淺析人事檔案管理與利用

　　為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，以下是小編為大家收集的淺析人事檔案管理與利用，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　一、人事檔案管理的重要性

　　人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

　　二、人事檔案管理與利用存在的問題

　　(一)歷史遺留問題多，升級達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重。

　　體制調(diào)整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問題。如人事檔案盒(袋)破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不一，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后，我局面臨1218份人事檔案的重新整理，升級達(dá)標(biāo)工作，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

　　(二)人事檔案管理硬件不足。

　　我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案，但沒有實(shí)現(xiàn)“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

　　(三)專職檔案管理人員缺乏。

　　我局主要是由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

　　(四)局直單位人事部門檔案意識不強(qiáng)。

　　為規(guī)范我局人事檔案管理工作，我局印發(fā)了《省長江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長江河道管理局檔案材料借(調(diào))閱制度和傳遞制度》，可是有些單位仍不能認(rèn)真對照制度，及時將需要?dú)w檔的.人事檔案材料報送省局，借(調(diào))閱人事檔案時也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

　　(五)信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。

　　人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

　　(六)檔案管理手段落后。

　　現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

　　三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

　　(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。

　　單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問題;要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實(shí);要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

　　(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。

　　要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財務(wù)計劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí);要利用單位辦公樓即將拆遷的機(jī)會，改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開;要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。

　　(三)要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。

　　為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)人事檔案升級達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平;要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期長江河道管理事業(yè)發(fā)展對人事檔案管理的新要求;同時，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。

　　(四)完善、落實(shí)人事檔案管理制度。

　　在我局現(xiàn)有收集歸檔制度、借(查)閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。

　　在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查監(jiān)督局直單位對檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況，督促局直單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送我局，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。

　　(五)提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　　要順應(yīng)時代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相;防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器;復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī);裝訂技術(shù);自動打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

　　拓展：人事檔案管理辦法

　　第一條員工檔案內(nèi)容

　�。ㄒ唬�應(yīng)聘人員面試評價表、新員工聲明、試用合同。

　�。ǘ�）員工登記表、身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關(guān)證件的復(fù)印件。

　�。ㄈ�）員工檔案照片。

　�。ㄋ模﹩T工轉(zhuǎn)正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。

　�。ㄎ澹﹩T工異動申請表、異動交接手續(xù)。

　�。�六）其他反映員工信息的材料。

　　第二條存檔要求

　　（一）公司員工內(nèi)部檔案應(yīng)及時、全面地收集到人力資源部統(tǒng)一保管；各部門應(yīng)主動將平時形成的應(yīng)歸檔材料及時送交人力資源部保管；駐外機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)卣衅傅娜藛T須建立詳細(xì)的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。

　�。ǘ�）人力資源部對收集的歸檔材料按規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂并按員工順序號進(jìn)行存放保管。為確保檔案的準(zhǔn)確，每半年對內(nèi)部檔案進(jìn)行檢查、核對，同時不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當(dāng)年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。（具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執(zhí)行）

　　第三條檔案借閱

　�。ㄒ唬┎殚�、借閱員工檔案的人員須是部門經(jīng)理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。

　�。ǘ�）查閱、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱（借閱）登記薄》。

　�。ㄈ�）檔案借出時間不超過5個工作日。查閱、借閱檔案者負(fù)有保密義務(wù)和保管責(zé)任。

　　第四條附則

　�。ㄒ唬┍局贫扔晒�司規(guī)章制度編審委員會起草并修訂，經(jīng)公司職代會討論并通過，自20xx年1月1日總經(jīng)理簽發(fā)公布之日起正式實(shí)施。

　�。ǘ�）須制作運(yùn)用的管理表單有《檔案查閱（借閱）登記薄》（執(zhí)行部門可據(jù)實(shí)調(diào)配）。

　�。ㄈ�）本制度由人力資源部負(fù)責(zé)執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸公司人力資源部。

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