外貿(mào)出口單證的工作流程

　　對(duì)外貿(mào)易亦稱“國(guó)外貿(mào)易”或“進(jìn)出口貿(mào)易”，是指一個(gè)國(guó)家（地區(qū)）與另一個(gè)國(guó)家（地區(qū)）之間的商品和勞務(wù)的交換。這種貿(mào)易由進(jìn)口和出口兩個(gè)部分組成。以下是小編為大家整理的外貿(mào)出口單證的工作流程，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　工作流程：

　　1.客戶詢盤：

　　一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

　　2.報(bào)價(jià)：

　　業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格、港口（空運(yùn)機(jī)場(chǎng)）及柜型等，等和客戶確定業(yè)務(wù)時(shí)， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報(bào)價(jià)。

　　3.得到訂單：

　　經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

　　4.下生產(chǎn)單：

　　得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單(工廠自己安排生產(chǎn)計(jì)劃)，安排生產(chǎn)計(jì)劃。

　　5.業(yè)務(wù)審批：

　　業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單，交給部門跟單員跟進(jìn)。

　　6.下達(dá)生產(chǎn)通知：

　　業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：

　　6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人修改L/C。

　　6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

　　6.3：如果是遠(yuǎn)期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運(yùn)用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。

　　7.驗(yàn)貨：

　　7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨(部門跟單員跟進(jìn))。

　　7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。

　　7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公證行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

　　8.備制基本文件單證:

　　在收到客戶正式的訂單時(shí)，應(yīng)制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運(yùn)單,核銷單, 報(bào)關(guān)單, 報(bào)關(guān)委托書(shū), 報(bào)驗(yàn)委托書(shū)(工廠的外貿(mào)人員還需要準(zhǔn)備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗(yàn)單) 等文件.（應(yīng)由單證員制作，交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn)）。

　　9.商檢：

　　如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

　　10.租船訂倉(cāng)：

　　10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通�？腿藭�(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期7天之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知，通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉(cāng)單。

　　10.2.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，到港時(shí)間準(zhǔn)時(shí),船期時(shí)間合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。

　　10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到進(jìn)倉(cāng)單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。 10.4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面出口貨物托運(yùn)單，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò).

　　11.安排拖柜：

　　(千萬(wàn)記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)

　　11.1.貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可 靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/裝柜圖紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司監(jiān)裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等。

　　11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

　　11.3.要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記下裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.

　　12.委托報(bào)關(guān)：

　　在拖柜前要將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話地址等。

　　13.獲得運(yùn)輸文件：

　　13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)充內(nèi)容(如果需要修改的話)傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。提單補(bǔ)充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

　　13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

　　13.3.及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

　　13.4. 如果客戶是做FOB條款的, 應(yīng)該及時(shí)通知客戶保險(xiǎn),并將提單副本傳真給他。

　　14.準(zhǔn)備其他文件

　　14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

　　14.2.FORM A原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當(dāng)?shù)厣唐窓z驗(yàn)局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

　　14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

　　14.4.裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

　　14.5.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。

　　15. 交單：

　　15.1.采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。

　　15.2.采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

　　15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

　　16.業(yè)務(wù)登記：

　　每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。

　　17.文件存檔：

　　所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

　　18.單證員平時(shí)應(yīng)注意收集海空運(yùn)價(jià),船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員的報(bào)價(jià)提供幫助.

　　工作內(nèi)容：

　　1、及時(shí)安排好打樣。

　　要按客戶的要求，書(shū)面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素：數(shù)量、原材料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工期。打樣單應(yīng)由主管簽字后，方能遞交工廠安排打樣，如涉及新開(kāi)模具，應(yīng)請(qǐng)示主管；打樣需新購(gòu)原料或輔料，應(yīng)書(shū)面通知采購(gòu)部購(gòu)買。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng)理，由經(jīng)理決定�？偟脑瓌t是：樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。

　　2、嚴(yán)格把握“報(bào)價(jià)單”，精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。

　　報(bào)價(jià)單（成本核算單）原則上是由工廠核算的。業(yè)務(wù)員在向工廠索取報(bào)價(jià)單（成本核算單）時(shí)，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到工廠提供的報(bào)價(jià)單（成本核算單）后，業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)材料使用錯(cuò)誤或者材料價(jià)格使用錯(cuò)誤以及尺寸有偏差等，應(yīng)立即通知工廠，要求工廠立即改正錯(cuò)誤。

　　當(dāng)遇到工廠未能及時(shí)提供報(bào)價(jià)單（成本核算單），客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的報(bào)價(jià)單（和以前的類似報(bào)價(jià)比較）數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)單。

　　業(yè)務(wù)員一定要將報(bào)價(jià)單中利潤(rùn)和銷售利潤(rùn)率的情況記錄下來(lái)，供日后參考。

　　美金賣價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)經(jīng)理審核后，方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來(lái)龍去脈向主管匯報(bào)清楚，由經(jīng)理決定如何操作。

　　3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。

　　樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁(yè)上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非�？蜌獾卦儐�(wèn)客戶對(duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢問(wèn)客戶是否有下訂單的可能。

　　4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹(shù)立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。

　　客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出公司內(nèi)部業(yè)務(wù)聯(lián)系清單或者廠內(nèi)合同，并立即下發(fā)到有關(guān)部門。客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬(wàn)分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客戶訂單的分析，圍繞“數(shù)量、原材料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工期”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核對(duì)（必要時(shí)要再次與車間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶

　　書(shū)面確認(rèn)�？蛻舸_認(rèn)后，立即填寫(xiě)廠內(nèi)合同并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到廠內(nèi)合同下發(fā)，

　　整個(gè)過(guò)程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用1小時(shí)解決，能1小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用2小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過(guò)程，最長(zhǎng)不能超過(guò)48個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無(wú)條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內(nèi)沒(méi)有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事：第一，盡快聯(lián)系客戶，催促客戶盡快書(shū)面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)主管，講明情況，如主管提出新的建議的，立即按主管要求去做。

　　廠內(nèi)合同的填寫(xiě)應(yīng)全部反映出客戶訂單的所有內(nèi)容及要求，以便車間的準(zhǔn)確貫徹和執(zhí)行。廠內(nèi)合同中應(yīng)絕對(duì)杜絕模糊語(yǔ)言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。

　　在廠內(nèi)合同的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒(méi)有任何絲毫的差錯(cuò)，也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。

　　當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓技術(shù)部先計(jì)算用料，但要書(shū)面通知采購(gòu)部：“所有物料采購(gòu)等通知”。

　　5、把客戶的包裝要求完整、全面、清晰、及時(shí)地告訴包裝部門，以保證包裝物品的及時(shí)到位。

　　6、與技術(shù)部、采購(gòu)部和生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人全程保持溝通，了解訂單的算料、物料采購(gòu)、生產(chǎn)安排、實(shí)際生產(chǎn)動(dòng)態(tài)和包裝物品到位程度的最新情況。如主管或經(jīng)理詢問(wèn)有關(guān)這些情況，業(yè)務(wù)員必須能對(duì)答如流，絕對(duì)要避免“我不知道”、“我還不清楚”、“大概……”這樣的言語(yǔ)。

　　7、會(huì)同技術(shù)人員和生產(chǎn)部質(zhì)量檢驗(yàn)人員，作好詳細(xì)的書(shū)面驗(yàn)貨記錄。

　　技術(shù)人員和生產(chǎn)部質(zhì)量檢驗(yàn)人員隨時(shí)檢查成品質(zhì)量情況，作好詳細(xì)的書(shū)面驗(yàn)貨記錄。如果發(fā)現(xiàn)成品有質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)立即匯報(bào)外貿(mào)主管，并立即通知生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人，以便在第一時(shí)間采取措施。反映質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應(yīng)隨機(jī)抽樣，列出數(shù)據(jù)，顯示質(zhì)量問(wèn)題的百分比，養(yǎng)成用數(shù)據(jù)說(shuō)話的良好習(xí)慣。既不能以偏概全、小題大做，更不能視而不見(jiàn)、無(wú)所作為。

　　8、業(yè)務(wù)員在驗(yàn)貨時(shí)，同時(shí)應(yīng)對(duì)訂單的所有貨號(hào)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照，并存入電腦檔案。

　　9、提早與生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人溝通，預(yù)先安排好大貨的出貨計(jì)劃。

　　負(fù)責(zé)人溝通出貨計(jì)劃確認(rèn)后，先與客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后，立即準(zhǔn)備好所有出貨資料，并在第一時(shí)間訂好艙位或航班。所有拖箱時(shí)間或送貨日期確認(rèn)后，應(yīng)立即發(fā)出書(shū)面“出貨通知”�！俺鲐浲ㄖ�”的發(fā)放范圍應(yīng)明確書(shū)寫(xiě)清楚。

　　10、做好貨款的回收。

　　如果是信用證付款，要在發(fā)貨之前將信用證上所要求的所有單據(jù)準(zhǔn)備齊全，并確保無(wú)誤，以避免銀行審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)任何不符點(diǎn)，而造成貨款回收的延誤，如因業(yè)務(wù)員繕制單據(jù)出現(xiàn)任何

　　紕漏而導(dǎo)致貨款無(wú)法回收，業(yè)務(wù)員將承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

　　11、按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的要求，月底之前及時(shí)將本月發(fā)貨的每批貨物的相應(yīng)單據(jù)包括提單復(fù)印件、報(bào)關(guān)單復(fù)印件、場(chǎng)站收據(jù)、訂單合同、裝箱單以及稅務(wù)局出口產(chǎn)品專用發(fā)票提交到財(cái)務(wù)部門。以便財(cái)務(wù)部門及時(shí)辦理核銷及退稅。

　　12、完成主管交辦的其他事項(xiàng)。

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