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辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)
導(dǎo)語(yǔ)：秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
| 工作內(nèi)容 | 工作要求 | 工作流程 |
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一、 辦公室 內(nèi) 務(wù) 1、辦公環(huán)境 |
明亮整潔 一塵不染 家具擺放整齊 辦公桌無(wú)文件累積 文件整齊規(guī)范 圖書(shū)排放整齊 |
1、 每天準(zhǔn)時(shí)上班。 2、 開(kāi)窗通風(fēng)。 3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。 4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。 5、 為董事長(zhǎng)備好茶水（董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí)）。 6、 每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。 7、 及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜。 8、 每?jī)芍芪鼔m一次。 |
| 2、文件管理 |
流程齊全 分類合理 處理及時(shí) 管理規(guī)范 |
1、 對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。 2、 外來(lái)紅頭文件：填寫(xiě)收文處理單，向周浦秘書(shū)辦索要收文編號(hào)，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。 3、 內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長(zhǎng)看閱。 4、 外來(lái)公函、通知及文字資料：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。 5、 內(nèi)部通知、報(bào)告：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。 6、 公司各部門（單位）送交董事長(zhǎng)簽字的，根據(jù)送交人的意見(jiàn)給予及時(shí)傳遞辦理。 7、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長(zhǎng)。 8、 每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。 9、 根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。 |
| 二、來(lái)賓接待 |
彬彬有禮 熱情接待 |
1、 笑臉相迎，茶水相待。 2、 詢問(wèn)來(lái)賓情況：來(lái)訪目的，有無(wú)預(yù)約及身份情況等。 3、 索要名片。 4、 及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。 5、 按董事長(zhǎng)意見(jiàn)引見(jiàn)，接待（按情況給予續(xù)茶水）。 6、 根據(jù)客人來(lái)訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請(qǐng)。 |
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三、會(huì)務(wù)服務(wù) 1、 董事會(huì) |
準(zhǔn)備充分 安排周全 接待周到 組織完善 |
1、 會(huì)議議程的擬定。 2、 確定與會(huì)人員。 3、 會(huì)議通知起草和發(fā)送。 4、 會(huì)議文件的準(zhǔn)備。 5、 會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。 6、 會(huì)議簽到及記錄。 7、 與會(huì)人員的接待工作。 |
| 2、 工作會(huì) |
1、 檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔。 2、 檢查會(huì)議通知是否到位。 3、 檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備。 4、 會(huì)議人員的接待。 5、 會(huì)議期間的服務(wù)。 |
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