建立會計軟件對原始業(yè)務(wù)信息識別系統(tǒng)的思路畢業(yè)論文
嚴(yán)格地說，的電算化系統(tǒng)僅僅只是一個會計業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)，而且是以輸入記帳憑證為起點建立會計業(yè)務(wù)進(jìn)行處理程序的，這與手工會計從原始憑證處理為起點的核算程序存在一定的差異，可以認(rèn)為目前的會計核算軟件仍然沒有真正實現(xiàn)會計核算全過程的自動化處理。當(dāng)然，如果要建立一個能夠象手工會計那樣可以對原始業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的、真正完全自動化會計核算軟件，現(xiàn)行的會計軟件還需要做大量的優(yōu)化更新和補充完善，而且，僅僅依靠現(xiàn)有的軟件設(shè)計和開發(fā)技術(shù)是不夠的。雖然目前在技術(shù)上還不能夠開發(fā)一個對全部會計原始信息進(jìn)行處理的會計軟件，但是把這種軟件作為今后會計核算優(yōu)化更新的方向是可行的，也是必要的。
一、建立會計核算軟件對原始經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的必要性
�。ǎ┛梢詾闀嬋藛T節(jié)省大量的人工甄別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時間
任何一個會計人員都希望能夠從那種機(jī)械、重復(fù)的核算工作中擺脫出來，更好地從事于充分發(fā)揮會計監(jiān)督職能和管理決策等方面的工作。實際的狀況是：對于沒有軟件進(jìn)行核算的單位，會計人員的工作時間基本上被做憑證、記賬和編制會計報表所牽制；對于已經(jīng)采用會計核算軟件的單位，對原始信息的處理仍然耗費會計人員大量的工作時間，很難擠出時間從事其他會計工作和提高自身業(yè)務(wù)水平，這主要由于在會計核算工作中，對原始信息處理的時間占整個業(yè)務(wù)核算所需時間的比重很大。
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俗話說“病從口人”，會計軟件如果沒有具備對原始業(yè)務(wù)信息的識別能力，而是那種來者不拒地接受各種信息，其結(jié)果可能就是“垃圾進(jìn)，垃圾出”（Rubbish in，Rubbish out），尤其是對于那些通過輸入不合法的記帳憑證進(jìn)行舞弊的情形，如果不采取正確和必要的控制手段，利用機(jī)同樣可以輕而易舉地做到。因此，會計軟件首先必須具有一定的原始業(yè)務(wù)信息識別能力，才能保證后續(xù)會計信息處理的正確性和合法性，保證會計信息處理的有效性，有利于提高會計核算的效率和效果。
�。ㄈ闀嫏z查和審計監(jiān)督提供保障
目前如果要對會計核算軟件的核算結(jié)果進(jìn)行審計和檢查，分為兩種情況：第一種是利用手工審計檢查方式，基本上通過帳表核對、帳證核對、帳帳核對和賬實核對方式來審查其合法性和正確性；第二種是采用計算機(jī)輔助審計技術(shù)的方式，一般是把輸入會計軟件的記帳憑證信息拷貝下來，然后轉(zhuǎn)換到審計備用的軟件中進(jìn)行處理，比較用審計軟件和會計軟件核算結(jié)果，如小型公司審計法等均如此，但記帳憑證本身是否有，仍然需要審計人員去驗證。如果建立會計軟件的原始業(yè)務(wù)處理功能后，顯然審計人員可以省去這一麻煩，從而可以有更多的時間來獲取原始業(yè)務(wù)合法和真實的證據(jù)。
二、會計軟件允許接受原始業(yè)務(wù)信息的形式和來源
從存在形式上看，原始業(yè)務(wù)信息千差萬別，如：文字信息、數(shù)值信息、圖片信息、圖表信息等等。作為一個具有對原始業(yè)務(wù)信息具有識別和處理功能的'會計核算軟件，應(yīng)該同時具備接受各種不同形式的原始信息的功能。從來源渠道看，原始業(yè)務(wù)信息有的可以按照規(guī)定格式直接由系統(tǒng)操作員輸入到系統(tǒng)中，有的可以通過掃描進(jìn)入系統(tǒng)，再由系統(tǒng)進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換和初步處理，還有的可能是軟件系統(tǒng)自身產(chǎn)生的原始信息。無論何種形式和何種來源的原始業(yè)務(wù)信息，最終都必須能夠以貨幣進(jìn)行計量，這才能符合會計核算的要求。這些信息在會計軟件系統(tǒng)內(nèi)最終都可以被系統(tǒng)或直接、或經(jīng)過自動轉(zhuǎn)換后進(jìn)行識別處理。
三、會計核算軟件的原始業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能
從上講，凡是具備對原始業(yè)務(wù)處理功能的會計核算軟件處理會計信息時，不是首先輸入記帳憑證信息，而是首先輸入原始憑證信息，然后由軟件系統(tǒng)根據(jù)這些能夠被識別的信息自動生成記帳憑證。一個在質(zhì)量和性能上真正達(dá)到自動化程度的會計軟件。在對會計原始業(yè)務(wù)信息處理方面，應(yīng)該至少考慮實現(xiàn)對原始信息識別、處理和修改三個功能。
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這是最為主要的功能，主要是通過設(shè)計程序識別會計原始業(yè)務(wù)的文字信息、數(shù)字信息，并自動從會計科目表系統(tǒng)中根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生對會計要素及其具體項目的調(diào)用應(yīng)借應(yīng)貸的會計科目（含明細(xì)科目），并為生成正確的記賬憑證做好準(zhǔn)備。
1．對原始業(yè)務(wù)的文字信息識別功能
雖然會計核算主要借助于數(shù)值尤其是貨幣價值數(shù)值，但是也離不開語言文字加以補充說明，會計對很多原始業(yè)務(wù)的發(fā)生描述時就運用文字和數(shù)值結(jié)合起來進(jìn)行的。如果一個會計軟件不能對錄入的文字信息進(jìn)行辨認(rèn)，那么可能無法形成一些定性的說明和結(jié)論。即使可以產(chǎn)生也會錯誤百出，甚至令人誤解。一般來說，為了保證軟件的鑒別能力，就有必要在會計電算化系統(tǒng)中開設(shè)文字識別子系統(tǒng)，主要用于事先錄入專用的會計科目、會計理論名詞、常用的業(yè)務(wù)術(shù)語（如：報銷、差旅費、結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)帳、沖銷等等）。其中涉及會計科目的詞組可以由系統(tǒng)自動生成，主要是在第一次使用軟件進(jìn)行二次開發(fā)時把錄入的會計科目名詞自動生成到本輔助系統(tǒng)中。對于會計名詞和常用的業(yè)務(wù)術(shù)語可以通過開設(shè)錄入窗口由設(shè)計人員和用戶隨時追加輸入并生成。值得注意的是，開設(shè)文字識別輔助系統(tǒng)并不是形成一個簡單的文字錄入詞庫，如果是這樣的話，直接利用操作系統(tǒng)的漢字庫豈不是更加方便快捷？開設(shè)文字識別系統(tǒng)的主要目的是會計軟件系統(tǒng)對各種詞匯進(jìn)行記憶并接受后，自動生成一個可以用來檢驗、辨認(rèn)、和認(rèn)可錄入中文信息的比較標(biāo)準(zhǔn)，在以后用戶錄入業(yè)務(wù)過程中可以運用這個標(biāo)準(zhǔn)對錄入信息的正確性進(jìn)行對比和校驗，防止錄入錯誤。從目前來看，多數(shù)會計軟件尚沒有這一功能系統(tǒng)。建立文字信息識別系統(tǒng)，可以通過在軟件的輔助系統(tǒng)中增設(shè)這么一個功能，伴隨每次進(jìn)行會計數(shù)據(jù)錄入、結(jié)帳前的自動轉(zhuǎn)帳、會計對帳功能時，自動啟動本功能系統(tǒng)，并載入到這些功能中，由軟件執(zhí)行。
2．對原始業(yè)務(wù)數(shù)值信息識別功能
從商品會計軟件來看，部分軟件在這一功能方面有所增強，但是仍然存在諸多不盡人意之處。實際上，對于數(shù)值的識別和判斷，主要取決于各種數(shù)值和數(shù)值之間的關(guān)系來識別和控制。在原始業(yè)務(wù)的數(shù)值信息之中，一般可以體現(xiàn)出有關(guān)信息之間數(shù)學(xué)關(guān)系、邏輯關(guān)系和勾稽關(guān)系。所謂的信息之間數(shù)學(xué)關(guān)系主要是指某一數(shù)據(jù)可以根據(jù)該業(yè)務(wù)中其他數(shù)據(jù)計算得出，如：數(shù)量乘以單價等于金額、分項數(shù)值相加等于總和等等。所謂的信息之間邏輯關(guān)系是各種原始信息之間存在的互為因果、互相并列、相互依存等等在邏輯上的合理性、合法性關(guān)系，如：沒有計算折舊額無法直接生成計提折舊分錄、職工個人的工資額度一般超過一定標(biāo)準(zhǔn)就成為不可能的現(xiàn)象、輸入的月份為13月必然是錯誤的等等。所謂的信息之間的勾稽關(guān)系是各種原始業(yè)務(wù)信息之間的相互牽制、互相約束的關(guān)系，這種情形是指一些不同方面的數(shù)據(jù)都是依照同一個原始依據(jù)而得來的，這些數(shù)據(jù)雖然分布區(qū)域不同，但是他們的結(jié)果應(yīng)該一致�！崩酶鞣N數(shù)值關(guān)系對原始業(yè)務(wù)信息進(jìn)行識別和控制，是目前會計電算化最可行的辦法，這種識別功能一般沒有必要獨立設(shè)置到輔助系統(tǒng)中，它可以在設(shè)計會計電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的輸入控制功能中得以實現(xiàn)，如：平衡校驗、額度核驗、邏輯校驗、合計校驗等等控制方式就是本功能的具體應(yīng)用。對數(shù)值信息的識別功能是整個原始業(yè)務(wù)識別功能的最主要部分。這是由于數(shù)值在會計工作中的重要意義所決定的。
3．對原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識別功能
前已述及，多數(shù)情況下，軟件尚不能根據(jù)原始業(yè)務(wù)自動做出會計分錄，不能自動編制和生成記帳憑證，多數(shù)業(yè)條碼要會計人員把編制好的記帳憑證錄入機(jī)。如果一個會計軟件具備前述的兩項功能后，再加上具備完善的本功能系統(tǒng)，那么這個軟件就可以直接接受原始業(yè)務(wù)，透過對這些業(yè)務(wù)的識別后自動生成記帳憑證，而用不著會計人員一張一張記帳憑證往計算機(jī)里錄入。原始業(yè)務(wù)信息反映的總體關(guān)系大致包括：業(yè)務(wù)的合理性、業(yè)務(wù)的合法性、業(yè)務(wù)的真實性以及記帳憑證之中借貸方會計科目之間的對應(yīng)關(guān)系是否正確。的會計軟件在運用會計軟件核算時，計算機(jī)一般根本不會對原始業(yè)務(wù)的這些關(guān)系進(jìn)行識別，只會正確按照設(shè)計的程序進(jìn)行處理。如：需要計算機(jī)處理計提折舊的業(yè)務(wù)，若固定資產(chǎn)原值為100000元，折舊率為8％，計算機(jī)能夠準(zhǔn)確地得出該項固定資產(chǎn)得折舊額為8000元。但這個業(yè)務(wù)中的固定資產(chǎn)原值100000元是否是可以作為計提折舊的價值依據(jù)呢，有沒有多訂或者少計原值的現(xiàn)象，另外折舊的8％是否按照率先確定的會計政策計算出來的，有沒有任意調(diào)整折舊率的現(xiàn)象，對于這些，從目前的會計軟件來看都是不能解決的。
對會計軟件建立對原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識別功能是難度大大的，如果在上突破這道障礙，應(yīng)該說實現(xiàn)記帳憑證自動化生成的功能就將成為現(xiàn)實。我們可以看到，隨著計算機(jī)技術(shù)日益和會計軟件系統(tǒng)的日益完善，實現(xiàn)這一功能是完全可能的。從目前看，會計軟件若要具備這一功能可以考慮至少從以下三個方面進(jìn)行：
�。╨）在會計軟件的輔助系統(tǒng)中建立本功能干系統(tǒng)，該子系統(tǒng)隨著會計業(yè)務(wù)處理干系統(tǒng)的使用而被自動啟動，同時立即被整個系統(tǒng)直接接受形成識別標(biāo)準(zhǔn)。
�。�2）在該子系統(tǒng)中，首先由軟件設(shè)計技術(shù)人員在完成設(shè)計后輸入現(xiàn)行的國家、部門財經(jīng)法規(guī)，然后允許用戶根據(jù)需要輸入本企業(yè)的財經(jīng)制度和會計政策，也允許用戶隨時更新、修改、補充有關(guān)規(guī)定，形成一個相對完善的、可以用來識別業(yè)務(wù)信息的法規(guī)系統(tǒng)，作為識別標(biāo)準(zhǔn)和生成一些原始數(shù)據(jù)的依據(jù)。
�。�3）把會計軟件系統(tǒng)向職能型、專家型轉(zhuǎn)變，使得軟件能夠根據(jù)某些邏輯關(guān)系自動推導(dǎo)并生成軟件事先沒有給定的標(biāo)準(zhǔn)，從而可以按照有關(guān)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)即時開展識別，并對一些新發(fā)生業(yè)務(wù)根據(jù)邏輯推導(dǎo)結(jié)果進(jìn)行識別。
�。ǘ⿻嫼怂丬浖䦟υ紭I(yè)務(wù)的處理功能根據(jù)對原始信息的識別結(jié)果，由軟件系統(tǒng)自動把有關(guān)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成符合會計準(zhǔn)則和會計制度要求的會計分錄，生成記帳憑證，并對憑證自動編號，同時由系統(tǒng)建立和檢驗原始數(shù)據(jù)信息和記帳憑證勾稽關(guān)系，包括：雙方金額的一致性、雙方列明單據(jù)數(shù)量的一致性、雙方反映業(yè)務(wù)的一致性關(guān)系，這些關(guān)系主要供今后會計檢查和數(shù)據(jù)核對時使用。最后將生成的記帳憑證如交給系統(tǒng)操作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)處理進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)無誤的記帳憑證存金。這里需要特別指出，業(yè)務(wù)處理人員和系統(tǒng)操作人員只應(yīng)該具有審閱和確認(rèn)系統(tǒng)生成記帳憑證的權(quán)限，而不施對系統(tǒng)沒作直接輸入記帳憑證。
（三）會計核算軟件對錯誤結(jié)果的修正功課
通常，原始憑證進(jìn)入計算機(jī)后，按照預(yù)定的系統(tǒng)程序生成的記帳憑證經(jīng)過會計人員確認(rèn)，一般難以出錯，但是也不能保證這種正確率就是百分之百。因此，如果一旦出現(xiàn)錯誤需要改正，可以直接后用會計核算軟件中率先設(shè)置的修改功能。當(dāng)然，這種修改必須是符合會計法規(guī)和會計制度要求。同時在修改子系統(tǒng)中賦以密碼控制、保留原有錯誤記錄、定期披露修改情況的功能，以防會計人員隨意篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
雖然本文提供這種思路，但是在設(shè)計這種功能的會計核算軟件目前還會遇到很多困難。從本文提出的問題中還可以引申到審計領(lǐng)域，即如果會計原始數(shù)據(jù)在會計軟件系統(tǒng)中得到有效的控制和識別，審計人員便能夠節(jié)省大量的對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行審查的時間和精力，把主要的工作可以放在審查會計軟件的識別系統(tǒng)和控制系統(tǒng)之中，大大提高了審計工作效率和效果。
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