試論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校檔案信息化管理

　　[摘要]隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，信息化的管理是必不可少的，那么對(duì)我國(guó)高校檔案進(jìn)行信息化的管理也是十分必要的。本文闡述了高校檔案信息化管理的起源于發(fā)展過(guò)程，對(duì)高校檔案信息化管理系統(tǒng)的組成進(jìn)行了簡(jiǎn)要的論述，并對(duì)高校檔案信息化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，試論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校檔案信息化管理展望了高校檔案信息化管理的初步構(gòu)想。

　　[關(guān)鍵詞]高校檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化;信息化管理

　　在我國(guó)高校管理工作中，檔案的管理工作是非常重要，非常復(fù)雜的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理也逐漸走向信息化，網(wǎng)絡(luò)化。高校檔案信息化管理就是說(shuō)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的方式將不同地理位置、不同網(wǎng)絡(luò)載體的資源進(jìn)行整合，存儲(chǔ)，達(dá)到更加高效，更加方便的實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　一、高校檔案信息化管理的行程與發(fā)展

　　高校檔案信息化管理的必要性。檔案工作形成和發(fā)展的根本原因是社會(huì)和高校對(duì)于檔案的需求，但是隨著社會(huì)變革的發(fā)展，檔案工作并不能跟上時(shí)代的步伐。主要原因有三點(diǎn)

　　(1)隨著人口增長(zhǎng)，社會(huì)發(fā)展，我國(guó)高校檔案形式多樣化，年代的跨越范圍大，涉及的范圍比較寬，檔案文件的數(shù)量愈來(lái)愈多，若繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行整理、分類等工作的話，工作效率會(huì)會(huì)大大降低，影響了社會(huì)和高校的積極性，滿足不了大眾的需求，傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式已經(jīng)不能適應(yīng)這一變化，紙質(zhì)的文件在逐漸被淘汰。

　　(2)檔案事業(yè)是十分重要的，是我國(guó)各個(gè)方面發(fā)展的不可缺少的條件，它可以使我們了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，認(rèn)識(shí)未來(lái)。高校的學(xué)習(xí)和科研活動(dòng)是離不開參考的，要參考以前的成果與經(jīng)驗(yàn)，那么檔案就會(huì)起到十分重要的作用。社會(huì)和高校用戶對(duì)于檔案的實(shí)時(shí)性，整體性與需求量不斷地提高，傳統(tǒng)方式越來(lái)越多地暴露出其自身的缺點(diǎn)。

　　(3)檔案的記錄方式不僅僅局限于紙質(zhì)文件，各種新型的信息載體漸漸取代了傳統(tǒng)的方法慢慢轉(zhuǎn)化為影音化，多樣化等特點(diǎn)。那么，對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，絕大多是人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并且許多高校的檔案管理的設(shè)備沒(méi)有達(dá)到先進(jìn)的水平，長(zhǎng)久以來(lái)，繁重零散的工作使工作人員越來(lái)越缺乏積極性，從而影響檔案管理的質(zhì)量，降低了檔案管理的效率。

　　為了提高檔案分類工作的效率，使使用者能夠方便快捷，高速精準(zhǔn)的找出所需要的檔案，體現(xiàn)出檔案的重要作用，為了減輕工作人員的工作壓力和工作量，為了提高檔案的存儲(chǔ)量與準(zhǔn)確性，因此對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化變革是十分必要的。

　　二、高校檔案信息化管理的重要性

　　對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化變革是國(guó)家信息建設(shè)的重要內(nèi)容，為了使管理水平提高，首先我們要認(rèn)識(shí)到高校檔案信息化的重要性，這樣才能為以后的柯陽(yáng)生活提供更多的幫助，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

　　(1)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化改革有助于發(fā)展更加新型的管理模式。對(duì)其進(jìn)行變革，使其進(jìn)入到一個(gè)全新的發(fā)展模式，在傳統(tǒng)的管理模式中，管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行文獻(xiàn)，數(shù)字，專題分類等復(fù)雜的工作，檔案信息化是人機(jī)合一的管理模式，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，減去了傳統(tǒng)工作中的繁重復(fù)雜的工作，極大地提高了工作效率，為管理模式提供了一個(gè)嶄新的發(fā)展方向。

　　(2)提高了檔案資源的利用率。在傳統(tǒng)管理模式中，要對(duì)資料進(jìn)行一系列的整理，分類等需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，降低了檔案的實(shí)時(shí)性。如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資源的整合，可以提高信息的實(shí)時(shí)性，縮短了信息整理的時(shí)間，同時(shí)可以使用各種方式將信息船體出去，因此可以擴(kuò)大資源的使用范圍。

　　(3)使用者更加方便、有效的利用資源，工作人員將各種形式的檔案進(jìn)行整理都整合成電子檔案，形成系統(tǒng)的信息庫(kù)，是資源可以在網(wǎng)上進(jìn)行共享，在網(wǎng)絡(luò)上使用者可以進(jìn)行查詢，極大地方便了使用者。

　　三、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

　　3.1數(shù)據(jù)庫(kù)水平低

　　經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，許多高校都形成了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是有一些數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容較少，沒(méi)有規(guī)范的管理，服務(wù)水平低，有些高校的檔案館并不能聯(lián)絡(luò)到網(wǎng)絡(luò)上，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源的共享性，降低了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。

　　3.2工作人員管理水平較低

　　在檔案的建設(shè)中最主要的因素是人，大多數(shù)的管理人員并沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，然而對(duì)檔案進(jìn)行信息化對(duì)工作人員提出了更高的要求，對(duì)于該項(xiàng)改革需要計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通訊技術(shù)等學(xué)科交叉的復(fù)合型人才，對(duì)于這種人才，館內(nèi)一般是嚴(yán)重缺乏的。并且館內(nèi)的設(shè)備專業(yè)化水平低，不能滿足檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化的發(fā)展要求。

　　四、高校檔案信息化管理的建議

　　4.1加強(qiáng)高校管理隊(duì)伍的水平

　　提高管理團(tuán)隊(duì)的水平是該項(xiàng)改革的關(guān)鍵內(nèi)容，現(xiàn)有的工作人員不能滿足信息化管理隊(duì)伍的需要，今次要采用培養(yǎng)和引進(jìn)兩種方式并重的方法來(lái)提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)，既要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)比如計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通訊技術(shù)等專業(yè)知識(shí)。也要及時(shí)補(bǔ)充和吸引符合型人才，并且進(jìn)行交流等活動(dòng)提高人員的工作和學(xué)習(xí)的積極性。

　　4.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

　　高校檔案信息化的前提是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立電子文檔，對(duì)其進(jìn)行整理，引用，協(xié)調(diào)電子政務(wù)的和檔案信息的共同發(fā)展。實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的信息化管理模式進(jìn)行過(guò)渡，滿足使用者的需求，因此要增加對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，為高校檔案信息化改革提供先進(jìn)的技術(shù)支持和足夠的資金保證。

　　五、結(jié)語(yǔ)

　　高校檔案的信息化是信息資源現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要基礎(chǔ)，我們既要了解該改革的必要性與重要性，也要知道該改革的迫切性與復(fù)雜性，對(duì)于現(xiàn)今階段產(chǎn)生的問(wèn)題，采用有效方法進(jìn)行解決，保證高校檔案信息化管理的高效性，實(shí)時(shí)性，讓更多的師生體會(huì)到該變革帶來(lái)的方便，提高資源的利用率。

　　參考文獻(xiàn)：

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