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組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的應(yīng)用
摘要：現(xiàn)就電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行討論，并簡要分析組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼；電子檔案；紙質(zhì)檔案
組織機(jī)構(gòu)代碼是對中華人民共和國內(nèi)依法注冊、依法登記的機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位、社會團(tuán)體和民辦非企業(yè)單位頒發(fā)一個在全國范圍內(nèi)唯一的、始終不變的代碼標(biāo)識。
建立代碼統(tǒng)一標(biāo)識制度的意義：對單位法人實(shí)行組織機(jī)構(gòu)代碼和自然人實(shí)行社會保障號碼制度，是國家整個經(jīng)濟(jì)和社會實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基本制度，盡快建立這一制度對建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和推動社會進(jìn)步具有十分重要的意義，且具有緊迫性。
隨著組織機(jī)構(gòu)代碼的應(yīng)用的擴(kuò)展，組織機(jī)構(gòu)的影響力也隨之?dāng)U大。許多應(yīng)用組織機(jī)構(gòu)代碼的企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位要求組織機(jī)構(gòu)代碼的信息。并為了保證組織機(jī)構(gòu)代碼的信息的準(zhǔn)確，在有的時候還要用到紙質(zhì)的檔案。
電子檔案是陰數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字元、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
電子檔案的特點(diǎn)：
(1)信息的非人工識讀性；(2)信息存儲的高密度性；(3)信息與載體之間的可分離性；(4)多種信息媒體的繼承性；(5)系統(tǒng)依賴性。
現(xiàn)在全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心與全國其它各分中心都已經(jīng)將所有的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，并且已經(jīng)將舊檔案已經(jīng)掃描完畢。并且所有中心將每天新產(chǎn)生的新的紙質(zhì)檔案掃描完畢，并且在五天之內(nèi)上傳到國家電子檔案服務(wù)器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實(shí)現(xiàn)了有組織機(jī)構(gòu)代碼就有電子檔案。同時由于電子檔案的特性，也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足。
1 但由于紙質(zhì)的檔案本身的原因，紙質(zhì)檔案存在以下幾點(diǎn)不足
(1)紙質(zhì)檔案由于本身材質(zhì)的原因，容易破損不容易保存。
(2)紙質(zhì)一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應(yīng)用。
(3)紙質(zhì)檔案無法做到備份。
(4)紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空間。
(5)雖然我們在紙質(zhì)梢案存放時，已經(jīng)按_一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢的過程中還是相當(dāng)?shù)馁M(fèi)時費(fèi)力。如果要多次查閱則更為不方便。
2 紙質(zhì)檔案不足彌補(bǔ)方法
(1)紙質(zhì)檔案極易破損及污染，保存極為不易。
由于電子檔案是將掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描后，以數(shù)字的形式存儲在計(jì)算機(jī)中，就不會產(chǎn)生破損和污染的現(xiàn)象。使我們的檔案保存更方便快捷。
(2)紙質(zhì)檔案的唯一性，不易其它相關(guān)部門應(yīng)用。
由于紙質(zhì)檔案只有一份，無法實(shí)現(xiàn)原件復(fù)制。并在相關(guān)部門之間傳遞十分的不方便。由于電子檔案以數(shù)字的形式存儲在計(jì)算機(jī)中，這樣就以通過其它的存儲介質(zhì)進(jìn)行傳遞，也可以通過計(jì)算機(jī)利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時間。
(3)紙質(zhì)檔案無法做到備份。
紙質(zhì)檔案的唯一性，無實(shí)現(xiàn)備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描后，存儲在其它存儲介質(zhì)里。這樣可以實(shí)現(xiàn)多種形式的備份和異地備份。
(4)紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空問。
由于紙質(zhì)檔案本身就占用一定的空間，隨著檔案的增加存儲空間也隨之增大。極不利于大量存儲。利用電子檔案就可以存儲在其它存儲介質(zhì)上。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，存儲介質(zhì)的密碼的增加，存儲介質(zhì)的存儲能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲的空間。
(5)紙質(zhì)檔案查詢不便。
雖然我們在紙質(zhì)檔案存放時，已經(jīng)按一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢的過程中還是相當(dāng)?shù)馁M(fèi)時費(fèi)力。如果要多次查閱則更為不方便。即使現(xiàn)在了科學(xué)的目錄查詢方法，但在添加、移動檔案時也相當(dāng)?shù)牟环奖�。在多條件查詢的也很能實(shí)現(xiàn)。
如果使用電子檔案存儲，就可以利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對電子檔案進(jìn)行信息錄人和保存。同時可以利用數(shù)據(jù)進(jìn)行電子檔案的相關(guān)查詢，也可以利用數(shù)據(jù)庫查詢語句進(jìn)行多種條件的查詢，也可以利用計(jì)算機(jī)編程實(shí)現(xiàn)更多功能的信息查詢。
3 電子檔案在日常業(yè)務(wù)辦理過程的作用
(1)我們以后可以將我們的電子檔案向有關(guān)部門公開，這樣可以方便其它應(yīng)用部門對組織機(jī)構(gòu)代碼使用業(yè)務(wù)的擴(kuò)展。同時也可以為其它部門和我們其它機(jī)構(gòu)辨別組織機(jī)構(gòu)代碼證的真?zhèn)翁峁﹫?jiān)實(shí)有力的依據(jù)。減少偽造的組織機(jī)構(gòu)代碼證在社會上使用造成的不良影響和不可估計(jì)的后果。
(2)在日常業(yè)務(wù)辦理時，有時會發(fā)生注冊號重復(fù)的現(xiàn)象。在以前要讓用戶到發(fā)證機(jī)關(guān)查詢其本的信息和與之相得的信息，或者到卡當(dāng)案庫查詢相同信息兩個家用戶的相關(guān)檔案。這樣的查詢非常費(fèi)時費(fèi)力，并且有時還可以找不到相應(yīng)的檔案。造成用戶辦理組織機(jī)構(gòu)代證的時間延后，很有可能造成一定的經(jīng)濟(jì)損失與社會的不良影響�，F(xiàn)在利用電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)上查詢到相關(guān)的用戶的檔案的信息。不用再去查詢以前舊的紙質(zhì)檔案，這樣大大減少了用戶辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證時的手續(xù)和時問。同時也可以提高我們的工作效率。
(3)在辦理日常業(yè)務(wù)時，有些極少的用戶用變更過的證件，慌說是由于辦公人員的失誤，造成了他的組織機(jī)構(gòu)代碼證的信息錯誤。在以前我們只能去查詢舊的紙質(zhì)檔案，或在年檢期間為了加快辦證業(yè)務(wù)的速度沒有時問去查義，我們只能承認(rèn)是我們的失誤然后免費(fèi)為用戶辦理新的組織機(jī)構(gòu)代碼證。
現(xiàn)在我們可以通過網(wǎng)絡(luò)快速地檢索到電子檔案，這讓我們馬上分清責(zé)任，并且快速的解決相應(yīng)的問題。這樣我不僅可以減少我們的損失，而且還可以大大提高我們的聲譽(yù)，避免對我們的聲譽(yù)造成的不良影響。
同時我們現(xiàn)在可以將電子檔案信息直接寫入到組織機(jī)構(gòu)的代碼Ic卡里，再以計(jì)算機(jī)保密技術(shù)作支持起到了保密的作用。用戶就可以只帶著一張IC卡到其它機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)，更可以在互聯(lián)網(wǎng)上就直接辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，這樣大大方便了用戶。我們的信息就可真正的實(shí)現(xiàn)安全、共享、高效。在未來隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案也有著光明的前景。
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