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試論新建本科院校檔案編研工作對(duì)策研究
摘要：根據(jù)新建本科院校檔案編研工作現(xiàn)狀，就如何提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新編研，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、注意檔案編研與育人功能相結(jié)合，提高檔案編研水平，開創(chuàng)檔案工作新局面提出對(duì)策和建議。
關(guān)鍵詞：新建院校 檔案 編研
高校檔案編研工作是高校檔案工作的重要組成部分，是開發(fā)檔案信息資源的一種重要手段。但是由于各種原因，檔案工作總是部門或單位最后受到重視和發(fā)展。特別是新建本科院校，由于建立時(shí)間短，發(fā)展快，要完成各項(xiàng)評(píng)估達(dá)標(biāo)檢查指標(biāo)，初期檔案工作不受重視也在情理之中，第一輪教學(xué)工作水平評(píng)估結(jié)束后，新建本科院校開始認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要性，特別是教育部 27號(hào)令的頒發(fā)，檔案工作有了較大的發(fā)展，新建本科院校紛紛建立檔案館，檔案工作逐步走入正軌。但是作為檔案工作的一個(gè)重要部分，檔案編研工作的進(jìn)展?fàn)顩r卻不令人滿意。檔案的開發(fā)利用還處于低級(jí)階段，必須加大檔案編研工作的力度，徹底改變新建本科院校檔案編研工作嚴(yán)重滯后的局面，促進(jìn)檔案管理整體水平的提高，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的作用。開展高校檔案編研工作，充分挖掘檔案資料的使用價(jià)值，是提高高校檔案管理水平的重要手段。
一、新建本科院校檔案編研工作現(xiàn)狀
(一)對(duì)檔案編研的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠
主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把主要精力放在了教學(xué)科研和學(xué)校事業(yè)發(fā)展上面，檔案工作沒有受到應(yīng)有的重視。認(rèn)為檔案館能夠把檔案收起來，保存好，利用時(shí)找得到就行了。即或建立了檔案館，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、工作場(chǎng)館安排上，也只能基本維持開展檔案的收集和利用工作，對(duì)檔案編研工作所需要的人力物力等還不能夠很好地滿足。檔案館工作人員對(duì)檔案編研的重要性認(rèn)識(shí)也不到位，由于本身工作任務(wù)重，檔案人員平時(shí)只能忙于檔案的收集、整理、組卷、錄入等日常管理工作，沒有更多的精力投入編研，也就很難在檔案編研方面下多大工夫，沒有檔案編研勢(shì)必影響到檔案工作整體水平的提高。所以必須充分認(rèn)識(shí)到檔案編研工作的重要性，只有認(rèn)識(shí)到位，才能政策到位，政策到位才能工作到位。
(二)檔案館工作人員專業(yè)素質(zhì)不適應(yīng)檔案編研工作
新建本科院校檔案館嚴(yán)重缺乏檔案專業(yè)人才，很難有經(jīng)過正規(guī)檔案專業(yè)培訓(xùn)的人員從事檔案工作，科班出身的檔案專業(yè)人員屈指可數(shù)，大多是學(xué)校從其他部門抽調(diào)到檔案館來從事檔案管理工作，且不論本人是否熱愛檔案工作，單從專業(yè)素養(yǎng)來看，現(xiàn)有人員就很難適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案工作的需求。知識(shí)面窄，人員結(jié)構(gòu)配置不合理，缺乏專業(yè)人才及現(xiàn)代信息技術(shù)人才，由此造成編研材料過于簡(jiǎn)略，檔案編研工作跟不上形勢(shì)的發(fā)展需要，檔案的價(jià)值未能得到充分體現(xiàn)。嚴(yán)重制約了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
(三)編研工作水平不高，缺乏針對(duì)性和時(shí)效性
目前新建本科院校檔案編研工作水平不高，缺乏針對(duì)性與時(shí)效性。檔案編研成果大多為大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等查考型材料成果。選題面窄,實(shí)用性不強(qiáng)，成果重編輕研，“編”多“研”少。大多數(shù)編研成果只是對(duì)原始檔案材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯總。片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎(chǔ)上加以分析研究，因此，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡(jiǎn)單化，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和決策依據(jù)作用。高校檔案信息編研資料大多只是用來應(yīng)付各類檢查、評(píng)估之用，或作內(nèi)部參考，真正能走上社會(huì)，產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的不多。不僅沒有實(shí)際利用價(jià)值,反而增加了檔案館(室)的儲(chǔ)存負(fù)擔(dān)。
(四)檔案編研缺乏創(chuàng)新，沒有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)
在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，新建本科院校檔案信息化建設(shè)速度緩慢,還不能滿足利用者多角度、多層次的需求。還有部分檔案人員仍然使用傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行收集、整理、管理和利用檔案。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案編研才剛剛起步，缺乏創(chuàng)新，編研成果形式單一，沒有很好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)提供的便捷，融文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫等多種形式于一體的編研成果很少[1]。高校網(wǎng)絡(luò)檔案編研水平與技術(shù)有待進(jìn)一步提高。目前高校缺乏既懂檔案編研知識(shí)又懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人員，這直接影響了高校網(wǎng)絡(luò)編研工作的開展。
(五)檔案編研沒有發(fā)揮應(yīng)有的育人作用
由于檔案工作人員大多缺乏從事思想政治教育的經(jīng)歷，在檔案編研中忽視了檔案所蘊(yùn)涵的信息內(nèi)容和它的教育功能。檔案編研重點(diǎn)放在了憑據(jù)作用和數(shù)據(jù)參考等方面，而忽視了檔案所蘊(yùn)涵的校園文化內(nèi)涵，未能很好地挖掘和開發(fā)學(xué)校在創(chuàng)業(yè)發(fā)展過程中所涌現(xiàn)出的優(yōu)秀人物和事跡、辦學(xué)理念和特色。有重檔案收集，輕檔案利用，重部門利用，輕個(gè)人利用等現(xiàn)象。未能充分利用檔案反映民生訴求，檔案本身的文化教育功能未能受到應(yīng)有的重視和充分地體現(xiàn)。
二、新建本科院校檔案編研工作對(duì)策
(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)檔案編研在檔案工作中的重要作用
檔案工作是學(xué)校工作中最容易被忽視的，檔案部門在學(xué)校屬于弱勢(shì)部門，檔案工作總是部門或單位最后得到重視和發(fā)展。也可以這樣說，檔案工作水平的高低也反映了一個(gè)單位管理水平的高低，如果檔案工作一塌糊涂，那么要說這個(gè)單位的管理水平有多高，很難讓人信服。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，才能在人員配備、經(jīng)費(fèi)保障、場(chǎng)館建設(shè)和政策措施方面給予保證。也才能調(diào)動(dòng)和發(fā)揮檔案工作人員的工作熱情和積極性。同時(shí)檔案工作人員也要高度重視檔案工作和檔案編研，要自尊自重，自愛自修，在做好檔案的收集、整理、利用工作的同時(shí)，積極開展檔案的編研工作，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)作用，挖掘檔案資料的使用價(jià)值，提高高校檔案管理水平。
(二)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，整體提高工作人員的檔案編研水平
建設(shè)一支專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理的，能夠適應(yīng)學(xué)校檔案工作需要的人才隊(duì)伍是做好檔案編研工作的關(guān)鍵。根據(jù)新建本科院校工作人員現(xiàn)狀，要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，積極引進(jìn)各類優(yōu)秀人才，建立起合理的人員流動(dòng)機(jī)制，促進(jìn)檔案工作適應(yīng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的需要。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)，改變現(xiàn)有檔案人員結(jié)構(gòu)，引進(jìn)一些具有檔案專業(yè)素養(yǎng)的專門人才。學(xué)校應(yīng)將檔案人員隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校人才建設(shè)的規(guī)劃中,分階段有計(jì)劃地引進(jìn)具有檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)、信息學(xué)等各方面的專業(yè)人才,充實(shí)檔案隊(duì)伍,逐步形成合理、科學(xué)的人員配置結(jié)構(gòu),滿足檔案工作對(duì)人才的需求。
對(duì)現(xiàn)有人員要有計(jì)劃地通過專業(yè)培訓(xùn)、專題講座、學(xué)歷進(jìn)修等各種形式的學(xué)習(xí),掌握包括檔案專業(yè)知識(shí)、檔案法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),擴(kuò)大知識(shí)面,提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時(shí)應(yīng)要求檔案工作人員具有一定的思想政治覺悟。這是工作本身的需要，也是檔案工作人員必備的重要素質(zhì)。檔案工作人員要保持平和的心態(tài)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，樹立起服務(wù)意識(shí)，在工作中要堅(jiān)持原則，恪盡職守，不怕困難，腳踏實(shí)地、堅(jiān)持認(rèn)真做好檔案工作。
(三)加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)
檔案資源是檔案編研的素材，沒有資源，檔案編研就是一句空話，巧婦難為無米之炊。新建本科院校建校歷史短，積淀不厚，相對(duì)來說資源不豐，要搞好檔案編研工作，就要從檔案的源頭抓起，加強(qiáng)檔案資料的收集和整理。積極參與學(xué)校的各種活動(dòng)，要有檔案意識(shí)，注意發(fā)現(xiàn)具有檔案價(jià)值的資源和線索，及時(shí)安排人員進(jìn)行收集和整理。從各部門在學(xué)院網(wǎng)站上發(fā)布的信息以及學(xué)院的新聞簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)院文件等各種信息載體上捕捉檔案資料信息，經(jīng)常到各部門進(jìn)行跟蹤調(diào)研，尋找有價(jià)值的信息資源。督促各部門及時(shí)移交應(yīng)該歸檔的資料，重要的檔案資料隨時(shí)移交;對(duì)學(xué)院的重大項(xiàng)目、重要會(huì)議以及重要人物來訪視察等，檔案部門要及時(shí)跟蹤，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)要積極主動(dòng)地宣傳檔案工作，爭(zhēng)取更多的支持和理解，主動(dòng)與學(xué)校重要部門和人員取得聯(lián)系，爭(zhēng)取收集和征集他們所擁有的個(gè)人檔案資料，妥善保存，為他們利用提供方便，充實(shí)檔案資源，為檔案編研工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
(四)檔案編研要有針對(duì)性，注重實(shí)用性
檔案編研要有針對(duì)性，要注重實(shí)用。檔案編研要以檔案資料為依據(jù)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，杜絕造假、虛構(gòu)，不可隨意地添加編者的主觀意愿和思想傾向。只有真實(shí)的檔案資料和檔案編研材料，才有實(shí)際的價(jià)值。檔案編研成果一定要有實(shí)際的效用，針對(duì)性要強(qiáng)，要符合高校工作的實(shí)際需要。檔案編研要立足現(xiàn)實(shí)，發(fā)揮檔案的功能。高校檔案工作涉及各個(gè)方面，學(xué)校各個(gè)部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域需要不同的信息，編研就要針對(duì)各部門的具體情況，加強(qiáng)調(diào)研、了解需求是做好編研工作的前提。配合學(xué)校工作，把編研選題的思路轉(zhuǎn)移到為學(xué)校教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)服務(wù)的軌道上來。
在編研工作中要強(qiáng)化編研深度，注重編研質(zhì)量。編寫出來的資料要內(nèi)容豐富、觀點(diǎn)正確、史料真實(shí)，有較高的利用價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。這就要求高校檔案編研工作要增強(qiáng)編研的適用性，向高效率、高層次、高質(zhì)量的方向發(fā)展。
(五)檔案編研要有創(chuàng)新，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)
檔案編研要更新觀念,開拓創(chuàng)新,充分結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案編研工作向高層次發(fā)展。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的信息時(shí)代，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理成為必然，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開展檔案編研活動(dòng)，將成為檔案編研工作的重要手段，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)是做好編研工作的條件。現(xiàn)代信息技術(shù)是以電子計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為條件的,信息的收集和傳播都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。
1.首先要建設(shè)高水平檔案網(wǎng)站，為網(wǎng)絡(luò)編研成果的發(fā)布提供平臺(tái)，高校檔案編研人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)搜索和征集與本校工作、事件和歷史等相關(guān)的具有檔案價(jià)值的信息,不斷豐富館藏檔案信息資源,擴(kuò)大檔案編研的信息源�，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)、電子通信和電視傳播技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案編研提供了廣闊的空間。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是多媒體技術(shù)，將文字、聲音、影像、圖片等形式的信息整合起來，以更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者，從而突破傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案編研的表現(xiàn)形式，提高檔案信息的生動(dòng)性、形象性，使編研成果更具有吸引力、感染力。高校檔案編研工作，要緊密配合學(xué)校和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)、有效地實(shí)施開發(fā)，縮短加工時(shí)間與傳遞時(shí)差，提高利用的時(shí)效性，為學(xué)校教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)制訂計(jì)劃提供可靠依據(jù)。
2.其次要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)模式，走開放編研之路。要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高編研成果的利用率。高校檔案部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)與學(xué)校各部門和有關(guān)人員建立聯(lián)系，充分實(shí)現(xiàn)信息互動(dòng)。通過網(wǎng)絡(luò)開通BBS、網(wǎng)上聊天或以E-mail，“讀者信箱”、“查詢與預(yù)約”服務(wù)功能,與檔案利用者進(jìn)行預(yù)約，開展個(gè)性化服務(wù)。編研人員與檔案利用者直接產(chǎn)生互動(dòng),一方面，推介自己的編研成果,另一方面，接受利用者的意見和建議，進(jìn)一步做好編研工作。通過反饋，有利于掌握編研工作的規(guī)律，了解信息的開發(fā)深度、廣度，提高編研成果的利用率。
3.檔案工作者要善于宣傳、推銷自己，主動(dòng)融入社會(huì)，將編研成果主動(dòng)送貨上門，使人們?cè)诶弥姓J(rèn)識(shí)編研工作，了解編研工作;同時(shí),也要把握社會(huì)、個(gè)人的檔案利用需求,有的放矢地開展編研工作。要改變以往檔案部門閉門獨(dú)自開展編研工作的狀況，廣開渠道，確立協(xié)作觀念，走整體化協(xié)調(diào)發(fā)展之路,與學(xué)校各部門聯(lián)和共同開展編研工作,擴(kuò)大編研成果的宣傳和使用范圍。
(六)檔案編研要與育人功能相結(jié)合
檔案編研不能只注重憑據(jù)作用和數(shù)據(jù)參考作用，還要充分發(fā)揮其教育功能，發(fā)揮其育人作用。高校檔案編研工作要與育人功能密切結(jié)合。《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27號(hào)令)規(guī)定，高等學(xué)校要“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在檔案編研中我們要注意開發(fā)和宣傳學(xué)校艱苦創(chuàng)業(yè)的發(fā)展史。大學(xué)辦學(xué)歷史越長(zhǎng)，大學(xué)文化就越豐富，積淀就越深厚。當(dāng)前很多高校通過多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，逐步形成了自己的大學(xué)精神和辦學(xué)理念，培育出眾多的優(yōu)秀人才，為國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展建設(shè)作出了巨大的貢獻(xiàn)。要注意開發(fā)專家教授嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、教書育人的奮斗史。學(xué)校檔案館有很多專家教授教學(xué)科研的原始檔案，科研報(bào)告、備課記錄、自編講義，自制教具等等，每一件都凝聚著他們的心血和汗水。要注意開發(fā)名專家、名教授、教學(xué)名師、師德標(biāo)兵等的光榮歷史，這是他們個(gè)人的光榮，也是學(xué)校的榮譽(yù);要注意開發(fā)學(xué)�？茖W(xué)研究服務(wù)社會(huì)的貢獻(xiàn)史。一所有影響的大學(xué)，除培育大批的人才外，還有一批促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的科研成果，科研成果能引起社會(huì)的反響，引起社會(huì)的關(guān)注，能為社會(huì)帶來經(jīng)濟(jì)效益;要注意開發(fā)學(xué)校辦學(xué)過程中形成的特色。大學(xué)的特色來源于兩方面，一是經(jīng)過大學(xué)的辦學(xué)歷史積淀下來的特有的學(xué)科門類、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)風(fēng)氣等，二是為解決本地的社會(huì)經(jīng)濟(jì)問題所開展的特色方向鮮明的學(xué)術(shù)活動(dòng)[4]。要注意開發(fā)校友努力創(chuàng)業(yè)回報(bào)社會(huì)的感恩史。檔案館要與學(xué)校有關(guān)部門一起注意收集優(yōu)秀校友的典型事跡，加強(qiáng)宣傳和利用，既可以促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，更是教育學(xué)生積極成長(zhǎng)的生動(dòng)典范，對(duì)學(xué)生的影響大，教育的作用就大。檔案館要加強(qiáng)宣傳，多形式多媒體發(fā)揮檔案文化的育人功能，讓學(xué)生在自然的狀態(tài)中感受學(xué)校歷史的厚重和文化的精深，讓檔案在發(fā)揮它的教育功能的同時(shí)，從后臺(tái)積極地走向前臺(tái)，積極地走進(jìn)學(xué)生生活與活動(dòng)中。
三、結(jié)束語
在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，新建本科院校檔案人員要善于把握檔案工作的機(jī)遇，增強(qiáng)自身能力和專業(yè)素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變觀念，大膽探索，從觀念、內(nèi)容、形式和服務(wù)方面不斷創(chuàng)新，通過檔案編研，努力為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和人才培養(yǎng)服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。通過服務(wù)贏得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，確立檔案工作的地位，從而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，開創(chuàng)新建本科院校檔案工作新局面。
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