關(guān)于商務秘書的一些必考知識
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企業(yè)形態(tài)對商務秘書工作的影響
在我國具有一定規(guī)模的眾多企業(yè)中，絕大多數(shù)是按《公司法》注冊的有限責任公司和股份有限公司，其中也有一定比例的國有獨資公司，但這些國有獨資公司仍屬各級國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機構(gòu)履行出資人職責的有限責任公司。因此，從資本構(gòu)成形態(tài)看，大致可分為外商投資企業(yè)、國內(nèi)民間資本投資企業(yè)、國有資本控股企業(yè)和國有獨資企業(yè)，也就是人們平常所說的外資企業(yè)、民營企業(yè)和國有企業(yè)。這些類型的公司又可從主營業(yè)務、管理模式、經(jīng)營方式上劃分為各型各類的企業(yè)。這些企業(yè)的管理模式和經(jīng)營方式的特點又會對其商務秘書的工作產(chǎn)生不同的影響，如民營企業(yè)中有代表性的家族式管理模式下，商務秘書工作內(nèi)容和工作方式就會與國有企業(yè)管理模式下的秘書工作有許多不同之處。
再如大型國企的商務秘書部門，其人員配備齊全、分工細致而明確，而小型民營企業(yè)商務秘書部門就歸并在綜合辦公室內(nèi)，人員高度精簡，往往集各類事項于一身，一人兼任數(shù)職的情況相當普遍。顯然，在分工細致的條件下，商務秘書工作的各項業(yè)務可以做到程序清晰，精細完美;而在分工模糊的綜合辦公室，業(yè)務流程就不可能做到程序清晰。如文書工作中一般所說的擬稿、核稿、繕印、校對、用印、封發(fā)的多項工作程序，在人員齊全、分工明確的.秘書部門是由不同崗位的人員分別完成，這樣相互監(jiān)督，責任清晰。而在中小企業(yè)的綜合辦公室內(nèi)，這一系列工作往往只是由一人連續(xù)完成，在這種情況下，要確保文件制作的質(zhì)量，很大程度上只能依靠商務秘書人員個人的責任感和認真態(tài)度。在這種環(huán)境下，更多地要求商務秘書要有“多面手”的能力：提起筆能起草文件，放下筆又能辦事跑腿，對內(nèi)要能料理雜務，對外又能接待賓客。
淺談商務秘書工作的社會大環(huán)境
商務秘書工作的社會大環(huán)境是指企業(yè)之外并對企業(yè)有著重大影響的宏觀環(huán)境，包括政治環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境等。這是商務秘書必須監(jiān)測并主動適應的不可控制的環(huán)境。
(1)政治環(huán)境與商務秘書工作。對企業(yè)而言，政治環(huán)境籠統(tǒng)地包括黨的政策、國家的法律、中央及地方政府的行政法規(guī)，也包括一般人們所說的政治風氣等等內(nèi)容。
(2)經(jīng)濟環(huán)境與商務秘書工作。經(jīng)濟環(huán)境是與企業(yè)生存息息相關(guān)的最重要的因素，它包括宏觀經(jīng)濟運行的走向、金融貨幣政策的調(diào)整趨勢、行業(yè)發(fā)展動向、市場供求走向等等內(nèi)容。
(3)科技環(huán)境與商務秘書工作。在現(xiàn)代企業(yè)中，商務秘書工作幾乎須臾離不開科技環(huán)境，從傳真機到視頻會議系統(tǒng)，從文字處理到電子表格，從電子郵件到電子簽章，無不與科技環(huán)境相關(guān)。科技進步提高了商務秘書工作的效率，給商務秘書的工作方式和工作方法帶來很大的變化。過去秘書分送會議通知需要跑遍一棟辦公樓，現(xiàn)在只需要輕點鼠標，這些會議通知就會立刻出現(xiàn)在所有應與會者的電腦屏幕上;過去秘書在統(tǒng)計數(shù)據(jù)時會為計算各種比例而頭疼，現(xiàn)在運用電子表格或數(shù)據(jù)庫的某幾項功能，就能完成各種復雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計�？萍嫉陌l(fā)展在給商務秘書帶來效率的同時，也要求商務秘書要跟上科技發(fā)展的步伐，要不斷更新自己的知識，掌握日新月異的科技手段，以更有效地完成商務秘書的各項工作任務。
(4)文化環(huán)境與商務秘書工作。不同的社會由于其歷史背景、民族性格、生活狀況等的不同，其文化環(huán)境有著很大的差異。文化環(huán)境對社會成員的行為有很強的影響和支配力。文化環(huán)境影響也會滲透到企業(yè)中來，商務秘書在各型各類企業(yè)中會感受到不同文化環(huán)境的影響，一個在國有企業(yè)工作過的商務秘書若到一家外資企業(yè)工作，會感到工作程序和領(lǐng)導風格有很大的差異，甚至一個在歐美企業(yè)工作過的員工到日資企業(yè)工作也會感到文化環(huán)境帶來的差別。商務秘書面對這些文化環(huán)境的差異，要有足夠的心理準備，應抱著“入鄉(xiāng)隨俗”的心態(tài)，適應這種文化環(huán)境的變化。
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