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項目計劃書必備的要素
一份好的項目計劃書的特點是：關(guān)注產(chǎn)品、敢于競爭、充分市場調(diào)研，有力資料說明、表明行動的方針、展示優(yōu)秀團隊、良好的財務(wù)預計等幾點，從而使合作伙伴會更了解項目的整體情況及業(yè)務(wù)模型，也能讓投資者判斷該項目的可盈利性。以下是小編給大家?guī)淼捻椖坑媱潟囊兀瑲g迎閱讀，希望對你有幫助！
1、項目范圍說明
項目范圍說明闡述進行這個項目的原因或意義，形成項目的基本框架，使項目所有者或項目管理者能夠系統(tǒng)地、邏輯地分析項目關(guān)鍵問題及項目形成中的相互作用要素，使項目干系人在項目開始實施前或項目相關(guān)文檔編寫以前，能夠就項目的基本內(nèi)容和結(jié)構(gòu)達成一致;項目范圍說明應(yīng)當形成項目成果核對清單，作為項目評估的依據(jù)，在項目終止以后或項目最終報告完成以前進行評估，以此作為評價項目成敗的依據(jù);范圍說明還可以作為項目整個生命周期監(jiān)控和考核項目實施情況的基礎(chǔ)，和項目其他相關(guān)計劃的基礎(chǔ)。
2、項目進度計劃
進度計劃是說明項目中各項工作的開展順序、開始時間、完成時間及相互依賴銜接關(guān)系的計劃。通過進度計劃的編制，使項目實施形成一個有機的整體。進度計劃是進度控制和管理的依據(jù)，可以分為項目進度控制計劃和項目狀態(tài)報告計劃。
在進度控制計劃中，要確定應(yīng)該監(jiān)督哪些工作、何時進行監(jiān)督、監(jiān)督負責人是誰，用什么樣的方法收集和處理項目進度信息，怎樣按時檢查工作進展和采取什么調(diào)整措施，并把這些控制工作所需的時間和人員、技術(shù)、物資資源等列入項目總計劃中。
3、項目質(zhì)量計劃
質(zhì)量計劃針對具體待定的項目，安排質(zhì)量監(jiān)控人員及相關(guān)資源、規(guī)定使用那些制度、規(guī)范、程序、標準。項目質(zhì)量計劃應(yīng)當包括與保證與控制項目質(zhì)量有關(guān)的所有活動。質(zhì)量計劃的目的是確保項目的質(zhì)量目標都能達到。根據(jù)ISO9001要求和PMBOK2000，為實現(xiàn)質(zhì)量目標，組織應(yīng)遵循以顧客為中心、領(lǐng)導作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法、互利的供方關(guān)系等8項質(zhì)量管理原則。
4、項目資源計劃
有了項目范圍計劃和進度計劃后，資源計劃就是決定在項目中的每一項工作中用什么樣的資源(人、材料、設(shè)備、信息、資金等等)，在各個階段使用多少資源。項目費用計劃包括資源計劃、費用估算、費用預算。
5、項目溝通計劃
溝通計劃就是制定項目過程中項目干系人之間信息交流的內(nèi)容、人員范圍、溝通方式、溝通時間或頻率等溝通要求的約定。
6、風險對策計劃
風險對策計劃是為了降低項目風險的損害而分析風險、制定風險應(yīng)對策略方案的過程，包括識別風險、量化風險、編制風險應(yīng)對策略方案等過程。
7、項目采購計劃
項目采購計劃過程就是識別哪些項目需求可應(yīng)通過從本企業(yè)外部采購產(chǎn)品或設(shè)備來得到滿足。如果是軟件開發(fā)工作的采購，也就是外包，應(yīng)當同時制定對外包的進度監(jiān)控和質(zhì)量控制的計劃。
8、變更控制、配置管理計劃
由于項目計劃無法保證一開始就預測得非常準確，在項目進行過程中也不能保證準確有力的控制，導致項目計劃與項目實際情況不符的情況經(jīng)常發(fā)生，所以必須有效處理項目的變更。變更控制計劃主要是規(guī)定變更的步驟、程序，配置管理計劃就是確定項目的配置項和基線，控制配置項的變更，維護基線的完整性，向項目干系人提供配置項的準確狀態(tài)和當前配置數(shù)據(jù)。
【拓展】怎么撰寫項目計劃書
1．面頁：
這是容易忽視的部分，有很多機構(gòu)認為內(nèi)容比形式更重要。其實，形式是可以更好的表現(xiàn)內(nèi)容的。另外，項目計劃書也是能使資助機構(gòu)了解和認識我們的一個很重要的窗口，表現(xiàn)的專業(yè)與嚴謹是決對可以得到加分的。
封面可以只簡單寫上項目名稱和日期，也可以包括以下信息：
項目名稱
申請（執(zhí)行）機構(gòu)
通訊地址
電話、傳真、E-mail
聯(lián)系（負責）人
還可以把銀行賬戶、律師、審計機構(gòu)等信息列在封面頁上。另外，如果是向某一機構(gòu)籌款的話，最好在前面加封簡單的附信。由于一份項目計劃可以提交給多個資助機構(gòu)，這就需要一個個性化的附信，要以“某機構(gòu)某人”為開頭，以表明你們對他們機構(gòu)的重視與尊重。
2．項目概要（總論）
這是最重要的一部分，也是讀者最先閱讀、瀏覽的部分。要知道基金會的項目經(jīng)理們每天都會收到大量的申請要求，他們也許沒有足夠的時間“看”完所有的項目計劃書，概要部分將成為“初選”的決定因素。所以，在概要部分要把你認為所有重要的信息匯集起來。概要一般要包括：機構(gòu)的背景信息、使命與宗旨；項目要解決的問題與解決的方法、項目申請方的能力和以往的成功經(jīng)驗等。需要特別指出的是：盡管項目概要部分排在計劃書的前半部，但實際上，這一部分是要在寫完所有計劃書以后，才動手寫的。
3．項目背景、存在的問題與需求：
在這一部分，需要詳細介紹存在的問題以及為什么你要設(shè)計這個項目來解決這些問題。要充分的說明問題的嚴重性與緊迫性，最好能提供一些數(shù)據(jù)，這樣不但可以充分的說明問題，同時還能表明你對這一項目的了解。同時，你還可以使用一些真實、典型的案例，以便在情感上打動讀者進而引起他們的共鳴。要說明項目的起因、邏輯上的因果關(guān)系、受益群體及與其它社會問題之間的關(guān)聯(lián)等。
一般來講，這一部分包括以下主要信息：
.項目范圍（問題與事件、受益群體）
.導致項目產(chǎn)生的宏觀與社會環(huán)境
.提出這個項目的理由與原因
.其它長遠與戰(zhàn)略意義
4．目標與產(chǎn)出：
在使資助機構(gòu)確信“問題”的存在以后，明確提出你的解決方案。機構(gòu)間的合作是被鼓勵的。如果你還有其它的機構(gòu)合作伙伴，也要明確說明。在這一部分中你要詳細的介紹你的項目計劃、項目的總體目標、階段性目標與任務(wù)，以及各目標的評估標準�？傮w目標是一個長期的、宏觀的、概念性的、比較抽象的描述。由總體目標可以分解成一系列具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、帶有明確時間標記的階段性目標。比如，“減少文盲”是總體目標，“到20xx年10月，使200個農(nóng)村婦女達到認識1000字”就是一個具體目標。對目標的陳述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目標要切合實際。不要承諾你做不到的事情。要牢記，資助者希望在項目完成報告里看到的是：項目實際上實現(xiàn)了這些既定目標。
5．受益群體：
在這一部分中你要對項目的收益群體做一個更加詳細的描述，有必要時，你還可以把收益群體分為直接受益和間接收益群體。比如“恩久”的能力建設(shè)項目，直接收益群體是NGO機構(gòu)和NGO的從業(yè)人員，但間接收益群體卻是NGO的服務(wù)對象。因為通過能力建設(shè)，提高了NGO機構(gòu)服務(wù)能力與效率，也就能為其服務(wù)對象提供更好、更多、更完善的服務(wù)。又比如一個殘疾人服務(wù)機構(gòu)，直接收益群體是殘疾人群，間接收益群體則是他們的家庭，甚至是整個社會。許多資助方都希望受益群體能從始至終地參與到項目之中。尤其是在項目的設(shè)計階段，受益群體的參與更加重要。你可以在附件中列出受益群體參與項目的活動，包括組織受益群體參加的討論會、主題、時間、參加人員等。同時，也讓資助方了解到你的項目不但是針對受益群體而設(shè)計的，而且，得到他們的廣泛支持與認可。
6．解決方案與實施方法：
通過以上的部分，你已經(jīng)清楚的解釋了存在的問題及你希望完成的事情�，F(xiàn)在，需要介紹你如何達到目標以及采用什么方法和具體活動來實現(xiàn)這些目標。在介紹方法時，你要特別說明這種方法的優(yōu)越特性。你可以同時列舉出其它相關(guān)的方法并把它們進行比較，還可以引用專家的觀點、其它失敗和成功的案例等�？傊浞终f明你選擇的方法是最科學、最有效、最經(jīng)濟的方法。同時，也要說明這個方面或你們機構(gòu)在采用這種方法時，也存在一定的風險與挑戰(zhàn)。還要提到為了執(zhí)行這一解決方案都需要那些條件與資源。包括：誰？在什么時候？使用什么樣的設(shè)備？做什么樣的事情？做這些事情的人要具備什么樣的能力與技能等。最好能在附件中詳細描述一下主要工作崗位的職務(wù)要求。
7．項目進程計劃：（時間表）
在這一部分中，要詳細的描述出各項任務(wù)的先后順序以及起始時間，可以用一個帶有時間標記的圖表來表示。這樣，就可以一目了然的告訴讀者“什么時候？”“做什么？”，以及各項活動之間的關(guān)聯(lián)與因果關(guān)系。
8．項目組織架構(gòu)：
這一部分要描述為了達成上述目標，需要什么樣的執(zhí)行團隊和管理結(jié)構(gòu)。執(zhí)行團隊應(yīng)包括所有項目組成員：志愿者、專家顧問、專職人員等。他們與這個項目相關(guān)的工作經(jīng)驗、專業(yè)背景、學歷等也非常重要。執(zhí)行團隊的經(jīng)驗與能力往往在很大程度上決定了項目的成敗，這也是資助方非常關(guān)心的問題。另外，還要明確項目的管理結(jié)構(gòu)。項目總負責人、財務(wù)負責人及其它各分項目負責人都應(yīng)該明晰地寫出來。如果是兩個或多個機構(gòu)合作共同完成一個項目，還要表明各機構(gòu)的分工。工作流程也要很清楚，各項工作的先后順序、邏輯關(guān)系等。
9．費用、預算與效益：
這一部分所要提供的決不僅僅是一個費用預算表（當然，預算表也是很重要的，你可以把它放在附件中），而是要敘述和分析預算表中的各項數(shù)據(jù)，總成本與各分成本，包括：人員、設(shè)備的費用等。其中，人員經(jīng)費類別可以包括工資、福利和咨詢專家費用；非人員經(jīng)費小類別可以包括差旅費、設(shè)備和通訊費等。如果已經(jīng)有了一部分資金來源，也要注明。而且，要很明顯的寫出你還需要總數(shù)為多少的經(jīng)費上的支持。上面提到的是投入，還有一個很重要的部分是產(chǎn)出的效益。往往很多NGO在項目計劃中不談效益，錯誤的認為NGO的服務(wù)是不談效益的。事實上，除國際上正在推行的NGO合理收費外，NGO服務(wù)的另一大特點是產(chǎn)生巨大的社會效益。盡管社會效益比較難量化，但你還是可以盡量找一些數(shù)據(jù)來分析一下社會效益，那怕只是估算也好。比如，一個戒毒人員的服務(wù)機構(gòu)，雖然他們是為吸毒人員提供免費的服務(wù)，沒有任何收入。但是他們還是可以估算出通過服務(wù)于一個吸毒人員，從而可以減少那些方面的社會問題來計算，可以包括：吸毒人員的醫(yī)療費用、失業(yè)、犯罪等相關(guān)費用進行估算。總之，你越明確的算出單位成本的投入可以產(chǎn)生的效益，就越能說明你的方法的優(yōu)越性，也就越能得到資助方的同意。財務(wù)與審計方法也要在這部分中提到。
10．監(jiān)控與評估：
監(jiān)控是項目實施過程中的非常重要的部分，監(jiān)控的執(zhí)行機構(gòu)與人員（可以是理事會、資助方或其它第三方機構(gòu)）、監(jiān)控任務(wù)等都應(yīng)該寫在項目計劃中。與之相關(guān)的還有項目團隊的自我評估計劃。項目進行中的評估報告比項目結(jié)束的評估還要重要，在項目的不同階段進行評估，可以使你及時的發(fā)現(xiàn)問題，盡早的解決。同時，可以使資助方得到一個信息，那就是你們不但提出了一個很好的計劃，而且，可以很好地實現(xiàn)這個計劃。請注意，項目的實施方法是資助方評判是否給予資助的一個非常重要的因素。有兩種可供參考的監(jiān)控和評估方式。一種是衡量結(jié)果，另一種是分析過程。其中一種或者兩者都有可能適用于你的項目。你選擇何種方式將取決于項目的性質(zhì)和目標。無論選擇何種方式，你都需要說明你準備怎樣收集評估信息和進行數(shù)據(jù)分析。在項目進行到那些階段，進行階段性的評估。評估活動及時間也應(yīng)該包括在項目實施計劃的時間表當中。
無論是監(jiān)控報告還是評估報告，都應(yīng)該包括：項目的進展與完成的情況、原定計劃與現(xiàn)實狀況的比較、預測未來實現(xiàn)計劃的可能性等。
除總體評估報告外，還要提供一些子評估報告。比如，項目中期的審計報告等。
11．附件：
任何你認為重要的文件，或放在正文中太長時，都可以把它們放在附件當中。比如：機構(gòu)的介紹、年報、財務(wù)與審計報告、名單、數(shù)據(jù)、圖表等。你可以把那些在正文中會干擾讀者，或使他們的興趣偏離主題的部分放到附件當中。但一定不要忘了在正文中提到：詳細情況，請察看附件�？傊�，附件的目的是使正文緊湊、干凈，同時，如果讀者對某些問題的細節(jié)感興趣的話，他還可以在附件中找到需要的內(nèi)容。
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