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談數(shù)字檔案信息縮微品輸出的標準化工作
檔案的安全保管和有效利用，是檔案工作永恒的主題。當前，我國檔案安全保障體系建設(shè)正在進入一個嶄新的階段，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給新技術(shù)環(huán)境下數(shù)字檔案信息的安全帶來了新的隱患和挑戰(zhàn)。目前，我國各級各類檔案館所保存的數(shù)字檔案信息的數(shù)量急劇增加，種類日趨繁雜，應(yīng)用范圍和證據(jù)價值不斷擴大，其重要地位和作用日益凸顯�？茖W管理數(shù)字檔案信息，保證其真實、完整、可用和安全，是檔案工作者面臨的全新課題。針對這一世界性難題，各國專家開展了廣泛、深入的研究，并以研究結(jié)果為基礎(chǔ)，進行了大量實踐�？蒲袑嵺`證明：在當前的法律、技術(shù)環(huán)境下，進行數(shù)字檔案信息縮微品輸出是解決這一問題的有效策略。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的科學開展，其標準化工作起著至關(guān)重要的作用。數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作，整合應(yīng)用了計算機技術(shù)、數(shù)字檔案信息縮微品輸出技術(shù)等多種技術(shù)，這給其標準化工作提出了更高的要求。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出標準制定工作持續(xù)開展
近年來，筆者所在單位在數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的標準化方面進行了一些研究，承擔完成了部分標準的起草工作。
1.數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范(DA/T44-2009)
該標準列入國家檔案局2006年檔案工作行業(yè)標準制定計劃，2010年1月1日正式實施。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出是一個較新的技術(shù)領(lǐng)域，涉及計算機、圖像處理、縮微等多種技術(shù)的整合應(yīng)用，這對該領(lǐng)域配套的管理、技術(shù)研究和標準化工作都提出了較高的要求。但當時國內(nèi)外檔案界尚缺乏針對數(shù)字檔案信息縮微品輸出的研究成果和實際工作經(jīng)驗，沒有相關(guān)國際標準、國家標準或檔案行業(yè)標準的指導(dǎo)，其他國家的標準也極為鮮見，這些都嚴重阻礙了該技術(shù)在檔案界的推廣應(yīng)用。為此，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所專門組織從事信息技術(shù)應(yīng)用研究和影像技術(shù)應(yīng)用研究多年，以及在數(shù)字檔案信息縮微品輸出技術(shù)應(yīng)用方面積累了一定經(jīng)驗的同志組成項目組，開展研究，以解決數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作中的一系列管理、技術(shù)問題，進而開展本標準的研制工作。
(1)標準適用范圍
該標準規(guī)定了數(shù)字檔案信息輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求，適用于利用計算機等設(shè)備將A0或A0以下幅面紙質(zhì)檔案數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字圖像制作成縮微品的過程。其適用范圍可從以下幾方面進行理解。
檔案原件。該標準適用的對象是數(shù)字檔案信息，標準在“術(shù)語和定義”一章對這一概念進行了闡述，即“紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后產(chǎn)生的數(shù)字圖像”。對于計算機環(huán)境中生成的電子文件該標準沒有涉及。這是因為電子文件與該標準所指的數(shù)字圖像產(chǎn)生的環(huán)境不同，屬性差異較大，影響輸出效果的因素也各不相同，因此將電子文件納入該標準的適用范圍不利于標準的利用。
原件尺寸。該標準適用的檔案原件的尺寸為A0或A0以下。對于特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的縮微品輸出問題，由于其在掃描和膠片輸出過程中的分幅、合幅等情況較A0或A0以下幅面紙質(zhì)檔案的情況更為復(fù)雜，較傳統(tǒng)縮微拍攝時超大尺寸紙質(zhì)檔案的分幅情況涉及到的因素也更多，因此，建議另行制定標準。
縮微膠片。標準適用于16mm和35mm卷式黑白縮微膠片，不包含彩色縮微膠片。這主要源于以下兩方面的原因。首先，彩色縮微膠片與黑白縮微膠片有很大差別，特別是質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，因此，應(yīng)單獨制定標準，以利于實際操作。另外，由于當時技術(shù)條件、設(shè)備、膠片價格等方面的問題，從傳統(tǒng)縮微拍攝到COM技術(shù)，基本都是應(yīng)用黑白縮微膠片作為檔案信息的保存載體。制定標準的時機還不夠成熟。
但是，隨著技術(shù)的發(fā)展，設(shè)備性能、彩色縮微膠片的成本、耐久性等問題都在逐步得以解決。數(shù)字檔案信息輸出到彩色縮微膠片的需求也越來越多，相關(guān)標準也應(yīng)盡快出臺。
(2)標準主要內(nèi)容
該標準以科學性、先進性、實用性為準則，以有利于檔案信息的長期安全保存和有效利用，推動技術(shù)進步為目標，以大量科學嚴謹?shù)膶嶒灋榛A(chǔ)，規(guī)范了在16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上輸出數(shù)字檔案信息的工作，提出了合理的操作程序和各操作環(huán)節(jié)的技術(shù)要求。主要包括輸出前準備、畫幅、影像區(qū)、進片距尺寸、影像排列、縮率、分幅和合幅、檢索、輸出、接續(xù)、沖洗、質(zhì)量要求、補充輸出與接片、存儲等方面內(nèi)容。
該標準屬國內(nèi)首個數(shù)字檔案信息縮微品輸出過程控制方面的檔案行業(yè)標準，它帶動了該領(lǐng)域系列標準的研制，極大地推動了該工作在檔案界的開展，成為檔案安全保障體系建設(shè)中一項有利的理論支撐和技術(shù)保障。
(3)標準后續(xù)宣貫工作
《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》(DA/T44-2009)的出臺，受到各級檔案部門的高度關(guān)注，其宣貫工作也受到廣泛期待。為此，我們開展了多種形式的宣貫工作，其中《數(shù)字檔案信息縮微品輸出》多媒體教材編制是較為重要的一項。
本教材為檔案行業(yè)崗位培訓教材，詳細介紹了工作的總體規(guī)劃和工作流程，逐一描述了每個環(huán)節(jié)的工作方式、方法和操作規(guī)程，介紹了設(shè)備的具體操作、常用參數(shù)的選擇原則，以及特殊原件的處理等方面的內(nèi)容。
本教材的出版發(fā)行，能夠更好的指導(dǎo)數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作科學化規(guī)范化開展，是《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》(DA/T 44-2009)很好的宣貫教材。
2.特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范(DA/T 49-2012)
該標準列入國家檔案局2009年檔案工作行業(yè)標準制定計劃。2013年1月1日正式實施。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的標準化開展，僅僅靠一個標準的出臺是遠遠不夠的，它需要系列標準的共同支撐。近年來，在《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》(DA/T 44-2009)研制的基礎(chǔ)上，我們在該領(lǐng)域進行了一系列研究工作，以期不斷完善數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的標準體系�！短厥夂统蟪叽缂堎|(zhì)檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》(DA/T 49-2012)的研制就是其中之一。
(1)標準適用范圍
該準規(guī)定了特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像輸出到35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求。所謂特殊和超大尺寸，主要指《技術(shù)制圖 圖紙幅面和格式》(GB/T 14689-2008)中所規(guī)定的圖紙的尺寸，該標準所列圖紙尺寸涵蓋了絕大多數(shù)圖紙的尺寸范圍。對于其他尺寸紙質(zhì)檔案，可按能容納下全部檔案的最小標準尺寸處理。
(2)標準主要內(nèi)容
該標準主要針對特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像輸出到縮微膠片上的工作，提出合理的技術(shù)要求，以解決此類檔案輸出到縮微膠片上時信息的規(guī)范性、完整性、長期可讀性等方面的問題，主要包括縮率、分幅、數(shù)字圖像準備、編排、縮微膠片、輸出、沖洗、質(zhì)量要求、存儲等方面的內(nèi)容，對不同尺寸范圍的檔案原件的分幅方法作出了重點、詳細說明。
該標準的出臺，將極大地推動特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像縮微品輸出工作的開展，使數(shù)字檔案信息縮微品輸出標準體系更加完善。
3.計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套保存數(shù)字檔案的技術(shù)規(guī)范
長期安全保存數(shù)字檔案信息，目前檔案界的普遍做法是利用COM或COLD技術(shù)將其存儲在縮微膠片或光盤等介質(zhì)上�？s微品具有穩(wěn)定性好、環(huán)境依賴性小等特點，可以實現(xiàn)檔案信息的長期安全保存。但是，縮微品也有其局限性，例如：直接利用縮微品的用戶滿意度較低、不利于快速檢索與分析、復(fù)制品的質(zhì)量會降低等。光盤存儲，由于數(shù)字信息讀取技術(shù)和設(shè)備的高頻率淘汰性，使得許多年代久遠的數(shù)字檔案信息無法被讀取，成為無價值的文件。因此，單純應(yīng)用上述任何一種方式對于檔案信息的長期安全保存都是不夠的。國內(nèi)外研究實踐表明，COM-COLD雙套保存模式將是數(shù)字檔案信息安全保存的更為有效的方式，它將成為今后一段時間數(shù)字檔案信息備份策略的發(fā)展趨勢。為此，國際標準ISO 11506特提出了計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套保存電子數(shù)據(jù)的模式的應(yīng)用。
目前，COM技術(shù)與COLD技術(shù)在各個檔案館均有一定數(shù)量的應(yīng)用，并分別出臺了檔案行業(yè)標準《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》(DA/T 44-2009)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)等。但是，很少有單位對這兩種技術(shù)從工作規(guī)劃，到生產(chǎn)過程，再到產(chǎn)品保存與應(yīng)用，進行統(tǒng)籌管理。為確保COM-COLD產(chǎn)品利用的方便快捷和檔案信息的長期安全保存，從檔案工作實際出發(fā)，針對數(shù)字檔案COM-COLD雙套保存工作，制定適用于檔案行業(yè)的技術(shù)規(guī)范，以解決當前COM產(chǎn)品與COLD產(chǎn)品形式上是雙套，邏輯上并無關(guān)聯(lián)的現(xiàn)狀，指導(dǎo)數(shù)字檔案COM-COLD雙套保存工作的開展，是必要和可行的。
為此，我所承擔了列入2010年檔案工作行業(yè)標準制定計劃的《計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套保存數(shù)字檔案的技術(shù)規(guī)范》的起草工作。
(1)標準適用范圍
該標準適用于文本、圖形、圖像等形式的數(shù)字檔案輸出到黑白縮微膠片和光盤上，進行COM-COLD雙套保存，不適用于音頻、視頻、三維圖形、動態(tài)圖像等形式的數(shù)字檔案。
與前兩個標準適用的檔案原件有所不同，該標準適用于各種以數(shù)字形式存在的檔案信息資源，既包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化產(chǎn)生的檔案信息，也包括電子文件歸檔形成的檔案信息。
(2)標準主要內(nèi)容及所處階段
該標準規(guī)定了將數(shù)字檔案輸出到黑白縮微膠片和光盤上，進行COM-COLD雙套保存的技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范，以保證數(shù)字檔案的長期安全保存和有效利用。主要包括COM-COLD雙套保存基本要求、計算機輸出縮微品(COM)相關(guān)要求、計算機輸出光盤(COLD)相關(guān)要求、COM-COLD雙套保存的憑證性利用等方面的內(nèi)容。
該標準的出臺，將引導(dǎo)數(shù)字檔案信息長期安全保存工作更加科學、有序、快速地開展，進而促進檔案安全保障能力的快速提升。目前，該標準已經(jīng)過起草、征求意見階段，進入送審階段。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出標準化工作任重道遠
標準化是一項綜合性工作，包括制定、發(fā)布、實施和使用標準的系統(tǒng)過程，而標準則是標準化活動過程的核心要素。經(jīng)過上述標準的研制及其相關(guān)研究工作的開展，我們在數(shù)字檔案信息縮微品輸出標準化工作方面積累了一些經(jīng)驗，取得了一定成果。同時，隨著研究的深入，也越發(fā)感到，我們的研究還僅僅是個開始，如果說具體標準的制定工作是一個個點，那么，標準化工作就應(yīng)稱之為面，數(shù)字檔案信息縮微品輸出標準化工作還有大量工作要做。
1.進一步完善標準體系
隨著科技發(fā)展，新技術(shù)、新設(shè)備、新方法將逐漸被應(yīng)用于檔案信息長期安全保存工作中來。我們應(yīng)做到標準先行，引導(dǎo)技術(shù)朝著更加科學、更加適合檔案管理工作的方向發(fā)展。目前，在這個領(lǐng)域的標準體系建設(shè)方面已經(jīng)有了一定的基礎(chǔ)，比如，過程管理方面，質(zhì)量控制方面，以及其它一些方面，都有部分標準。這些標準有檔案工作行業(yè)標準，也有國家標準。這些標準為我們工作的開展奠定了很好的基礎(chǔ)，在具體工作中應(yīng)該嚴格遵循。但是，僅有這些又是不夠的，我們應(yīng)隨著技術(shù)的發(fā)展，對標準體系不斷完善，例如，計算機輸出彩色縮微膠片技術(shù)規(guī)范就將是我們下一步重點研究，并爭取在標準化方面有所作為的領(lǐng)域。
另外，對已有技術(shù)標準，應(yīng)隨著技術(shù)的發(fā)展，及時進行修訂，使其能夠真正對數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作起到科學規(guī)范的作用。
2.做好配套科研支撐工作
技術(shù)標準的出臺，離不開科研的支撐。扎實、嚴謹?shù)目茖W研究，能夠為標準的制定提供大量的實驗數(shù)據(jù)和分析結(jié)論，使之更具科學性、實用性。因此，標準的出臺和實施，均應(yīng)以嚴謹?shù)目茖W研究為基礎(chǔ)。我們應(yīng)積極做好配套科學研究工作，以支持數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的標準化開展。
3.加強標準的宣貫工作
只有當標準在實踐中得到應(yīng)用以后，標準化的作用才能體現(xiàn)出來。沒有標準的應(yīng)用，標準化工作就失去了根本意義。
對已有技術(shù)標準，應(yīng)加強宣貫工作，以使其得到更好的應(yīng)用。例如，舉辦講座、做好配套實用指南及相關(guān)多媒體教材的編制工作等都是很好的宣貫途徑。標準與相關(guān)實用指南及多媒體教材配套使用，將對數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作的開展起到全方位指導(dǎo)作用。
數(shù)字檔案信息縮微品輸出既能保持縮微影像技術(shù)在檔案保存方面的優(yōu)點，又能發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案信息處理與利用中的優(yōu)勢，是檔案管理工作理想且謹慎的選擇。數(shù)字檔案信息縮微品輸出的標準化工作涉及標準體系的建立與維護、配套系統(tǒng)化指導(dǎo)工作的開展、相關(guān)科學研究的支撐等諸多方面的任務(wù)，是一項任重而道遠工作。目前，數(shù)字檔案信息縮微品輸出工作在我國檔案界已逐步開展，并受到各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正是該方面標準化工作開展的最佳時期。我們應(yīng)抓住這個時機，不斷深入研究，完善其標準體系，促進標準的科學應(yīng)用，為數(shù)字檔案信息長期安全保存和有效利用保駕護航。
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