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電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制措施與方法
摘 要：隨著計算機在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)。由此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。關(guān)鍵詞：會計信息系統(tǒng)；控制措施；方法
隨著計算機在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會計核算手段、操作技能、信息傳輸及應(yīng)用環(huán)境、內(nèi)部會計監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應(yīng)的會計理論基礎(chǔ)上形成的會計核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。因此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。
一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風(fēng)險分析
�。ㄒ唬┸浖_發(fā)和設(shè)計中存在的風(fēng)險
現(xiàn)有的通用財務(wù)軟件中，由于財務(wù)信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面，在財務(wù)軟件開發(fā)過程中，難以與實際工作中的一些情況相吻合，開發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機，正是這一空隙，犯罪分子運用技術(shù)化、智能化等高科技手段進行犯罪活動。
�。ǘ┤藶轱L(fēng)險
雖然企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會計人員的重復(fù)勞動，但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時轉(zhuǎn)變，嚴(yán)格而科學(xué)管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié)，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進行越權(quán)操作，從而達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權(quán)沒有嚴(yán)格按照要求辦理、財務(wù)系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進行等。
�。ㄈ┯嬎銠C安全風(fēng)險
在財務(wù)信息化高速發(fā)展的時代，會計核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應(yīng)用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。另外，不正常的程序結(jié)束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如硬盤）部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機病毒侵入并惡意攻擊，也會干擾和破壞系統(tǒng)的設(shè)置，破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。
二、電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法
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1制度控制，即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內(nèi)在的運行規(guī)則，會計電算化代替手工也同樣有自己獨特運行規(guī)則，需要一套完備的制度來約束。
2組織機構(gòu)控制。隨著會計電算化的快速發(fā)展，會計機構(gòu)也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，如人員崗位責(zé)任制：人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位，其中基本會計崗位分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計崗位則是操作員、電算維護員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度，分工合理，責(zé)任明確。各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼控制，防止非法操作，越權(quán)操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。
3程序的設(shè)計和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范，開發(fā)、研制的軟件必須進行全面、深入的調(diào)查，科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計，必須符合財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。會計電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會計業(yè)務(wù)和處理流程進行，在會計軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
4數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)輸出幾個部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風(fēng)險的可能性，分析系統(tǒng)設(shè)計過程中是否在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預(yù)見風(fēng)險是否在系統(tǒng)中采取預(yù)防措施，是否對不可預(yù)見風(fēng)險的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效和全過程會計電算化的安全完整。在會計電算化工作中，電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和確認后輸入計算機內(nèi)的，因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時的準(zhǔn)確性。會計資料是單位的絕對機密，一旦泄露將給單位帶來不應(yīng)有的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。
5會計處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度，對會計資料定期檢查，主要檢查全計電算化賬務(wù)處理正確與否，看是否遵照會計法規(guī)行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計算機內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進行對照檢查，防止錯發(fā)工資等。
�。ǘ⿵碾娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看
1加強制度建設(shè)，增強制度意識。純粹的制度建設(shè)，如果沒有有效的執(zhí)行，也就等于沒有了制度。我們一方面在加強制度建設(shè)的同時，應(yīng)該進一步增強財務(wù)人員的制度意識，保證執(zhí)行力。當(dāng)然，建立健全的會計電算化制度，是電算化正常運行的首要任務(wù)，包括建立會計電算化操作基本要求、會計電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡(luò)維護和計算機病毒防治制度、電算化微機檔案管理制度等。加強領(lǐng)導(dǎo)、組織和規(guī)劃，加強財務(wù)人員有關(guān)制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會計信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會計電算化安全、有效運行的保證。
2加強程序操作記錄。單位應(yīng)建立日常操作記錄制度，記錄操作時間，操作人員姓名，操作內(nèi)容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會計軟件進行修改應(yīng)經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。
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