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怎么寫商務(wù)英語電子郵件
“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。我們要怎么樣才能寫好一篇商務(wù)英語電子郵件?下面是小編分享的寫商務(wù)英語電子郵件的幾點(diǎn)建議，歡迎閱讀。
寫好電子郵件的幾點(diǎn)建議
1.可執(zhí)行性.
一份備忘錄,報(bào)告,或者幻燈片與經(jīng)典名著雙城記的最大區(qū)別就在于前者是具有可執(zhí)行性的.一本小說是為了讓人欣賞,商業(yè)文檔則是希望閱讀者去執(zhí)行一些事情:比如投資一家爆米花公司,填寫一份器官捐獻(xiàn)表格或者有序的疏散一座大樓里的居民.問問自己:我的郵件是不是為了讓讀者去做執(zhí)行某些事情的?如果不是,為什么我還要發(fā)這封郵件?
2.直截了當(dāng)表達(dá)你的意思.
M·奈特·沙馬蘭(驚悚片導(dǎo)演)是專門拿錢來嚇唬觀眾的.而我們拿錢確是為了不讓我們的.老板收到驚嚇. 不管你的目的是什么,在第一行直接寫出來. 神秘感和情節(jié)是很好的娛樂和寓教方式,但如果你并不他們?yōu)樯?那最好還是在文檔中開門見山的表達(dá)你的意思.問問自己:是否讀者在沒有詳細(xì)閱覽內(nèi)容之前,僅從你的標(biāo)題或第一句話就能了解你的意圖?如果不能,那讀者可能就不了解為什么在你連清晰的意圖都沒有時(shí)還在堅(jiān)持你信(文檔)中所寫的內(nèi)容.
3.不要假設(shè).
你覺得你文檔的讀者需要了解像"如果地鐵工人罷工項(xiàng)目就不能完成"或者"一切都取決于未來100年內(nèi)不會(huì)發(fā)生5級(jí)颶風(fēng)",再或者"雷曼兄弟的破產(chǎn)會(huì)不會(huì)讓整個(gè)行業(yè)分崩離析"這樣的問題么? 讓你的讀者自己去思考. 不要假設(shè)每個(gè)人都會(huì)記得你說的每句話.如果你擔(dān)心某段措辭,條款或者引用會(huì)引起別人的迷惑時(shí),只需要有針對(duì)的解釋清楚就可以了.問問自己:有那些我寫的東西是讀者已經(jīng)知道或者應(yīng)該知道的?我是不是下意識(shí)的沒有表達(dá)清楚?如果答案是肯定的,那么他們會(huì)對(duì)我之后說的東西表示迷惑也就不奇怪了.
4.清晰的思路.
你收到過多少封正文寫著"你有什么想法?"而后面跟著長長的一串轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的郵件? 這封郵件的作者一定是在說,"我實(shí)在沒時(shí)間跟你解釋我的原因或者我想讓你做什么." 當(dāng)你寫郵件的時(shí)候,確保你已經(jīng)對(duì)你的想法或者你想讓讀者花時(shí)間去做的事情進(jìn)行了清晰的解釋.問問自己:我是不是已經(jīng)在郵件中告訴讀者我的看法或者可供讀者回應(yīng)的選擇.如果沒有,為什么我會(huì)假設(shè)他們能了解我的思想?
寫電子郵件盡量避免使用的5大字體
在發(fā)電子郵件，做演講，甚至在寫個(gè)貼在辦公室墻上的友情小提醒時(shí)，都需要選擇一種字體。如何選擇恰當(dāng)?shù)淖煮w成了讓人頭疼的事情。
字體形狀千差萬別，大小不一，顏色各異。但這不意味著你可以隨心所欲，選擇使用任何字體：以下幾種字體就不建議使用。
Step 1: Arial
Arial已經(jīng)陪伴我們太久了。如今，在使用這個(gè)字體時(shí)，人們常會(huì)順理成章地聯(lián)想到這個(gè)場景：一名中年男子拋棄了他的妻子，換了位更年輕，更性感的模特作伴。因此，Arial作為一種字體，與衣著邋遢的、心灰意冷的棄婦有異曲同工之妙。
Step 2: Times New Roman
在web2.0風(fēng)靡的時(shí)代，Times New Roman這種字體已經(jīng)不大適合用了。這種字體顯得有些粗陋，每個(gè)字母都有很銳利的扭曲，顯得怪怪的，很難看。選用一些漂亮的字體吧，比如Verdana or Calibri，讓Times回家吃飯吧!
Step 3: Papyrus
每個(gè)你用Payrus鍵入的字看起來都像古希臘語-盡管像是由一個(gè)“未來機(jī)器人”寫下來的。
如果你在使用這個(gè)字體，那一不做二不休，干脆字體顏色選成綠色，然后在你的e-mail下方簽名中寫“Save the trees! Please don't print this e-mail unless you really need to.。.”(愛護(hù)樹木，人人有責(zé)!除非確實(shí)需要，否則請(qǐng)勿打印此郵件。)，這樣一來，好像你的每封郵件都具有打印價(jià)值了一樣。
Step 4: Comic Sans
在不能使用的字體中，這是爺字輩的'人物。最初，人們設(shè)計(jì)Comic Sans字體，是為了讓其快速在連環(huán)畫冊中搶占一席之地，成為其專用字體。但很快，人們便發(fā)覺，這個(gè)字體被隨處濫用，已經(jīng)引起人的視覺疲勞了。如今，除了在辦公室里，人們還用它寫寫沒人關(guān)注的通知外，在其他領(lǐng)域，這種字體已經(jīng)銷聲匿跡了。
Step 5: Curlz
“看看我吧!”這個(gè)字體挺張揚(yáng)：“從我身上就完全能看得出，我是一個(gè)怎樣的人!我有些輕狂，有些與眾不同。我必將脫穎而出!”
讀不太懂他們寫的是什么也無妨，因?yàn)槟苓x擇這種荒唐字體的人，一般來說，也沒什么重要的事情要講。
真實(shí)故事：去年，VideoJug圣誕聚會(huì)的邀請(qǐng)函就選用的Curlz字體，字體顏色全部選擇的是紅色和綠色。這讓整個(gè)辦公室的人都大倒胃口。
一言以蔽之：選擇字體時(shí)一定要細(xì)心。因?yàn)橐坏┻x錯(cuò)了字體，你便會(huì)看起來像個(gè)大笨蛋。
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