“天翼”會計軟件在高校中的應用

【摘 要】 現(xiàn)階段我國會計電算化工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和組織協(xié)調，內部控制制度仍不完善，各高校在使用天翼會計軟件的近六年當中，雖然軟件已經(jīng)過多次升級，但不管是從會計人員專業(yè)知識的掌握、深造程度或是與不斷出臺的新會計法規(guī)、會計準則以及適時的高校財務管理制度要求而言，都存在著許多差距。本文針對這些問題進行了認真分析、思考，并提出了一些改進的措施。
　　【關鍵詞】 會計電算化； 天翼會計軟件； 計算機舞弊； 內部控制
　　
　　會計軟件是會計信息化的基礎，為發(fā)展高校會計電算化事業(yè)，推動會計信息化的進程，需對所使用的會計軟件提出更加符合高校事業(yè)發(fā)展的要求。首先，從高校財務管理的角度分析研究了天翼會計軟件在高校中的應用；其次用比較分析法對天翼會計軟件和通用會計軟件進行了對比分析，并在此基礎上采取實證分析法對天冀會計軟件在高校應用中存在的問題進行了剖析。
　　
　　一、天翼會計軟件在高校中的使用現(xiàn)狀
　　
　　目前江蘇省教育廳所屬高校統(tǒng)一使用的是上海復旦天翼計算機有限公司研制的管理型財務系統(tǒng)，簡稱天翼會計軟件。它不僅提供全套有關科目的賬、證、表處理，而且還為提高高校的預算編制質量和預算執(zhí)行情況分析提供了項目成本核算系統(tǒng)，首次將項目屬性概念引入項目管理，從而為財務領導管理意圖的具體化提供了良好的條件。本系統(tǒng)不是簡單地代替手工賬核算，更重要的是它將資金占用、成本管理、經(jīng)費限額控制、會計責任考核等有效地納入項目管理中，并將科目賬戶核算與項目管理有機地結合起來，從而將會計工作提高到管理層次上。在本系統(tǒng)中，通過項目賬的合理設置，可將各部門、系部、課題、工程項目、責任單位及個人等全部納入到項目管理中，并可通過系統(tǒng)提供的多種查詢方式，輸出各核算對象的資金來源、資金運用、資金結余情況，提供多類項目限額管理辦法，實現(xiàn)了實時項目限額管理。通過靈活設置科目、項目及相互之間的關系，實現(xiàn)了高校經(jīng)費的預算管理。
　　
　　二、天翼會計軟件在高校使用中存在的問題
　　
　�。ㄒ唬�對天翼會計軟件的認識不全面
　　目前高校的一些高層管理者，對實行會計電算化的認識不夠全面，以為使用天翼會計軟件主要是會計部門的事情，因此在高素質人員的配備與培訓、硬件設備和會計軟件購置等工作中，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，造成進度拖延、工作不得力狀況。有的以為實行會計電算化就是“以機代賬”，硬、軟件只需要一次投入即可，往往忽視了硬件換代、軟件升級、專業(yè)人員的再培訓等方面。一些高校的會計人員對使用天翼會計軟件的重要意義缺乏足夠的認識，對會計軟件相關的知識不能主動掌握，對會計軟件管理比較陌生，只習慣于手工記賬的管理，而對由會計軟件所產生的數(shù)據(jù)可靠性產生質疑。尤其對會計信息的保密性、安全性方面的知識還存在空白，造成不會管、不敢管、管不好的局面，影響了天翼會計軟件的使用功能向更高層次的拓展。
　�。ǘ�）軟件操作過程中易發(fā)生舞弊行為
　　隨著天翼會計軟件在高校財務管理工作中的日益普及，高校財務工作人員利用天翼會計軟件系統(tǒng)的弱點進行的舞弊活動也有所增加，比如某些人員為了達到個人目的，利用業(yè)務便利不按操作規(guī)程或未經(jīng)允許上機操作，對會計軟件系統(tǒng)進行破壞、惡意修改、電子偷竊和人工偷竊等行為。因會計電算化所引起的損失主要有以下幾類：首先是由于災害事故（如火災、水災）或電源中斷故障等原因所引起的會計信息處理中斷和數(shù)據(jù)丟失；其次是因電算化會計信息系統(tǒng)本身的錯誤和疏漏所引起的損失；再次是因會計電算化舞弊而引起的損失。對前兩種損失，通過借助于開發(fā)控制技術就能較好地加以解決，而對因會計電算化舞弊所引起的損失卻很難解決，因此如何防范會計電算化舞弊成了各高校普遍關心的問題。
　�。ㄈ�）會計軟件的安全性較弱
　　目前天翼會計軟件的數(shù)據(jù)安全保密性比較弱，硬件自身安全性能低，直接影響會計軟件的正常運用。一是天翼會計軟件的操作人員未能按照一定的程序操作，導致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)；二是實行會計軟件的財務人員對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施防范病毒的侵入；三是會計檔案保管過程中存在風險。還有一些高校由于使用該會計軟件時間短，對會計電算化檔案的組成內容不是很了解，缺乏管理經(jīng)驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，或已經(jīng)歸檔的內容不完整。
　　（四）專業(yè)財務會計人員的軟件操作和計算機維護能力欠缺
　　一般會計人員所掌握的知識僅能滿足于手工會計核算，而天翼會計軟件的應用，對會計人員提出了更高的要求。一般會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務的工作，突出的表現(xiàn)是對此會計軟件的應用方法掌握得不夠熟練，對軟件的認識有局限性，對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除，導致系統(tǒng)不能正常運行。
　　
　　三、完善天翼會計軟件使用情況的對策
　　
　�。ㄒ唬┨岣邔μ煲頃�計軟件的理性與感性認識，重視會計電算化理論研究
　　理論是行動的先導，必須加強對天翼會計軟件的理論研究，建立較完備的電算化會計理論體系，以適應會計電算化迅速發(fā)展的需要。
　　（二）防范與控制天翼會計軟件操作中的舞弊現(xiàn)象
　　從多年會計軟件的實踐運行可知：電算化會計軟件的舞弊，就是利用電算化會計軟件本身的功能缺陷、漏洞或系統(tǒng)管理上的疏忽，直接使用電算化會計軟件導入虛假數(shù)據(jù)或修改、刪除已存在的正確數(shù)據(jù)。筆者針對以上情況提出防止會計電算化舞弊，應該從以下三個方面著手：
　　1.加強電算化犯罪法制建設
　　目前，由于相關法律法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難，因此筆者認為防止電算化犯罪法制建設，可從兩個方面入手：（1）建立針對利用電算化犯罪活動的法律，明確規(guī)定哪些行為屬于電算化舞弊行為及其懲處方法；（2）建立電算化系統(tǒng)時的保護法律，明確電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護（硬件、軟件、數(shù)據(jù)）及受何種保護。 　　2.完善內部控制系統(tǒng)
　　運用計算機處理會計信息和其他管理信息的高校，均應建立和健全電算化內部控制系統(tǒng)。特別是軟件系統(tǒng)控制是對計算機系統(tǒng)軟件的取得和開發(fā)的控制，包括系統(tǒng)軟件的購買、開發(fā)授權、批準、測試、實施以及文件編制和文件存取的控制。
　　根據(jù)一些單位曾經(jīng)有過的教訓，需特別強調幾點：第一，不能將未經(jīng)殺毒的外來軟盤隨意在財務網(wǎng)絡中的任何一臺計算機上運行；第二，物理防范意識尤其重要；第三，為防止外來人員乘本網(wǎng)絡中的任何一名計算機操作人離崗未關計算機之際，隨意上機有意或無意地操作，應該將計算機加上一個“自動關閉不活動的工作終端”程序。
　　3.嚴格執(zhí)行內部控制制度
　　內部控制措施的執(zhí)行應該一視同仁，嚴密防范，嚴格遵守不相容職務的分離與牽制：
　　
　　如果以上任何一項不相容職務未分離，隨時會給舞弊者創(chuàng)造機會。
　�。ㄈ�）增強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性，做好會計電算化檔案管理工作
　　1.加強會計信息的安全防護
　　隨著天翼會計軟件的發(fā)展，會計信息的安全問題就顯得尤為突出，必須采取相應的防護措施，以保證該會計軟件系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運行。一是在會計軟件中增加安全功能，防止操作失誤造成數(shù)據(jù)被破壞。會計人員應按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)，制作記賬憑證，輸出各種信息，對系統(tǒng)操作人員進行授權，嚴格禁止越權操作、非法操作，確保會計軟件系統(tǒng)安全、有效、正常地運行；二是建立預防病毒的安全措施，要經(jīng)常更新殺毒軟件，對硬盤進行病毒檢測、殺毒，作為會計軟件系統(tǒng)操作人員，應自覺遵守操作規(guī)程，盡可能降低計算機感染病毒的幾率；三是建立安全有效的會計檔案保管、調閱、復制、修改、銷毀等環(huán)節(jié)的制度。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為決策服務的保證。
　　2.強化會計電算化檔案的管理功能
　　會計電算化檔案的保管是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。例如，存有會計數(shù)據(jù)的磁性介質，與源程序有關的文件資料等。因此，在電算化檔案管理制度中，對電算化會計資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱會計檔案等都應有相應的管理制度，實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理。此外，電算化檔案的借閱、書面資料的裝訂、病毒檢測間隔周期等，也應根據(jù)具體情況制定相應的管理制度。
　�。ㄋ模┘訌妼�會計人員電算化能力的培養(yǎng)，提高會計人員的綜合素質
　　為確保系統(tǒng)安全有序運行，充分發(fā)揮計算機的功能，要制定會計電算化人員培訓計劃，加大對復合型會計電算化人員的培訓力度，特別是對電算化管理人員的培訓要經(jīng)常進行，并結合經(jīng)驗交流，使培訓收到實效。另外，要確保參加培訓學習的內容切合實際工作需要，可使會計人員、系統(tǒng)維護人員按不同的內容、不同的要求參加培訓，以便收到良好的效果。
　　總之，要充分發(fā)揮天翼會計軟件的功能，為財務管理服務，必須增加軟件系統(tǒng)的管理性功能，改變財務管理的形式和方法，通過對會計資料的整理進行預測、決策、分析，將事前預測、事中控制、事后分析三個環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，形成一個整體，為單位管理決策提供有效的信息支持。在充分利用計算機運行速度快、存儲量大、對數(shù)據(jù)處理及時迅速的基礎上，運用財務資料，進一步完善天翼會計軟件系統(tǒng)，為財務管理決策服務�！�
　　
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