商務(wù)秘書常識輔導：事務(wù)文書的擬寫

　　事務(wù)文書是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)時用來溝通信息、安排工作、總結(jié)得失、研究問題的實用文體，是應(yīng)用寫作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準備了關(guān)于商務(wù)秘書的事務(wù)文書常識，歡迎閱讀。

　　1.公文用紙及印裝格式

　　(1)公文用紙采用A4型。 (2)公文印裝要規(guī)范。

　　2.公文眉首格式

　　(1)發(fā)文機關(guān)標識(公文版頭)。 (2)公文份數(shù)序號(印刷順序號)。

　　(3)發(fā)文字號。 (4)簽發(fā)(會簽)人。 (5)秘密等級和保密期限。

　　(6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。

　　3.公文主體格式

　　(1)公文標題。 (2)主送機關(guān)。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件說明。

　　(5)印章(發(fā)文機關(guān)名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。

　　4.版記(文尾)格式

　　(1)主題詞。 (2)抄送機關(guān)。 (3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。

　　5.公文的特定格式

　　(1)信函式格式。 (2)會議紀要格式。

　　6.通告與通知

　　(1)相同點：都是用來傳達上級機關(guān)的意圖與要求，并要求下級機關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。

　　(2)不同點：告知范圍不同;格式不同;行文渠道不同。

　　(3)通知的寫作

　　1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

　　2)通知的分類：指示型通知;發(fā)布型通知;批轉(zhuǎn)型通知;轉(zhuǎn)發(fā)型通知;任免型通知。

　　7.通知與通報

　　(1)相同點：都屬于告知性文種;都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動;都是下行文。

　　(2)不同點：發(fā)文目的不同;內(nèi)容不同;發(fā)送對象不同。

　　(3)通報的寫作

　　1)通報的適用范圍：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。

　　2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗，一般情況下，通報不具有指揮性。

　　3)通報的分類：根據(jù)通報的內(nèi)容，可分為三種，即表揚性通報，用于表揚好人好事;批評性通報，用于通報對違法亂紀人員的處理情況;情況通報，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚或批評。

　　4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。

　　5)通報正文的擬寫：通報正文的寫作以表揚和批評性通報為例，有四個要素，即傾向性導語、通報的事實(事件)、對事實(事件)的認定和分析、處理意見等。

　　8.請示與報告

　　(1)相同點：都是上行文種;行文對象一般都是直接上級機關(guān)。

　　(2)不同點：行文目的不同;寫作結(jié)構(gòu)不同;結(jié)束語不同;處理方式不同;內(nèi)容寬窄不同;發(fā)文時機不同;報送制度不同;失誤后責任劃分不同。

　　(3)報告的寫作

　　1)報告的適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢問。

　　2)報告的分類：工作報告;情況報告;調(diào)查報告;報送報告。

　　3)報告的擬寫：報告正文由報告導語、報告主體、報告結(jié)束語三部分構(gòu)成。

　　(4)請示的寫作

　　1)請示的適用范圍：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準時使用的文件。

　　2)請示的分類：請求指示的請示;請求批準的請示;請求審批的請示。

　　3)請示正文的擬寫：請示正文由請示原因、請求事項、結(jié)束語三部分組成。

　　9.函

　　(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　　(2)函的分類。

　　(3)函的擬寫：問復函要做到問得清楚，答得明白;請準(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點類似于請示(批復)。

　　10.文章要素

　　公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語。

　　11.公文的表達方式

　　(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。

　　(2)議論

　　1)議論有三要素：論點、論據(jù)、論證。

　　2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。

　　3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法等。

　　(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。

　　12.簡報

　　(1)概念：簡報是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”“簡訊”“摘報”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。

　　(2)特點：簡，即簡明扼要;快，即報道迅速快捷;新，即內(nèi)容新鮮;實，即真實準確。

　　(3)簡報的結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾。

　　(4)簡報的報頭有以下內(nèi)容：簡報名稱、期號、編印單位、印發(fā)日期。

　　(5)簡報報核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標題+導語+主體+結(jié)尾。

　　(6)簡報報尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。

　　13.會議記錄

　　(1)概念：會議記錄是開會時當場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。

　　(2)特點：真實性、資料性。

　　(3)會議記錄的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。

　　(4)會議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。

　　14.意向書

　　(1)概念：意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設(shè)想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。

　　(2)特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。

　　(3)意向書的類型。

　　(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。

　　15.訂貨單

　　(1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。

　　(2)特點：協(xié)約性、嚴肅性。

　　(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標題+

　　16.產(chǎn)品說明書

　　(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。

　　(2)特點：指導性、科學性、通俗性。

　　(3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。

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