溝通管理計(jì)劃內(nèi)容

　　所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳達(dá)給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過程。

　　按照美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的描述，溝通管理計(jì)劃應(yīng)該包括以下內(nèi)容。

　　(1)項(xiàng)目干系人溝通要求。

　　(2)對(duì)要發(fā)布信息的描述，包括格式、內(nèi)容和詳盡程度。

　　(3)信息接收的個(gè)人或組織。

　　(4)傳達(dá)信息所需的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和/或新聞發(fā)布等。

　　(5)溝通頻率，如每周溝通等。

　　(6)上報(bào)過程，對(duì)下層無法解決的問題，確定問題上報(bào)的時(shí)間要求和管理鏈(名稱)。

　　(7)隨項(xiàng)目的進(jìn)展對(duì)溝通管理計(jì)劃更新與細(xì)化的方法。

　　(8)通用詞語表。

　　下面就對(duì)與溝通管理計(jì)劃有關(guān)的各部分內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明。

　　1.信息的傳遞方式

　　信息的傳遞有很多種方式，以下是常見的項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息傳遞方式。

　　(1)會(huì)議。

　　(2)書面通知，包括電子郵件。

　　(3)’專設(shè)的項(xiàng)目管理軟件。

　　2.信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目公司的管理需要和項(xiàng)目周期的特點(diǎn)，界定項(xiàng)目當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生哪些信息，來自哪些部門，以何種介質(zhì)存在，對(duì)于舊信息如何處理等問題。另外，文件的編碼規(guī)則也屬于這一范疇。

　　可以參考IS09000中對(duì)文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來制定相關(guān)條款。

　　(1)描述信息發(fā)送的對(duì)象、時(shí)間、方式。

　　根據(jù)干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如：

　�、偌堎|(zhì)文件。

　　②電子文件。

　　③正式的商務(wù)信函。

　�、軅髡�。

　�、輹�(huì)議傳達(dá)。

　　一個(gè)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結(jié)構(gòu)如表12-1所示。

　　(2)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告的格式。

　　一般來講，統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告應(yīng)該發(fā)送給全體項(xiàng)剛羽隊(duì)成員，以便成員了解項(xiàng)目的進(jìn)度。因此，公司有必要對(duì)這一報(bào)告制定統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)統(tǒng)一制定酌模板進(jìn)行修改，定期發(fā)送項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告。

　　(3)用于創(chuàng)建和獲得信息的日程表。

　　結(jié)合項(xiàng)目計(jì)劃，規(guī)定誰負(fù)責(zé)創(chuàng)建、收集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息。時(shí)間表需要項(xiàng)目干系人全都了解，以提醒他們按照時(shí)間表及時(shí)創(chuàng)建、接受或者傳送項(xiàng)目信息。時(shí)間表中要強(qiáng)調(diào)重要時(shí)間點(diǎn)，如項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間、與客戶見面的時(shí)間等。

　　3.項(xiàng)目干系人溝通分析

　　在了解和調(diào)查干系人之后，就可以根據(jù)干系人的需求進(jìn)行分析和應(yīng)對(duì)，制定干系人溝通計(jì)劃。其主要內(nèi)容是：項(xiàng)目成員可以看到哪些信息，項(xiàng)目經(jīng)理需要哪些信息，高層管理者需要哪些信息以及客戶需要哪些信息等;文件的訪問權(quán)限、訪問路徑以及文件的接受格式等。

　　根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)確定內(nèi)部人員的信息瀏覽權(quán)限，還需要考慮客戶、客戶的領(lǐng)導(dǎo)層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。

　　項(xiàng)目還應(yīng)該在初期計(jì)劃的時(shí)候規(guī)定好一些主要的溝通規(guī)則。例如，哪類事情是由誰來發(fā)布、哪些會(huì)議由誰來召集、由誰來發(fā)布正式的文檔等。

　　以上內(nèi)容都應(yīng)反映到溝通管理計(jì)劃中。

　　4.更新溝通管理計(jì)劃的方法

　　溝通管理計(jì)劃也許要更新，當(dāng)項(xiàng)目不斷深入開展時(shí)，溝通也許要根據(jù)實(shí)際需求加以調(diào)整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開臨時(shí)會(huì)議等。

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