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基于計算機信息管理的辦公自動化研究的論文
摘要:伴隨國民經(jīng)濟的快速發(fā)展,科學技術的不斷進步,并在一定程度上為現(xiàn)代化辦公奠定了基礎,特別是計算機傳輸技術在辦公自動化中的廣泛運用,其不光提高了辦公效率,還為單位辦公模式的迅猛發(fā)展創(chuàng)造了平臺,進而節(jié)約了大量的人力和物力,是一次前所未有的重大變革。基于此,就應科學將計算機信息管理的辦公自動化應用到各行各業(yè)中,以便可以充分實現(xiàn)人力資源與物力資源的優(yōu)化配置。
關鍵詞:計算機信息管理;辦公自動化;研究
引言:隨著社會主義市場經(jīng)濟與信息化技術的飛速發(fā)展,計算機信息技術已發(fā)展成為人們生活中不可或缺的重要組成要素,并滲透到各個領域。在經(jīng)濟全球化的今天,各單位需要處理的信息量越來越大,而傳統(tǒng)的信息處理技術已無法再適應社會發(fā)展要求。所以,必須要與時俱進,不斷開拓創(chuàng)新,在充分利用計算機信息處理技術的基礎上,提高企業(yè)的工作效率。尤其是最近一段時間,計算機信息管理的辦公自動化,也得到了較為廣泛的運用和推廣。以下主要是對其展開的研究與探討。
1 對辦公自動化展開的論述
1.1 辦公自動化的定義
辦公自動化是一種新型的辦公方式,其主要是運用科學原理與計算機通訊,促使辦公程序變得更加簡單、明了,且易于操作。辦公自動化包含涉及的內(nèi)容是多方面的,有文字、圖像,還有音頻等。其中,計算機強大的文字與數(shù)據(jù)處理功能給辦公帶來了便利。眾所周知,辦公自動化的主體是人,而系統(tǒng)科學則是其技術支撐。
1.2 辦公自動化的基本特征
由于國內(nèi)的計算機技術還不是非常成熟,三大技術比如網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及計算機技術也得到了較為廣泛的運用和推廣,而辦公自動化就在具體的改進過程中形成了自身獨一無二的特征。具體表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,辦公自動化可以對文字與內(nèi)容展開深層次的處理,而且還能輔助領導,進行科學決策,這樣就讓單位的日常工作變得更加簡便。第二,多媒體特征。這是因為計算機也具有快速處理文字、圖像以及聲音等功能,進而提高了工作效率。第三,辦工自動化具有集成化特征。它能將單位的工作人員、硬件與網(wǎng)絡等構成一個整體,促使內(nèi)部辦公系統(tǒng)與社會信息緊密結合在一起,進而形成一個對外開放的辦公模式。
2 計算機信息管理的辦公自動化模式
辦公自動化是一種自動化系統(tǒng),能夠有效利用計算機的智能系統(tǒng)處理信息,是一種計算機技術發(fā)展下的產(chǎn)物。通常情況,辦公自動化就是辦公室人員利用計算機對數(shù)據(jù)信息進行加工、儲存,進而實現(xiàn)公文檔案統(tǒng)一管理的一種辦公模式。由于科學技術的迅猛發(fā)展,電子商務和辦公自動化也取得了飛越式的發(fā)展成效,相比較人工操控系統(tǒng),辦公自動化模式更具優(yōu)勢。特別是在日常事務管理過程中,自動化辦公能夠有效處理日常事務,實現(xiàn)智能化操作和便利化應用,并通過借助多媒體手段,充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動化傳輸。上述技術的出現(xiàn)給人們的日常工作生活帶來了極大的便利,并呈現(xiàn)出逐步增長的發(fā)展趨勢。在辦公自動化過程中,計算機技術大多被運用在數(shù)據(jù)處理和辦公自動化中的文字上。比如,計算機技術中的WP,不僅能對文字進行編輯、設計和排版,還能連接打印機,將這些文字呈現(xiàn)出來,進而極大的提高了辦公效率。另外,自動化辦公中的EXCEL還能對相關數(shù)據(jù)進行處理,且辦公人員操作起來也十分方便,只需要在計算機上進行操作,就可以完成表格的處理、設計和制表等,讓辦公中的各項工作變得更加智能化。
3 計算機信息管理在辦公自動化中的應用對策
由于計算機技術至始至終都貫穿在知識經(jīng)濟發(fā)展的多種領域中,因而就會相應的對從事計算機操作的工作人員提出更高要求,這就需要工作人員具有一定的計算機理論知識和操作能力。目前階段,因國內(nèi)計算機軟件的使用力度還不夠,無論是計算機硬件的購買,還是計算機人員的培訓等都存在著不足,更無法真正滿足實際情況。而且,許大部分單位的領導對計算機應用軟件的認識度還停留在表面,所以現(xiàn)行計算機在其具體的使用過程中,無法正常發(fā)揮其功能,更不可能會取得較好的經(jīng)濟效益,以至于計算機技術的應用被忽視,處于一種滯后局面。這就需要計算機決策領導加強宏觀調(diào)控,高度重視計算機的應用,不斷推進辦公自動化中的計算機技術的使用,形成一條自上而下的完整框架。除此之外,還需建立健全計算機管理體制,而對于單位管理人員而言,就必須要結合客觀情況,合理選用計算機軟件。盡管國外部分計算機軟件具有先進的技術和管理理論支撐,但卻要花費高昂的費用,受到應用環(huán)境的限制,致使計算機軟件不能充分發(fā)揮其應有的功能。所以,在計算機軟件的實際應用過程中,必須要充分考慮國內(nèi)計算機應用的實際情況,看其是否適應經(jīng)濟環(huán)境,能否滿足行業(yè)要求,并在考慮優(yōu)缺點的方面上,合理選用適宜的計算機軟件,確保使用的軟件能夠適應自動化管理體制的建設。當然,還需要依照單位內(nèi)部的實際情況,做出計算機軟件應用的最優(yōu)選擇。這表明,計算機應用外部環(huán)境的良好構建也是非常有必要的。
4 結語:
綜上所述,辦公自動化是計算機信息技術發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,更是現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然趨勢。所以,必須要充分發(fā)揮計算機信息技術在辦公自動化中的重要作用,尤其是計算機信息管理在辦公環(huán)境中的合理化運用,促使辦公自動化數(shù)據(jù)實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,其不光跨越空間障礙實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸,還在一定程度上提高了單位辦公自動化的管理水平與工作效率,從而進一步為各行各業(yè)的發(fā)展提供了技術支撐。
參考文獻:
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