「商務(wù)日語」公司業(yè)務(wù)及會議安排

　　你知道公司業(yè)務(wù)及會議安排的相關(guān)知識有日語如何表達(dá)嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)�來的關(guān)于公司業(yè)務(wù)及會議安排的商務(wù)日語，歡迎閱讀。

　　業(yè)務(wù)マニュアル　會議進(jìn)行

　　會議の必要性

　　1.會議とは

　　3人以上の參加者が共通の場で対面し、情報(bào)の伝達(dá)や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。

　　2.會議の目的

　　會議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結(jié)論も出ない」ことになりかねません。

　　3.會議の効用

　　會議には直接的効果だけでなく、効用(副次的'効果)もあります。

　　4.會議の機(jī)能別分類

　　會議をどの形態(tài)で進(jìn)めるかを決定する。

　　伝達(dá)會議とは???情報(bào)の伝達(dá)と確認(rèn)

　　創(chuàng)造會議とは???問題解決會議

　　調(diào)整會議とは???組織間の調(diào)整

　　決定會議とは???企業(yè)行動の意思決定

　　5.日本企業(yè)の會議の現(xiàn)狀

　　ボトムアップ型の経営は日本企業(yè)の特徴です。メリットはありますが、意思統(tǒng)一のために會議の數(shù)は多くなります。

　　6.會議の効率化

　　まず第一に、會議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會議をなくすこと」や「いくつかの會議を合併させること」などの努力で、會議のムダを省くこともできます。

　　機(jī)能別會議の運(yùn)営ステップ

　　會議の目的に応じて、どのような種類の會議を開くのかが決められます。

　　會議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會議を開く前、會議中、會議終了後には、それぞれ次のような運(yùn)営ステップが必要とされます。

　　(1)伝達(dá)會議

　　情報(bào)の伝達(dá)と確認(rèn)を目指す會議

　　〔事前〕　伝達(dá)內(nèi)容の把握と資料化

　　〔會議〕

　　1)情報(bào)の伝達(dá)(情報(bào)そのものと、背景、実例などを説明する)

　　2)伝達(dá)した情報(bào)に対する質(zhì)疑応答

　　3)情報(bào)をまとめ、理解度を確認(rèn)

　　〔事後〕　フォローアップまたは情報(bào)の追加

　　(2)創(chuàng)造會議

　　「問題解決會議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題點(diǎn)を分析したり、解決策を考えるために行う會議

　　〔事前〕　解決すべき問題點(diǎn)の明確化

　　〔會議〕

　　1)発散會議

　　問題解決のためのアイデアを全員で出し合う

　　2)収束會議

　　出されたアイデアを整理、評価して具體策にまとめる

　　〔事後〕　具體策に、再度全體的な検討を行う !

　　(3)調(diào)整會議

　　各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調(diào)整するための會議

　　〔事前〕　調(diào)整すべき項(xiàng)目の明確化

　　〔會議〕

　　1)調(diào)整すべき項(xiàng)目の説明と、組織間での対立點(diǎn)の明確化

　　2)対立點(diǎn)の解決策を検討

　　3)解決策の確認(rèn)と各自が実施すべき內(nèi)容を確認(rèn)

　　〔事後〕　雙方の実施狀況の確認(rèn)

　　(4)決定會議

　　企業(yè)活動を決定するための縊死決定を行う會議

　　〔事前〕　議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布

　　〔會議〕

　　1)議案の説明

　　2)議案についての質(zhì)疑応答

　　3)議案についての討議

　　4)議案についての評決

　　5)実施責(zé)任者に実施上のアドバイス

　　〔事後〕

　　1)実施責(zé)任者は決定議案の実行計(jì)畫を作成

　　2)実行計(jì)畫の検討と評価

　　會議のマネジメントレベル診斷シート

　　會議のマネジメントに當(dāng)たっては、會議の設(shè)定、運(yùn)営、資料作成、參加者數(shù)などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會議を設(shè)定するために、次のような點(diǎn)をもう一度チェックして見直しましょう。

　　設(shè)問

　　(1)不要な會議をやっていないか

　　1)簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか

　　2)ある部門や擔(dān)當(dāng)者が責(zé)任を持って決めれば會議の必要性はなくなるのではないか。

　　3)あらかじめ標(biāo)準(zhǔn)化しておけば、會議で協(xié)議しなくて済むのではないか

　　4)會議を合併して回?cái)?shù)を減らせないか

　　(2)會議運(yùn)営のための仕組みは整っているか

　　1)部門全體の年間會議スケジュールや開催場所は決まっているか

　　2)會議ごとの目的は明確になっているか

　　3)會議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか

　　4)會議ごとの擔(dān)當(dāng)者は決まっているか

　　5)會議ごとの出席者は適切か

　　6)定例會議の基本プログラムは設(shè)定されているか

　　(3)會議案內(nèi)、會議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか

　　1)定例會議參加者への會議案內(nèi)は書式化されているか

　　2)定例會議で常に使用する資料は、一覧表化されているか

　　3)定例會議で常に使用する資料は、書式化されているか

　　4)會議ごとの議事録は、きちんと作られ、參加者に配布されているか

　　(4)會議參加者を少なくできないか

　　1)代理出席は認(rèn)めない

　　2)會議中、1回も発言しない者は次回より出席させない

　　3)前回の決定や継続討議內(nèi)容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない

　　4)自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない

　　會議診斷シート(會議開催者側(cè)の)

　　會議を開く前の準(zhǔn)備段階から會議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき點(diǎn)がいくつかあります。以下の項(xiàng)目について、評価してください。

　　1　開催連絡(luò)は正しく伝えているか

　　2　配付資料は、わかりやすく簡潔か

　　3　資料の事前配布はよいか

　　4　課題ごとの時(shí)間配分は適切か

　　5　討議課題の討議角度を示しているか

　　6　決定に持ち込む課題の根回しは十分か

　　7　定刻前に全員そろっているか

　　8　開會の前置きは長すぎないか

　　9　前回の議事內(nèi)容を確認(rèn)しているか

　　10　わかりやすい議事の説明

　　11　全員が、十分理解したかの確認(rèn)をしているか

　　12　司會者として意見を言いすぎていないか

　　13　ときどき要點(diǎn)をまとめて確認(rèn)をしているか

　　14　會議の混亂をうまくさばいているか

　　15　まんべんなく発言させているか

　　16　會議のムードをこわす離席は多くないか

　　17　あなたは課題ごとに結(jié)論を要領(lǐng)よくまとめ、皆の確認(rèn)を得ているか

　　18　討議打切りのタイミングはよいか

　　19　全體の時(shí)間調(diào)整はうまくやれているか

　　20　結(jié)論は実施に移せる形か

　　21　あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認(rèn)をしているか

　　22　議事録を作成し、參加した人に配布しているか

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