秘書部門的基本功能

　　功能是某一事物(系統(tǒng)、機構)所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛(wèi)國家與管理(建設)國家。那么秘書部門的基本功能又有哪些呢?一起來了解一下!

　　(一)秘書部門的基本功能是“服務”與“輔助”

　　1.秘書部門的基本功能是“服務”，這是1985年以來歷屆全國秘書長座談會精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領導人設置秘書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的秘書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調(diào)的秘書部門“三服務”——為領導服務，為各部門服務，為人民群眾服務的根本指導思想，也是從秘書部門的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。

　　人們通常說秘書職業(yè)是服務性職業(yè)，秘書部門是服務性部門，秘書是服務人員，就是從其功能的角度講的。

　　2.秘書部門的職業(yè)性功能是“輔助領導”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是“服務”，這是不錯的。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用范圍極其廣闊�？梢哉f幾乎沒有什么行業(yè)與服務無關的。鄧小平同志說“領導就是服務”。我們說教師為學生服務，醫(yī)生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫(yī)生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。秘書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現(xiàn)為人民服務的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領導的“輔助”功能，秘書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，秘書部門應當發(fā)揮輔助領導進行領導工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，在1990年全國秘書長座談會上，稱秘書部門為領導的“左右手”，這就較之籠統(tǒng)地談助手更明確了。領導的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。

　　(二)秘書部門輔助功能的兩大方面

　　秘書部門輔助功能有兩大方面，其一是發(fā)揮事務助手作用;其二是發(fā)揮智力助手作用。

　　1.協(xié)助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會(還可以加上辦信訪……)等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設置秘書部門的本來用意，事務性工作也是秘書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書部門第—位的功能。我們設置秘書部門的分支機構，培訓提高秘書人員的工作素質(zhì)，都要首先考慮到這一基本功能的發(fā)揮。

　　2.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書部門輔助功能的另一方面，也是現(xiàn)階段各級領導所特別強調(diào)的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現(xiàn)，也是領導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經(jīng)出現(xiàn)過XXX等多次戰(zhàn)略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的信息支持，也就離不開秘書部門發(fā)揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質(zhì)來說，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書部門這一家，更不是靠的某一個秘書個人。秘書并非各種專業(yè)領域的專家，例如外貿(mào)、司法、土壤、建筑等等許多專業(yè)，一般的黨政秘書大概是都不大精通的。秘書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書或偏政偏文的秘書，所以秘書部門并不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個信息加工廠。秘書部門并非領導的信息源，而是信息與領導的中介，能夠做好信息加工工作就算發(fā)揮了很大的參謀作用了。同理，秘書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱秘書為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河;還有的學者寫文章要求秘書做領導人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發(fā)揮參謀作用，其實魏征是專職的諫議大夫，后來是太師，是進入了領導核心的幾個高級領導之一，而并非現(xiàn)今意義上的高級秘書或辦公廳主任。有的學者要求秘書當領導的諫客，顯然也是超越了秘書功能的信口開河。正確的說法只能是“參謀提醒”，這已經(jīng)是很高的要求了。

　　秘書部門發(fā)揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發(fā)揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要

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