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企業(yè)信息化的幾點(diǎn)改進(jìn)建議
［摘 要］ 針對(duì)目前國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，從軟件系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、信息系統(tǒng)協(xié)同化等方面對(duì)企業(yè)信息化提出了一些改進(jìn)建議�！ 。坳P(guān)鍵詞］ 企業(yè)信息化；軟件系統(tǒng)整合；數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、協(xié)同化軟件目前，國(guó)內(nèi)的大中型企業(yè)大部分都建立了自己的企業(yè)治理信息系統(tǒng)。從信息系統(tǒng)的構(gòu)成上看，主要有財(cái)務(wù)系統(tǒng)，處理日常的業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)，辦公系統(tǒng)，輔助生產(chǎn)、設(shè)計(jì)的控制或工具類軟件，電子商務(wù)網(wǎng)站系統(tǒng)等，有的還建立了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)。應(yīng)該說(shuō)企業(yè)信息系統(tǒng)在進(jìn)步企業(yè)治理水平，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)本錢，進(jìn)步?jīng)Q策水平和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力等方面發(fā)揮了積極作用。在信息化方面的投資回報(bào)率是很高的。
很多企業(yè)的信息化主管都有這種感覺(jué)，感覺(jué)企業(yè)該上的系統(tǒng)都上了，不知道下一步該做什么。實(shí)際上企業(yè)信息化還有很多的事值得做。不同的企業(yè)情況不同，在企業(yè)信息化上的做法也不同。下面僅就幾個(gè)最常見(jiàn)方面提出一些粗淺的建議。建議主要分為軟件系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、信息系統(tǒng)協(xié)同化4個(gè)方面。
一、 軟件系統(tǒng)整合
首先，應(yīng)該做軟件系統(tǒng)整合，即EAI。大多數(shù)企業(yè)的信息化是分階段進(jìn)行的。比如先上財(cái)務(wù)軟件，再上ERP軟件，又上了辦公系統(tǒng)。但軟件系統(tǒng)往往是由多家公司開(kāi)發(fā)和實(shí)施的，雖說(shuō)有這樣或那樣的接口，表面上把幾個(gè)系統(tǒng)連起來(lái)了，但往往存在大量的信息孤島。這種沒(méi)有整合過(guò)的系統(tǒng)，在各自的范圍內(nèi)都起各自的作用。但是企業(yè)的需求是沒(méi)有界限的，總有需求出現(xiàn)在幾個(gè)系統(tǒng)的邊界上，這種需求往往很難在軟件中實(shí)現(xiàn)，多家軟件公司也往往互相推諉。做軟件系統(tǒng)整合的投資很大，國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)看，會(huì)占到整個(gè)軟件系統(tǒng)投資的30%~40%。固然國(guó)內(nèi)的信息化普及晚，企業(yè)要求的水準(zhǔn)也相應(yīng)低些，但所占的比例也很高。
軟件系統(tǒng)整合的技術(shù)有很多，這里主要先容3個(gè)常用的。首先是單點(diǎn)登錄。多個(gè)軟件系統(tǒng)有各自的用戶名/口令系統(tǒng)，現(xiàn)在可以建立一套同一的用戶名口令，同一存儲(chǔ)到一個(gè)系統(tǒng)中，這個(gè)系統(tǒng)往往采用一種叫做輕量級(jí)目錄服務(wù)的技術(shù)。其次是信息門戶。信息門戶是目前的一種熱門技術(shù)，它可以把多個(gè)軟件商開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)整合在一個(gè)同一的界面里，進(jìn)步用戶訪問(wèn)信息系統(tǒng)的效率。第三是利用EAI軟件重新規(guī)劃和改造系統(tǒng)間的接口，使系統(tǒng)間的訪問(wèn)更順暢更專業(yè)。例如使用消息中間件把多個(gè)信息系統(tǒng)連接起來(lái)。消息中間件的好處一是使系統(tǒng)互聯(lián)輕易，二是系統(tǒng)間耦合小，即使一個(gè)系統(tǒng)臨時(shí)封閉了，別的系統(tǒng)發(fā)給它的信息也不會(huì)丟失，別的系統(tǒng)也不用等待這個(gè)系統(tǒng)。還有種EAI技術(shù)目前正在發(fā)展成熟中，叫做業(yè)務(wù)工作流。它的思路是設(shè)立一臺(tái)業(yè)務(wù)工作流服務(wù)器來(lái)調(diào)度和治理多個(gè)軟件系統(tǒng)間互操縱工作，定義一些流程來(lái)調(diào)用多個(gè)軟件系統(tǒng)來(lái)完成一個(gè)較長(zhǎng)和較復(fù)雜的業(yè)務(wù)�，F(xiàn)在的軟件商都熟悉到了，即使軟件產(chǎn)品做的功能再?gòu)?qiáng)，具體到企業(yè)也總有各自特殊的需求。所以一般都發(fā)展出了一些開(kāi)發(fā)框架，便于企業(yè)或其合作伙伴整合其他系統(tǒng)或開(kāi)發(fā)個(gè)性化功能。前面的兩種整合分別是界面層和應(yīng)用層整合，第三種整合是數(shù)據(jù)層整合，也就是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)。
二、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)
數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，可以看成一種軟件整合的方式，但由于它很特殊，作用很明顯，所以可以拿出來(lái)單獨(dú)說(shuō)。企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)初期，建設(shè)者往往很在乎功能，在乎日常的使用，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)商也是這樣。但企業(yè)信息系統(tǒng)還有個(gè)重要職能不能忽視，那就是為企業(yè)積累數(shù)據(jù)�，F(xiàn)在是信息時(shí)代，企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得上風(fēng)地位，把握信息的能力很重要。企業(yè)要處理的信息一方面來(lái)自市場(chǎng)，另一方面來(lái)自企業(yè)內(nèi)，而且往往從企業(yè)內(nèi)的數(shù)據(jù)（如銷售和購(gòu)進(jìn)數(shù)據(jù)）可以反應(yīng)出企業(yè)外（市場(chǎng)和供給商等）的一些情況，所以要重視企業(yè)數(shù)據(jù)的積累、保存、分析和挖掘。即使在成功運(yùn)行了各種軟件系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)，企業(yè)的高級(jí)主管往往還在抱怨“看不到數(shù)”。企業(yè)決策層需要的數(shù)據(jù)往往是多個(gè)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)經(jīng)提煉后才能夠用，原來(lái)分散在各個(gè)軟件系統(tǒng)中的報(bào)表或查詢無(wú)法滿足決策要求。
數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是一種特殊的數(shù)據(jù)庫(kù)，它從各個(gè)系統(tǒng)抽取數(shù)據(jù)，從企業(yè)決策者需要出發(fā)，把數(shù)據(jù)按多個(gè)角度建立模型，使數(shù)據(jù)使用者能夠不受限制地取到需要的信息。假如一個(gè)需求需要很復(fù)雜的計(jì)算才能得出，比如猜測(cè)下個(gè)月銷售量，那么這被稱為數(shù)據(jù)挖掘。
數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)特點(diǎn)一是全，包括各個(gè)軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)；二是久，一般保存多年的數(shù)據(jù)；三是快，專門為查詢快設(shè)計(jì)；四是活，可以多角度查詢。
三、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化
國(guó)外和國(guó)內(nèi)在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化方面還是有差距的。國(guó)內(nèi)企業(yè)大多是先上的財(cái)務(wù)軟件，后上的業(yè)務(wù)治理系統(tǒng)，往往是兩家軟件公司的產(chǎn)品。把財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合在一起，不是簡(jiǎn)單的軟件整合。由于財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的實(shí)際關(guān)聯(lián)很緊，要把兩者整合在一起必須要特殊處理。我們知道，國(guó)外企業(yè)用的很多ERP軟件中直接內(nèi)嵌財(cái)務(wù)軟件。我們國(guó)內(nèi)的會(huì)計(jì)職員天天錄進(jìn)的各種憑證在ERP系統(tǒng)中是自動(dòng)產(chǎn)生的。業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生憑證的好處主要有兩個(gè)，一是會(huì)計(jì)職員的工作強(qiáng)度小和減少重復(fù)錄進(jìn)帶來(lái)的人為錯(cuò)誤，二是避免了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)在統(tǒng)計(jì)口徑上的不一致。為了做到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，從治理上先要同一財(cái)務(wù)部分和業(yè)務(wù)部分對(duì)一些數(shù)據(jù)的看法和統(tǒng)計(jì)口徑，然后要改進(jìn)軟件，主要是改進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。假如原來(lái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有“自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)分錄”功能，那么現(xiàn)在要把它用起來(lái)。假如原來(lái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有這種功能，那么可以參照一些成熟ERP軟件的做法，增加這項(xiàng)功能。自動(dòng)分錄的原理先容已經(jīng)超出了本文章的范圍，它主要是利用一些事先設(shè)定好明細(xì)科目、輔助核算等自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證和憑證分錄。這種改進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作量是不小的。假如預(yù)算答應(yīng)和其他條件答應(yīng)，可以考慮把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)同時(shí)更換為一家軟件公司的成熟產(chǎn)品。需要提醒一句的是，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化不僅僅是個(gè)軟件的升級(jí)過(guò)程，更多是業(yè)務(wù)部分和財(cái)務(wù)部分加強(qiáng)協(xié)作的過(guò)程。軟件升級(jí)后由于兩類部分的業(yè)務(wù)流程的升級(jí)沒(méi)有跟上而導(dǎo)致不良后果的例子是不少的。
四、信息系統(tǒng)協(xié)同化
相對(duì)前面的3個(gè)建議，信息系統(tǒng)協(xié)同化是比較難理解的，而且要做到這點(diǎn)，需要軟件公司更大的支持。企業(yè)信息系統(tǒng)協(xié)同化是最近幾年才逐漸成熟起來(lái)的一種做法。所謂協(xié)同化，就是把企業(yè)治理軟件和企業(yè)辦公系統(tǒng)、個(gè)人辦公軟件等集成在一起。原來(lái)的企業(yè)治理系統(tǒng)，如ERP興盛時(shí)代，主要的操縱者都是企業(yè)內(nèi)的一些核心崗位和核心職員。企業(yè)員工個(gè)人相對(duì)于整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是“渺小”的。而步進(jìn)21世紀(jì)后，隨著電腦硬件本錢的降低和軟件內(nèi)容的豐富，企業(yè)內(nèi)更多的員工都有了個(gè)人電腦。越來(lái)越多原來(lái)不被治理系統(tǒng)重視的崗位和職員也提出訪問(wèn)系統(tǒng)的要求。企業(yè)越來(lái)越重視員工個(gè)人能力對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)，�？赐ㄟ^(guò)員工間溝通和協(xié)作來(lái)增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新能力。為解決這些矛盾，有的企業(yè)上了辦公軟件。當(dāng)企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)了一個(gè)需求后，信息部分先判定這個(gè)需求是屬于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的還是辦公系統(tǒng)，然后決定在哪個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。假如在兩個(gè)系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)，具體誰(shuí)來(lái)實(shí)現(xiàn)就有一定偶然性了。運(yùn)行一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)了大量業(yè)務(wù)性的功能，終極結(jié)果是企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)不少信息孤島。
為了解決上述題目，筆者以為最好的辦法是解放思想，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)“協(xié)同化”，把辦公系統(tǒng)的內(nèi)容直接加到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。讓死板的業(yè)務(wù)系統(tǒng)靈活化、個(gè)人化、日�；�、全民化。有的軟件公司嘗試把辦公系統(tǒng)中常用的人際工作流技術(shù)應(yīng)用到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，把個(gè)人辦公系統(tǒng)中的郵件系統(tǒng)、即時(shí)消息系統(tǒng)、移動(dòng)終端訪問(wèn)等技術(shù)直接做到了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，并提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同化的概念。
信息系統(tǒng)協(xié)同化既是一種軟件技術(shù)，更多的是一種軟件指導(dǎo)思想。目標(biāo)是打造智能企業(yè)，讓員工在信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)下自由有序地工作，獲得指導(dǎo)，獲得信息，發(fā)揮出創(chuàng)造力。
五、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)把企業(yè)治理思想和治理流程利用軟件技術(shù)固化下來(lái)的過(guò)程，當(dāng)考慮到協(xié)同化內(nèi)容時(shí)，信息系統(tǒng)中也具有了企業(yè)文化的色彩。同時(shí)信息系統(tǒng)和軟件技術(shù)反過(guò)來(lái)也促進(jìn)了企業(yè)的治理，原來(lái)不敢想不能做的事，現(xiàn)在有了信息系統(tǒng)就能想能做了。
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