大型word文檔處理技巧詳解

　　Word給用戶提供了用于創(chuàng)建專業(yè)而優(yōu)雅的文檔工具，幫助用戶節(jié)省時間，并得到優(yōu)雅美觀的結(jié)果。那么下面小編來談?wù)劥笮蛍ord文檔處理技巧。

　　1、Word打印設(shè)置技巧六則

　　一.逆頁序打印

　　如果你有一篇很多頁的文檔需要打印，按照Word中的默認(rèn)設(shè)置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，十分麻煩。其實(shí)我們在打印前只要先在“工具”—>“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中選中“逆頁序打印”，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，從而打印完后所有的頁是順序排列的。

　　二.打印同一文檔時使用不同的頁面方向

　　如果要在一篇文檔中同時使用豎向和橫向兩種不同的頁面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內(nèi)容，然后選擇“文件”?gt;“頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中的“紙型”選項(xiàng)卡中設(shè)置所需的頁面方向，并在“應(yīng)用”選項(xiàng)欄中選中“所選文字”即可。其實(shí)Word是在所選內(nèi)容的前后各插入一個分節(jié)符，并僅對這一節(jié)中的內(nèi)容進(jìn)行頁面方向更改，從而實(shí)現(xiàn)了在同一文檔中使用不同的頁面方向。

　　三.避免打印出不必要的附加信息

　　有時在打印一篇文當(dāng)時會莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中的“打印文檔的附加信息”下不選中相應(yīng)的項(xiàng)即可。

　　四.打印含窗體的格式化文檔

　　利用Word中的窗體可以創(chuàng)建諸如統(tǒng)計(jì)表格之類的格式化的文檔，其他用戶可在文檔中特定的地方填寫相關(guān)的信息，而不能更改其他處于非填寫區(qū)的內(nèi)容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔(即在填寫區(qū)還沒有填寫內(nèi)容)來打印多份不同的統(tǒng)計(jì)信息，我們可以在“工具”—>“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中選中“僅打印窗體域內(nèi)容”，這樣當(dāng)在窗體中填寫完信息后，打印出來的將僅僅是所填寫的信息，而不是將整個統(tǒng)計(jì)表格文檔打印出來。

　　五.打印到文檔

　　如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進(jìn)行打印，而正好這臺電腦又沒有配備打印機(jī)，我們可以在“打印”對話框中選中“打印到文檔”選項(xiàng)，在輸入文件名后即可生成一個后綴名為prn的打印機(jī)文件，在其他配備打印機(jī)的電腦上用這個打印機(jī)文件即可將文檔進(jìn)行打印，即使那臺電腦上沒有安裝Word也行。

　　六.在打印預(yù)覽界面下編輯文檔

　　我們一般在打印預(yù)覽界面中通過放大和縮小來預(yù)覽文檔最終的打印效果，其實(shí)只要點(diǎn)擊打印預(yù)覽工具條中的“放大鏡”按鈕(使按鈕處于不按下的狀態(tài))，就可以在打印預(yù)覽界面中直接編輯文檔了，而不用關(guān)閉打印預(yù)覽。

　　2、巧用Word分節(jié)符

　　在Word的6.0至Word 2002版本中，我們每次開啟一個新的空白文檔時，都可以在Word窗口的左下角發(fā)現(xiàn)"1頁 1節(jié)"的字樣。由此我們可以知道，在此文檔中，只包含一個"節(jié)"。那么，什么是"節(jié)"呢?

　　所謂的"節(jié)"，就是Word用來劃分文檔的一種方式。之所以引入"節(jié)"的概念，是因?yàn)槲覀冊诰庉嬑臋n的時候，有時并不是從頭到尾所有的頁面都采用相同的外觀。例如，在某些文檔中，可能會使用較寬的表格，這時我們就希望這個帶有表格文檔的頁面可以進(jìn)行"旋轉(zhuǎn)"，以便能夠取得更好的顯示效果。這時候就需要利用"分節(jié)"的技術(shù)，來控制某個特定頁面的版式屬性。本文就以Word的最新版本W(wǎng)ord 2002為例，跟大家討論一下有關(guān)"節(jié)"的方方面面。

　　分節(jié)符所包含的信息

　　分節(jié)符可以包含以下信息: 頁面方向(橫向或縱向)、頁邊距、分欄狀態(tài)、縱向?qū)�齊方式、行號、頁眉和頁腳樣式、頁碼、紙型大小及紙張來源。

　　一、插入分節(jié)符

　　插入分節(jié)符的辦法為，選擇"插入"*"分隔符"，彈出"分節(jié)符"對話框(如圖1所示)。然后選擇合適的分節(jié)符類型，點(diǎn)擊"確定"按鈕即可。注意: 我們可以把分節(jié)符當(dāng)作一種隱藏的代碼，它包含了所在的位置之前頁面的各種信息(注意:一定是其所在位置之前的，用戶在刪除分節(jié)符的時候，了解這一概念非常必要)。

　　二、讓分節(jié)符現(xiàn)形

　　插入了分節(jié)符之后，您很可能看不到它。因?yàn)樵谖覀冏畛Ｓ玫?quot;頁面"視圖模式下，通常是看不到分節(jié)符的。這時，我們可以單擊"常用"工具欄上的"顯示/隱藏編輯標(biāo)記"按鈕，讓分節(jié)符現(xiàn)出原形。

　　三、了解分節(jié)符的類型

　　在Word 2002中有4種分節(jié)符可供選擇，它們分別是"下一頁"、"連續(xù)"、"奇數(shù)頁"和"偶數(shù)頁"選項(xiàng)。下面就一一介紹各個分節(jié)符的具體作用。

　　下一頁

　　在插入此分節(jié)符的地方，Word會強(qiáng)制分頁，新的"節(jié)"從下一頁開始。如果要在不同頁面上分別應(yīng)用不同的頁碼樣式、頁眉和頁腳文字，以及想改變頁面的紙張方向、縱向?qū)�齊方式或者紙型，應(yīng)該使用這種分節(jié)符。

　　連續(xù)

　　插入"連續(xù)"分節(jié)符后，文檔不會被強(qiáng)制分頁。但是，如果"連續(xù)"分節(jié)符前后的頁面設(shè)置不同，例如紙型和紙張走向等，即使選擇使用"連續(xù)"分節(jié)符，Word也會在分節(jié)符處強(qiáng)制文檔分頁。而"連續(xù)"分節(jié)符的作用，主要是幫助用戶在同一頁面上創(chuàng)建不同的分欄樣式或不同的頁邊距大小。尤其是當(dāng)我們要創(chuàng)建報紙樣式的分欄時，更需要連續(xù)分節(jié)符的幫助。

　　當(dāng)然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用戶在設(shè)置報紙分欄時，并不需要手工插入分節(jié)符。用戶只需選定需要分欄的段落，然后選擇合適的分欄數(shù)量即可，Word會自動在這些段落的前后插入連續(xù)分節(jié)符。如果需要取消分欄，可以直接刪除相關(guān)分節(jié)符，這比重新設(shè)置分欄要容易得多。

　　奇數(shù)頁

　　在插入"奇數(shù)頁"分節(jié)符之后，新的一節(jié)會從其后的第一個奇數(shù)頁面開始(以頁碼編號為準(zhǔn))。在編輯長篇文稿，尤其是書稿時，人們一般習(xí)慣將新的章節(jié)題目排在奇數(shù)頁，此時即可使用"奇數(shù)頁"分節(jié)符。注意: 如果上一章節(jié)結(jié)束的位置是一個奇數(shù)頁，也不必強(qiáng)制插入一個空白頁。在插入"奇數(shù)頁"分節(jié)符后，Word會自動在相應(yīng)位置留出空白頁。

　　偶數(shù)頁

　　"偶數(shù)頁"分節(jié)符的功能與奇數(shù)頁的類似，只不過是后面的一節(jié)從偶數(shù)頁開始，在此不再贅述。

　　改變分節(jié)符屬性

　　插入分節(jié)符之后，如果需要改變其屬性，無需刪除該分節(jié)符并重新插入新的分節(jié)符。您可以把光標(biāo)放置在需要改變分節(jié)符屬性的"節(jié)"中(即分節(jié)符前面的任意位置)，然后選擇"文件"*"頁面設(shè)置"，在"頁面設(shè)置"對話框中選擇"版式"選項(xiàng)卡，在"節(jié)的起始位置"選項(xiàng)中，選擇新的起始位置即可。

　　四、刪除分節(jié)符

　　在需要對分節(jié)符進(jìn)行刪除的時候，要注意分節(jié)符中所保存的版式信息影響的是其前面的文字，而不是后面的。這一點(diǎn)請大家一定要記牢，不然在刪除時容易選錯刪除對象，而把編輯好的文檔弄得面目全非。

　　如果需要一次性刪除文檔中所有的分節(jié)符，可以使用Word 2002的"查找替換"功能。在"查找和替換"對話框中的"查找內(nèi)容"選項(xiàng)中填寫"^b"(這2個字符代表分節(jié)符)，也可以單擊"高級"按鈕，在"特殊字符"列表中選取"分節(jié)符"選項(xiàng)，并替換為空，然后點(diǎn)擊"全部替換"按鈕，文檔中所有的分節(jié)符即可全部刪除(如圖5所示)。

　　值得注意的是，在刪除分節(jié)符時，該分節(jié)符前面的文字會依照分節(jié)符后面的文字版式進(jìn)行重新排版。例如，如果把一篇文檔分為兩個小節(jié)，第一小節(jié)分兩欄，第二小節(jié)分三欄。此時如果刪除它們之間的分節(jié)符，那么整篇文檔就會變成三欄版式。

　　五、利用分節(jié)符進(jìn)行快速排版

　　分節(jié)符是排版的好幫手，不過它的作用可能并不局限于我們通常所想象的那些。例如，用戶可以把設(shè)定好版式的分節(jié)符保存在自動圖文集中，這樣在以后使用時，直接插入該自動條目即可，省去了許多繁瑣的排版工作。另外，如果需要在一個新的小節(jié)運(yùn)用前面某個小節(jié)的版式(例如紙型及紙張方向等)，可以進(jìn)入"普通"視圖模式，復(fù)制包含前面小節(jié)排版信息的分節(jié)符，然后把它粘貼到需要設(shè)定同樣版式的段落后。這樣，新分節(jié)符上方的文字也自動遵循同樣的版式。還有一點(diǎn)要提醒大家，如果您使用復(fù)制粘貼的方式復(fù)制或移動文字，而復(fù)制的文字中包含分節(jié)符，那么當(dāng)該段文字被粘貼后，文檔中位于新粘貼文字前面的文字也將按新粘貼文字中分節(jié)符所規(guī)定的版式進(jìn)行排列。另外，由于在Word文檔中，最后一小節(jié)的版式信息保存在文檔的最后一個回車符中，所以當(dāng)把最后一段連同回車符復(fù)制粘貼到文檔的其他小節(jié)中時，最后一小節(jié)的版式同樣會影響所粘貼文字前面的內(nèi)容。

　　3、Word文檔超級鏈接知多少

　　許多人可能發(fā)現(xiàn)，在使用Word編輯文檔的時候，有些輸入的內(nèi)容會被自動變成藍(lán)色的帶有下劃線的"超級鏈接"，或稱作"超鏈接"，這是一種帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉(zhuǎn)向Internet中的文件、文件的位置或HTML網(wǎng)頁，或是Intranet上的HTML網(wǎng)頁。超鏈接還可以轉(zhuǎn)到新聞組或Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。由此看來，在一般情況下，Word的這種自動功能無疑給我們編輯文檔帶來了不少便利。但是有時候，我們可能并不需要Word的這些"熱心"舉動，該怎樣靈活處理這些不同的情況呢?本文將與大家探討一下使用Word時有關(guān)超級鏈接的技巧。本文所依據(jù)的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用戶也可以參考本文討論的方法，只是個別菜單和對話框的設(shè)置可能有少許不同。

　　一、關(guān)閉和開啟自動超級鏈接

　　有時候，在處理某類文檔時，不希望Word自動把Internet和E-mail地址自動轉(zhuǎn)換為超級鏈接，這時應(yīng)選擇暫時關(guān)閉自動超級鏈接功能。您可以選擇"工具"*"自動更正選項(xiàng)"，在"鍵入時自動套用格式"選項(xiàng)卡中取消"Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接"復(fù)選框，單擊"確定"按鈕。

　　二、取消超級鏈接

　　當(dāng)我們只是想取消某段特定文字或圖像的超級鏈接，并不想徹底刪除文字或圖像時，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該超級鏈接，并在彈出的快捷菜單中選擇"取消超級鏈接"選項(xiàng)即可。

　　如果想一次取消文檔中所有的超級鏈接，則可以選擇"編輯"*"全選"(也可以使用組合鍵Ctrl+A)，選中文檔中的所有內(nèi)容，然后按Ctrl+Shift+F9。不過需要注意的是，這個快捷鍵的功能是將所有的"域"，其中包括超級鏈接，轉(zhuǎn)換為普通文本。所以，使用時要慎重，確保需要轉(zhuǎn)換的文檔中不包含重要的域。因?yàn)橐坏┯虮晦D(zhuǎn)換成了普通文本，就無法自動被更新，并會因此產(chǎn)生錯誤。有關(guān)域的知識，可以參閱Word的幫助文件。

　　三、避免不完整的超級鏈接

　　有時，我們輸入的超級鏈接包含空格。結(jié)果是，一個地址還沒有輸入完整，剛一按下空格鍵，Word就把前半部分自動轉(zhuǎn)換成了超級鏈接。應(yīng)該如何避免這種情況呢?

　　遇到這種網(wǎng)絡(luò)地址，我們在輸入的時候，應(yīng)該用雙引號把地址引起來，這樣，當(dāng)輸入完尾部的雙引號，再按下空格鍵時，這個中間帶有空格的網(wǎng)絡(luò)地址就能夠被正確地轉(zhuǎn)換了。需要注意的是，這里使用的雙引號應(yīng)該是英文字符，而不是漢字的全角雙引號。

　　四、編輯、跟蹤超級鏈接

　　如果需要改變文檔中超級鏈接所顯示的內(nèi)容，可以使用鼠標(biāo)右鍵單擊該鏈接，選擇"編輯超鏈接"選項(xiàng)，打開"編輯超級鏈接"對話框。在"要顯示的文字"選項(xiàng)的文本框中輸入新的文字，單擊"確定"按鈕即可。

　　在"編輯超級鏈接"對話框中，我們還可以改變超級鏈接的地址，使它指向另外的網(wǎng)絡(luò)地址或本地文件。跟蹤超級鏈接的辦法是按住Ctrl鍵，同時用鼠標(biāo)單擊該鏈接。

　　五、創(chuàng)建文檔內(nèi)部的超級鏈接

　　當(dāng)需要在一個文檔內(nèi)部創(chuàng)建超級鏈接，以實(shí)現(xiàn)閱讀中的跳轉(zhuǎn)時，可以選擇以下3種方法:

　　(1). 拖放式編輯法

　　首先保存文檔，然后選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標(biāo)，按下鼠標(biāo)右鍵，把選定的目標(biāo)拖到需要鏈接到的位置，釋放鼠標(biāo)按鍵，在快捷菜單中選擇"在此創(chuàng)建超級鏈接"選項(xiàng)即可。

　　(2). 拷貝、粘貼法

　　有時，超級鏈接的起點(diǎn)和終點(diǎn)在文檔中相距較遠(yuǎn)，使用拖放式編輯很不方便。這時，可以使用下面的步驟來創(chuàng)建超級鏈接。選擇超級鏈接的目標(biāo)詞、句或圖像，按Ctrl+C拷貝選定內(nèi)容，把光標(biāo)移動到需要加入鏈接的位置，選擇"編輯"*"粘貼為超鏈接"即可。

　　(3). 書簽法

　　首先保存文檔，選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標(biāo)，選擇"插入"*"書簽"，插入書簽時，需要為書簽命名，注意書簽名不能重復(fù)。命名后單擊"添加"按鈕，把光標(biāo)移到需要添加超級鏈接的位置，選擇"插入"*"超級鏈接"，在"編輯超鏈接"對話框中單擊"書簽"按鈕，并在"在文檔中選擇位置"對話框中選擇特定的書簽，單擊"確定"按鈕即可。

　　4、處理大型Word文檔的命令和技巧一

　　在處理一般的Word文檔時，我們并不會特別注意到頁眉頁腳等功能。但是，對于大型文檔來說它們可都是無價之寶。好幾十頁的一篇東西，如果你把它打印出來之后搞亂了各頁的次序......天!想想后果吧。但要是有了頁眉和頁腳，重新按次序整理將非常Easy。

　　本文介紹Word 2000中一些對大型文檔特別有用的命令和技巧。這里討論的大部分內(nèi)容同樣適用于Word 97，非Word的其他字處理軟件也提供類似的工具。

　　頁眉和頁腳

　　頁眉和頁腳允許我們把文檔標(biāo)題和頁號自動加入到每一個頁。設(shè)置文檔的頁眉和頁腳時，你只需一次性輸入文字信息，這些文字信息就會出現(xiàn)在文檔的每一頁中。通常我們總是把文檔的標(biāo)題放入頁眉(頁面頂端)，把頁號放入頁腳(頁面底部)。要訪問有關(guān)頁眉和頁腳的命令，請先選擇菜單"視圖/頁面"，此時文檔就顯示為打印輸出的分頁效果。

　　選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，屏幕上就出現(xiàn)"頁眉和頁腳"工具條(如圖1)。開始時光標(biāo)位于頁眉區(qū)域，它是一個帶虛線邊框的區(qū)域。要切換到頁腳區(qū)域，請點(diǎn)擊"頁眉和頁腳"工具條上的"在頁眉和頁腳之間切換"按鈕。再次點(diǎn)擊同一按鈕你將返回頁眉區(qū)域。

　　要為頁腳加上頁號，首先請切換到頁腳設(shè)置模式，然后雙擊插入頁號的位置，再點(diǎn)擊"頁眉和頁腳"工具條上的"插入頁碼"按鈕把頁號的域代碼插入文檔——此舉告訴Word頁號應(yīng)該出現(xiàn)在指定的位置。如果你在應(yīng)該顯示頁號的地方看到了域代碼{page}，這是因?yàn)槟汩_啟了域代碼顯示，按下"Alt+F9"可以關(guān)閉域代碼。

　　高級頁號設(shè)置

　　在頁號旁邊加上文字和符號可以修飾頁腳中顯示的頁號。例如，你可以把頁號設(shè)置成"--第2頁--"這種形式。為此，你只需把文本加入到Word插入的頁號域代碼旁邊即可。另外，你還可以用鼠標(biāo)選中頁號，然后任意為頁號設(shè)置文本格式，比如不同的字體大小和字體類型。

　　在單獨(dú)使用頁號的情況下，你可以把頁號調(diào)整為"第X頁共Y頁"這種形式。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，請選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，然后切換到頁腳區(qū)域。接下來不要點(diǎn)擊"插入頁碼"，而是選擇"插入自動圖文集/第X頁共Y頁"，"第X頁共Y頁"的域代碼就會出現(xiàn)在頁腳之中。

　　對于大型文檔(實(shí)際上是任何文檔)，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁腳。具體方法是：選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，切換到頁腳，選擇"插入自動圖文集"，然后從菜單選擇"文件名"。如果你希望文件路徑也一同出現(xiàn)，請用"文件名字和路徑"代替"文件"。

　　如果你覺得頻繁地選擇"視圖/頁眉和頁腳"菜單太麻煩，可以從Word的"頁面"視圖直接轉(zhuǎn)入頁眉或頁腳，從而跳過菜單選擇。方法是雙擊頁面的頁眉或者頁腳，頁眉或頁腳就立即處于編輯狀態(tài)。類似地，要返回文檔正文，你只需雙擊頁眉和頁腳之外的任意位置。

　　頁眉和頁腳的顯示分別由"頁眉"、"頁腳"這兩個樣式格式化。如果你想要為頁眉和頁腳設(shè)置自己的樣式，請選擇菜單"格式/樣式"，選擇你想要修改的樣式，然后依次選擇"更改/格式/字體"。修改字體樣式，完成后點(diǎn)擊"確定"。

　　對于大型Word文檔，我們常常希望取消第一頁的頁眉和頁腳(比如制作封面)。你可以按照如下步驟輕松地達(dá)到這一目的：在"頁眉和頁腳"工具條上點(diǎn)擊"頁面設(shè)置"按鈕，選擇"版式"選項(xiàng)卡，啟用"首頁不同"選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊"確定"。要為文檔的剩余部分創(chuàng)建頁眉和頁腳，請移到第二頁，然后按照前面介紹的方法進(jìn)行設(shè)置。

　　取消首頁的頁眉和頁腳之后，我們往往還要讓頁號從第二頁開始編號，即讓第二頁的頁號顯示為第1頁，徹底取消首頁或封面頁對頁號的影響。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，請選擇頁腳，然后用鼠標(biāo)選中頁號，再點(diǎn)擊"設(shè)置頁碼格式"按鈕。把起始頁號設(shè)置成0，然后點(diǎn)擊"確定"。這樣，文檔第二頁的頁號就變成了1。

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