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用友財(cái)務(wù)軟件輔助核算功能詳解
輔助核算：也叫輔助賬類，用于說明會(huì)計(jì)科目是否有其它核算要求。輔助核算功能在于當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時(shí)，不但要記到總分類賬、明細(xì)賬等正式賬簿，還要求記到相應(yīng)的輔助核算賬簿。下面是yjbys小編為大家?guī)淼挠糜沿?cái)務(wù)軟件輔助核算功能詳解的知識(shí)，歡迎閱讀。
一、為什么要用輔助核算
假定某企業(yè)有五個(gè)制造車間，制造費(fèi)用項(xiàng)目包括工資、福利費(fèi)、折舊費(fèi)、修理費(fèi)、水電費(fèi)等10個(gè)項(xiàng)目。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，該企業(yè)對(duì)各車間的各個(gè)制造費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行核算與管理，一般是在制造費(fèi)用總分類賬戶下按照各制造車間分別設(shè)置二級(jí)賬戶，然后在各二級(jí)賬戶下按制造費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置多欄賬，以核算各制造費(fèi)用項(xiàng)目。在用友財(cái)務(wù)軟件里面，記賬憑證是用友總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源，記賬過程只是對(duì)記賬憑證打上記賬標(biāo)記并更新發(fā)生額余額表，所有的總賬、明細(xì)賬、日記賬和多欄賬的查詢打印只是根據(jù)記賬憑證表和發(fā)生額余額表按照賬頁(yè)格式臨時(shí)生成的，并不存在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下總賬和明細(xì)賬、日記賬的平行登記過程，因此不能利用手工會(huì)計(jì)下的方式來進(jìn)行核算與管理，而只能按照明細(xì)賬核算方式的要求，設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目來進(jìn)行核算。又因?yàn)樵谲浖鲑~時(shí)，記賬時(shí)只能填寫末級(jí)科目，因此應(yīng)按照表1設(shè)置科目體系，這樣才能達(dá)到既定的核算和管理要求。
雖然利用明細(xì)賬核算方式可以滿足核算和管理要求，但卻存在以下兩點(diǎn)不足。首先，科目體系會(huì)變得異常龐大和繁瑣，不利于提高核算效率。在本例中，為了完成核算要求，需要設(shè)置1個(gè)一級(jí)科目、5個(gè)二級(jí)科目、50個(gè)三級(jí)科目，共56個(gè)科目。其次，信息查詢存在障礙，不能滿足信息化方式下方便快速地進(jìn)行信息查詢的要求。當(dāng)企業(yè)想查詢同一費(fèi)用項(xiàng)目在不同車間的發(fā)生情況時(shí)，傳統(tǒng)的明細(xì)賬核算只能提供“縱向查詢”，而不能提供“橫向查詢”，因此只能由企業(yè)自己按照明細(xì)賬進(jìn)行加總和比較。而利用輔助核算則能較好地解決上述問題。
二、輔助核算的類型
目前，用友T3、用友T6輔助核算類型基本一致、用友U8軟件除了基本的輔助核算類型外，還提供按自定義項(xiàng)設(shè)置輔助核算，有16個(gè)自定義項(xiàng)可選擇，用友財(cái)務(wù)軟件中典型的輔助核算類型包括以下幾種：
一是客戶核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的客戶信息時(shí)，可以使用客戶核算。例如，企業(yè)可能需要按不同客戶核算和反映其應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款、其他應(yīng)收款等賬戶信息，因而可以將這些賬戶設(shè)置為客戶核算;再如，當(dāng)企業(yè)需要按客戶對(duì)商品銷售進(jìn)行流向分析以反映各客戶購(gòu)買排序及比重情況時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為客戶核算。
二是供應(yīng)商核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的供應(yīng)商信息時(shí)，可以使用供應(yīng)商核算。例如，企業(yè)可能需要按不同供應(yīng)商核算和反映其應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款、其他應(yīng)付款等賬戶信息，因而可以將這些賬戶設(shè)置為供應(yīng)商核算;再如，當(dāng)企業(yè)需要對(duì)不同供應(yīng)商所供應(yīng)商品的銷售情況進(jìn)行反映和分析時(shí)，也可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為供應(yīng)商核算。
三是個(gè)人核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的個(gè)人信息時(shí)，可以使用個(gè)人核算。例如，當(dāng)企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費(fèi)等借款情況時(shí)，可將其他應(yīng)收款設(shè)置為個(gè)人核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績(jī)時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)賬戶設(shè)置為個(gè)人核算。
四是部門核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí)，可以使用部門核算。例如，當(dāng)企業(yè)需要按不同部門反映其制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等情況時(shí)，可以將制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等賬戶設(shè)置為部門核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績(jī)時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)賬戶設(shè)置為部門核算。
五是項(xiàng)目核算。項(xiàng)目核算是一個(gè)廣義的概念，由于可以將不同的客戶、供應(yīng)商、個(gè)人和部門看作不同的項(xiàng)目，因而可以采用項(xiàng)目核算。如果企業(yè)需要反映不同在建工程項(xiàng)目的建造成本時(shí)，可以將在建工程賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算，而將各項(xiàng)在建工程項(xiàng)目作為不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時(shí)，可以將生產(chǎn)成本賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算，而將各種產(chǎn)品看作不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映在不同地區(qū)的銷售情況，以統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品在哪些地區(qū)更受用戶歡迎時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算，而將各地區(qū)看作不同的項(xiàng)目。
三、輔助核算的步驟
第一，明確核算和管理要求。核算和管理要求完全由企業(yè)根據(jù)自己的核算和管理水平?jīng)Q定，與軟件無關(guān)。用友財(cái)務(wù)軟件軟件提供了輔助核算功能，但企業(yè)是否使用以及軟件是否適用企業(yè)完全取決于企業(yè)自身的狀況和要求。企業(yè)在實(shí)施用友財(cái)務(wù)軟件過程中，應(yīng)該對(duì)自身的管理模式和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造。
第二，設(shè)置會(huì)計(jì)科目體系及相應(yīng)的輔助核算類型。一旦決定了核算和管理要求，就要正確地建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目體系以及科目的輔助核算類型。例如，為了對(duì)企業(yè)各車間的制造費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行精確核算和管理，可以只設(shè)置制造費(fèi)用一級(jí)科目，然后將該科目同時(shí)設(shè)置為部門核算和項(xiàng)目核算。
第三，設(shè)置相關(guān)的輔助檔案。決定了輔助核算類型后，接下來便要正確地設(shè)置相關(guān)的輔助檔案，如在前例中，應(yīng)該設(shè)置企業(yè)的部門檔案和制造費(fèi)用項(xiàng)目檔案，以便系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的核算。
第四，填制記賬憑證時(shí)選擇相應(yīng)的輔助核算信息。如果用到了具有輔助核算要求的會(huì)計(jì)科目，用戶必須要選擇相關(guān)的輔助核算信息。如在前例中，當(dāng)填制有關(guān)制造費(fèi)用的憑證時(shí)，必須要同時(shí)選擇部門信息和制造費(fèi)用項(xiàng)目信息，以便系統(tǒng)地對(duì)制造費(fèi)用的部門信息和費(fèi)用項(xiàng)目信息進(jìn)行記錄、歸集、統(tǒng)計(jì)和分析。
第五，查詢輔助核算信息。一旦在填制記賬憑證時(shí)正確地選擇了相關(guān)的輔助核算信息，便可以利用系統(tǒng)提供的輔助賬表查詢功能，方便地對(duì)輔助核算信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)和分析了。如在前例中，不但可以查詢制造費(fèi)用賬戶的總賬、明細(xì)賬，也可以查詢各部門各制造費(fèi)用的發(fā)生情況，還可以查詢同一費(fèi)用項(xiàng)目在不同部門間的發(fā)生情況。當(dāng)然，也可以按部門、費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行制造費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、對(duì)比和分析。
四、輔助核算的作用
(一)簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系由于進(jìn)行輔助核算時(shí)，可以用相關(guān)的輔助檔案代替明細(xì)科目，從而達(dá)到簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系的作用。如在前例中，如果采用傳統(tǒng)的明細(xì)科目核算，需要設(shè)置56個(gè)科目，而使用輔助核算時(shí)，只需要設(shè)置1個(gè)制造費(fèi)用一級(jí)科目即可，原先的5個(gè)部門二級(jí)科目和50個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目三級(jí)科目可以省略，代之以5個(gè)部門檔案和10個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目檔案，從而使得會(huì)計(jì)科目由56個(gè)變?yōu)榱?個(gè)。再如，某企業(yè)要按客戶核算其應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款，假設(shè)該企業(yè)共有100個(gè)客戶，因此除了需要設(shè)置應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款2個(gè)一級(jí)科目外，還需要在這兩個(gè)一級(jí)科目下分別按客戶設(shè)置100個(gè)二級(jí)科目，因而總共需要設(shè)置202個(gè)會(huì)計(jì)科目。如果將應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款分別設(shè)置為客戶輔助核算的話，只需要設(shè)置應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款2個(gè)一級(jí)科目，原先的200個(gè)二級(jí)科目完全可以省略，而代之以100個(gè)客戶檔案即可。
(二)使會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定使用傳統(tǒng)明細(xì)科目核算時(shí)，如果相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)，會(huì)造成到會(huì)計(jì)科目的變動(dòng)，而使用輔助核算時(shí)，由于不必建立相應(yīng)的明細(xì)科目，當(dāng)相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)不會(huì)影響到會(huì)計(jì)科目，因而使得會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定。如在前例中，如果車間數(shù)量或費(fèi)用項(xiàng)目數(shù)量發(fā)生變動(dòng)，在使用明細(xì)科目核算時(shí)必須要對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行變更，而使用輔助核算時(shí)會(huì)計(jì)科目體系不必變更，只需對(duì)部門檔案和費(fèi)用項(xiàng)目檔案進(jìn)行變更即可。
(三)便于信息的查詢和統(tǒng)計(jì)分析使用傳統(tǒng)明細(xì)核算時(shí)，只能進(jìn)行“縱向查詢”，而使用輔助核算時(shí)，不僅可以進(jìn)行“縱向查詢”，還可以進(jìn)行“橫向查詢”和相關(guān)的統(tǒng)計(jì)、分析，因而豐富了信息查詢手段，使得用戶可以及時(shí)方便地獲取必要的決策和管理信息。
五、用友財(cái)務(wù)軟件輔助核算功能使用及注意事項(xiàng)
(一)一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算(用友U8可以更多)，如：管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么，可以同時(shí)設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。
(二)個(gè)人往來核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在末級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類，其末級(jí)科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有 某賬類時(shí)，其末級(jí)科目中必設(shè)有該賬類，否則只在上級(jí)設(shè)賬類系統(tǒng)將不處理。
(三)在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重，因?yàn)�，如果您的科目已有�?shù)據(jù)，而您又對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么，很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。
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