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要寫(xiě)英語(yǔ)報(bào)告書(shū),怎么辦?

時(shí)間:2021-01-15 19:00:46 商務(wù)英語(yǔ) 我要投稿

要寫(xiě)英語(yǔ)報(bào)告書(shū),怎么辦?

E-mail一般使用非正式的文體,因此正文前的稱(chēng)呼無(wú)需使用諸如 "Dear Mr. John"之類(lèi)的表達(dá),Dear …的使用通常在書(shū)信或初次傳遞郵件的對(duì)象。在同輩的,親朋好友或是同事間可以直呼起名,但是如果是你的上級(jí)或是長(zhǎng)輩,最好使用頭銜比如:Mr. Smith, Thank you for your enquiry / e-mail.(謝謝你的提問(wèn)/郵件。)

要寫(xiě)英語(yǔ)報(bào)告書(shū),怎么辦?

這是一句通常正文的開(kāi)頭。在商務(wù)郵件中,雖然看信者不一定會(huì)仔細(xì)的注意你的語(yǔ)法。但是也應(yīng)減少拼法,文法及內(nèi)容等錯(cuò)誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件,更重要的是避免錯(cuò)誤信息流出。以下列舉常見(jiàn)錯(cuò)誤:

很多人常犯的錯(cuò)誤是把e-mail寫(xiě)成復(fù)數(shù)e-mails或an e-mail。 mail是信件和名信片的總稱(chēng),故為不可數(shù)名詞。如果需要可以加上message之類(lèi)的'單詞。變成:send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter來(lái)表示 。另外不要忘了"internet"要加"the",是表示世界上獨(dú)一無(wú)二的專(zhuān)有名詞。經(jīng)常是大寫(xiě)并加the。例如:discuss on the Internet 等。還有一些錯(cuò)誤句子:"Thank you for these information." "I need to improve my vocabularies." "Let's discuss about it later." 等應(yīng)分別改成this ,vocabulary, discuss it。  

商務(wù)電子文件不同一般的信件,只敘述重點(diǎn)和相關(guān)事情。因此簡(jiǎn)潔是最重要的,尤其是在電子布告欄中的使用。 比如:
To put you in the picture regarding silk carpets, we would like to give you the following information.(為了讓你了解有關(guān)絨毯的情況,我們提供下述情況。)

報(bào)告書(shū)的目的就是為了提供資料,匯報(bào)情況。報(bào)告的正文開(kāi)頭一般用一段話(huà)概括基本情況,點(diǎn)出依據(jù)和原因,然后用“現(xiàn)將有關(guān)概況報(bào)告如下” 的來(lái)承上啟下起主干部分;蛘呦裆暇"we would like to give you the following information"來(lái)引出下面的內(nèi)容。如果分支有好幾點(diǎn),希望可以分段用數(shù)字或(●)來(lái)表示。讓人一目了然。

電子郵件的英語(yǔ)雖然不是很正式,但是也絕對(duì)不能沒(méi)禮貌,這是溝通的原則。使用婉轉(zhuǎn)表達(dá)方法對(duì)于由禮貌地溝通起到較好的效果。例如對(duì)事情無(wú)法斷言可以采取保留的態(tài)度,具體的方法是以:I think …… I wonder if ……等起頭。使用否定句會(huì)比肯定句委婉。比如 Will you …Won’t you…? Could you 比Can you 更好。再者注重簡(jiǎn)潔的電子郵件不喜歡過(guò)于婉轉(zhuǎn),因此表示適當(dāng)?shù)亩Y貌和恰當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)度就可以了。

商務(wù)信件簡(jiǎn)潔明了,姓尾客套話(huà)常常只須一個(gè)詞,如美式英語(yǔ)常用"Thanks: "Best","regards","sincerely", 英式英語(yǔ)則為 "yours truly","yours sincerely","Best wishes"。稱(chēng)呼和正文之間、段落之間,正文和結(jié)尾客套話(huà)之間一般空一行,開(kāi)頭無(wú)需空格。

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