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商務(wù)英語寫作的基本要求
在商務(wù)的寫作過程中，大家都必須遵循6C原則，6C原則分別是準確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，下面小編就來為大家詳細介紹一下吧!
第一條原則：準確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語寫作的準確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語水平;使用精確措詞，傳達準確信息;正確地使用語法和標點符號;拼寫正確。
1.恰當?shù)恼Z言風格
我們在撰寫正式的商務(wù)英語寫作時，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語言;而當起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時，可使用較通俗的口語。
2.準確的措詞和信息
商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語，一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔。商務(wù)英語寫作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。
3.正確的語法和標點符號
常見的標點符號錯誤主要出現(xiàn)在逗號、冒號、省字號等。
常見的語法錯誤一般出現(xiàn)在以下幾個方面：
(1)主謂之間的一致關(guān)系
(2)代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
(3)懸垂句
(4)修飾語與被修飾語之間的一致關(guān)系
(5)狀語的位置
4.正確的拼寫
第二條原則：清楚(Clarity)
寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。
1.邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
(1)因果關(guān)系(Cause & Effect)
(2)時間順序(Chronological Development)
(3)序列順序(Sequential Development)
(4)比較(Comparison)
(5)一般到特殊(From General to Specific)
(6)特殊到一般(From Specific to General)
2.合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語寫作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長度，把各種長句、短句、簡句、復(fù)雜句等最佳組合成長度恰當?shù)亩温�。請看例句�?/p>
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
3.統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。
4.強調(diào)(Emphasis)
在商務(wù)英語寫作中，有時需要強調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。
5.避免采用模糊的語句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡潔(Conciseness)
簡潔是現(xiàn)代商務(wù)英語寫作的發(fā)展趨勢，是在保證內(nèi)容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務(wù)英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
1.用簡潔的語言(Use simple language)
2.少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見的陳詞濫調(diào)：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don t hesitate
3.避免冗長的表達方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
4.刪改無關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。
5.多使用主動語態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達意思
請比較下面兩個句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語寫作要求內(nèi)容書寫得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語言，直接了當?shù)貍鬟f信息，說明問題，切忌籠統(tǒng)模糊。
1.盡可能地提供明確、具體的信息。
2.使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺模糊籠統(tǒng)。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語寫作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫作方法：
1.使用禮貌友好的詞匯
2.體諒對方的寫作態(tài)度(You-Attitude)
3.措辭得體(Appropriate Wording)
4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語
5.及時答復(fù)(Timely Response)
商務(wù)英語寫作的基本要求
1.清楚(clarity)
商務(wù)英語寫作要求，在動筆前必須有一個明確的目的(purPose),首先清楚自己想說什么，再用別人易于理解的文字表述出來。為了使內(nèi)容清楚易懂,必須使用正確的句型結(jié)構(gòu)，選擇恰當?shù)脑~匯，避免采用模糊不清的語句(ambiguoussentences)來表達思想。
2.簡潔(Conciseness)
簡潔即意味著用盡可能少的詞句來表達某種思想。商務(wù)英語寫作要求既要簡短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。要做到這一點，就必須避免字句冗長累贅(Wordinessandredundancy)。
3.完整(Completeness)
商務(wù)英語寫作的內(nèi)容要力求完整。比如商務(wù)書信，它必須包括寫信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。例如:接受對方的報盤時，比較好把條件全部陳述清楚或具體說明所接受的報盤的根據(jù)是什么(如報價單，信件等等)，因為這種信實際上已是成交合同，一旦發(fā)出，即對雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。
4.正確(Correctness)
正確不僅僅是指英語語法，標點符號和拼寫，文字內(nèi)容也要書寫正確。商務(wù)寫作中，數(shù)字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘，謬以千里”，如￡65,000與￡650,000就相差585,000英鎊。商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語，一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確，但如使用不正確，就會引起混亂、誤解，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商務(wù)術(shù)語。
商務(wù)英語寫作的基本要求
1、信頭
信頭是指印制或打印在信頭上的企業(yè)名稱、地址、電話號碼、傳真號碼、電子郵件、公司網(wǎng)站等。
2、日期
日期通常印在信紙的右下方，或發(fā)件人姓名和地址的下方。日期在英式書寫為日、月、年;在美式書寫為月、日、年。
為了避免誤解，日期和年份用數(shù)字表示，而月份則用英文表示，第一個字母大寫，也可使用縮寫。例如：May 1,1998(美式書寫);1，May ,,1998(英式書寫)。
3、收信人的姓名和地址
在書寫收信人姓名時，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不要在公司名稱前加或刪去前綴The，也不要改用傳統(tǒng)的寫法和縮寫，如Company和Co.不能互換，否則會被視為不禮貌的行為。
如果收件人是個人，應(yīng)在收件人姓名前加稱謂，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)、Pres.(總經(jīng)理、總裁、社長等)、Prof.(教授)等。收件人的地址寫法與信封的格式相同。
4、稱謂
在商務(wù)英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。
5、正文
正文的地位和內(nèi)容與中文信函相同。在英文商務(wù)信函中，信文從標題下面兩行開始寫，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。
信件正文以占信紙的四分之三為宜，周圍留有一定的空白，每行的第一個字從左邊取全，右邊的第一個字不必取全，但要盡量考慮到整齊和美觀。
6、結(jié)尾
英文商務(wù)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當于"敬上"的意思。
如果收信人是一家公司，則常用謙稱：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。需要注意的是，結(jié)束語的方式后面必須有一個逗號。
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