員工多動腦筋想辦法以使客戶的款項及時入賬。Intranet還可以實現(xiàn)員工合理化建議上傳，俗話說：眾人拾柴火焰高，集思廣益也是成功的重要因素，在以往，員工由于與領(lǐng)導(dǎo)者、負責(zé)人接觸不多，要提建議又往往瞻前顧后，無法暢所欲言，在Intranet中，員工意見可以隨時上傳，認為應(yīng)收賬款事前、事中、事后整個管理中有何需要改進之處可以隨時發(fā)表自己的見解，領(lǐng)導(dǎo)者可以在方便的時候隨時打開建議欄。在Intranet上還可以實現(xiàn)公用信息發(fā)布，客戶信息系統(tǒng)導(dǎo)入端口（及時了解每一家客戶的情況和交易狀況），負責(zé)人甚至可以通過Intranet對銷售部門進行隨時訪問。
三、開放平臺應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)設(shè)計的初步設(shè)想
�。ㄒ唬┰撓到y(tǒng)的新特點
同已經(jīng)存在的應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)相比，我所設(shè)想的這個系統(tǒng)有如下兩個最新的特點：
第一，在傳統(tǒng)應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上滲入了國際信貸管理的全程信用管理思想全程信用管理模式的出發(fā)點是控制企業(yè)與客戶交易過程中的各個環(huán)節(jié)，從事前控制、事中控制和事后控制三個基本環(huán)節(jié)，進行四個方面的管理，即：客戶信息管理、客戶信用分析、應(yīng)收賬款監(jiān)控、拖欠賬款追收。
第二，支持其內(nèi)外平臺（Intranet／Internet）作用的發(fā)揮：功能支持與接口支持Internet作為該系統(tǒng)的外部平臺，主要發(fā)揮的作用是與企業(yè)外部的整個大環(huán)境建立聯(lián)系，比如說：通過因特網(wǎng)上的電子郵件管理來對賒銷業(yè)務(wù)進行全程跟蹤管理；移動辦公、遠程傳輸和查詢使應(yīng)收賬款即時信息成為可能。
Intranet作為該系統(tǒng)的內(nèi)部平臺，主要發(fā)揮的作用是架起企業(yè)內(nèi)部各部門之間、員工之間聯(lián)系的橋梁，比如說：設(shè)置業(yè)務(wù)員個人管理功能；在Intranet上營造應(yīng)收賬款管理“知識花園”，隨時使有關(guān)人員進行在線；通過Intranet上的信息傳遞，內(nèi)部討論組，加強應(yīng)收賬款的內(nèi)部協(xié)作管理；使集中核算成為可能。
既然作為應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)內(nèi)外平臺的Intranet／Interanet將對應(yīng)收賬款管理日益發(fā)揮巨大的推動作用，那么，應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)也理所當(dāng)然的應(yīng)該作好其內(nèi)外平臺的堅強后盾，在內(nèi)外平臺需要特定的信息時能自動匯總得出：比如說業(yè)務(wù)員銷售回款統(tǒng)計表、領(lǐng)導(dǎo)者報告單等。同時，為了實現(xiàn)系統(tǒng)的實時性、適時自動更新性亦應(yīng)設(shè)內(nèi)外接口，以做到業(yè)務(wù)在線匯總，即時處理。
�。ǘ⿷�(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的全局圖（接口示意）
下面就是開放平臺應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的全局圖
說明：
1.在Internet與Intranet之間設(shè)置防火墻，既可以防止內(nèi)部人員隨意訪問Internet，又有效的防御了來自網(wǎng)上的攻擊和惡意信息偷��；
2.設(shè)置信息交換器作為Internet與信息系統(tǒng)的門戶主要是為了安全考慮，從Internet端遠程傳來的信息要確保無重復(fù)性和安全性，各種樣式的要發(fā)往Internet的確認函、催款函在信息交換器中作以審查和核實，客戶查詢端所需的信息通過信息交換器發(fā)出，以確保信息的正確以及沒有非相關(guān)不必要的信息流出；
3.Intranet、信息交換器與應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)之間設(shè)有輸入輸出通道來實現(xiàn)總部核算、相關(guān)人員查詢以及應(yīng)收賬款相關(guān)信息部門間流通。同時也要有授權(quán)權(quán)限管理和控制，防止信息的重復(fù)，也防止信息的隨意流動給企業(yè)造成損失。
�。ㄈ⿷�(yīng)收賬款管理系統(tǒng)總控圖
�。ㄋ模┝鞒虉D
應(yīng)收賬款的全程管理是通過這樣一個過程實現(xiàn)的：
經(jīng)過本文一系列的描述，我們似乎看到了這樣一種狀態(tài)，企業(yè)通過Internet／Intranet與應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)對應(yīng)收賬款進行全面的管理，全程的監(jiān)控，用最先進的武器加強應(yīng)收賬款管理的有效性，本文的題目是：機輔助應(yīng)收賬款管理初探，所以本文基本上涉及了所有計算機所能達到的領(lǐng)域：計算、統(tǒng)計、分析、計算機聯(lián)網(wǎng)。同時，本文所述的都與計算機技術(shù)的息息相關(guān)，相信不久的將來，伴隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的步伐，上述的作用將會越來越得到全面的展現(xiàn)。
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