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項(xiàng)目時(shí)間管理的過(guò)程和措施
時(shí)間管理就是指在同樣的時(shí)間消耗下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間管理的文章，提供給大家參考!
1 時(shí)間管理的主要過(guò)程
1.1 活動(dòng)定義
活動(dòng)定義即:確定為產(chǎn)生項(xiàng)目的各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計(jì)劃活動(dòng)。
將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù),這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中,要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單,并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒�(dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式,以便于項(xiàng)目其他過(guò)程的使用和管理。當(dāng)然,隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會(huì)需要修改,這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動(dòng)后,成本可能會(huì)有所增加,因此完成活動(dòng)定義后,要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容
1.2 活動(dòng)排序
活動(dòng)排序即:確定各計(jì)劃活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系,并形成文件。
在按照邏輯關(guān)系安排計(jì)劃活動(dòng)順序時(shí),可考慮適當(dāng)?shù)木o前關(guān)系,亦可加入適當(dāng)?shù)臅r(shí)間提前量與滯后量,只有這樣在以后才能制定出符合實(shí)際和可以實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目進(jìn)度表。排序可用項(xiàng)目管理軟件,也可用手工。手工和電腦還可以結(jié)合起來(lái)。
在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上,要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴(lài)關(guān)系、工作順序。在這里,既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系,也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴(lài)關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作,例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間,是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的.活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用緊前關(guān)系繪圖法、箭線(xiàn)繪圖(也稱(chēng)雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖)法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法,最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是緊前關(guān)系繪圖法,也稱(chēng)為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。
1.3 活動(dòng)資源估算
活動(dòng)資源估算即:估算完成各計(jì)劃活動(dòng)所需資源的種類(lèi)和數(shù)量。
當(dāng)估算計(jì)劃活動(dòng)無(wú)足夠把握時(shí),則將其范圍內(nèi)的工作進(jìn)一步分解,然后估算下層每個(gè)更具體的工作資源需要,接著將這些估算按照計(jì)劃活動(dòng)需要的每一種資源匯集出總量。計(jì)劃活動(dòng)之間可能存在也可能不存在影響資源利用的依賴(lài)關(guān)系,如果存在,資源的這種利用方式反映在計(jì)劃活動(dòng)的要求估計(jì)之中,并形成文件。
1.4 活動(dòng)工期估算
活動(dòng)工期估算即:估算完成各計(jì)劃活動(dòng)所需的持續(xù)時(shí)間。
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù),將其文檔化,同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說(shuō)來(lái),工期估算可采取以下幾種方式:
(1)專(zhuān)家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。項(xiàng)目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類(lèi)似項(xiàng)目的施工經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)和管理人員,依靠多年的工作經(jīng)驗(yàn)做出比較詳細(xì)的可行的分析和評(píng)估,為項(xiàng)目的管理做指導(dǎo)工作。
(2)模擬估算。使用以前類(lèi)似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ),計(jì)算評(píng)估工期。在進(jìn)行模擬估算的時(shí)候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
(3)保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展,冗余時(shí)間可以逐步減少。
1.5 制定進(jìn)度表
制定進(jìn)度表即:分析活動(dòng)順序、活動(dòng)持續(xù)時(shí)間、資源要求,以及進(jìn)度制約因素,從而制定項(xiàng)目進(jìn)度表。
制定項(xiàng)目進(jìn)度表是一個(gè)反復(fù)多次的過(guò)程,這一過(guò)程確定項(xiàng)目計(jì)劃活動(dòng)的開(kāi)始與完成日期。制定進(jìn)度表可能要求對(duì)持續(xù)時(shí)間估算與資源估算進(jìn)行審查與修改,以便進(jìn)度表在批準(zhǔn)之后能夠當(dāng)作跟蹤項(xiàng)目績(jī)效的基準(zhǔn)使用。制定進(jìn)度表過(guò)程工作的績(jī)效、項(xiàng)目管理計(jì)劃的改變,以及預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)果然發(fā)生或消失,或識(shí)別出新風(fēng)險(xiǎn)而貫穿于項(xiàng)目的始終。
2 建議采取的措施
最現(xiàn)實(shí)、最合理的進(jìn)度表在項(xiàng)目進(jìn)行中還是可能遇到麻煩。例如由于有一些事情的優(yōu)先等級(jí)提高了,另一個(gè)本來(lái)進(jìn)行得很順利的任務(wù)現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置。一般來(lái)說(shuō),可以有好幾個(gè)辦法讓進(jìn)度表滯后的項(xiàng)目再回到正常軌道上來(lái)。因此,進(jìn)度表滯后并不是不可以避免的。那么,如何避免進(jìn)度表滯后,保證項(xiàng)目如期完成?
2.1 鎖定需求,避免無(wú)休止的變更
每一個(gè)項(xiàng)目都需要在開(kāi)展之前鎖定需求,不這樣做必將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程中,多多少少都會(huì)發(fā)生一些范圍變更,一定要嚴(yán)格控制這些變更,對(duì)這些變更有一個(gè)應(yīng)對(duì)方案,把變更范圍控制在可控范圍內(nèi),不然便會(huì)出現(xiàn)很多并發(fā)癥,導(dǎo)致進(jìn)度表滯后和成本的增加。
例如明確項(xiàng)目需求變更的根本原則,避免將需求范圍擴(kuò)大化,將不確定和復(fù)雜多變的需求排除在開(kāi)發(fā)策略之外。把需求定義為“必須的需求”、“應(yīng)當(dāng)具備的需求”和“錦上添花的需求”,嚴(yán)格堅(jiān)守核心功能,并一直不斷跟蹤以控制在進(jìn)度表范圍之內(nèi)。事實(shí)證明,只有做到了需求明確才能避免進(jìn)度表不斷滯后的惡果。
2.2 重新檢查進(jìn)度表
項(xiàng)目進(jìn)度表的一個(gè)很重要的前提是項(xiàng)目估算,項(xiàng)目估算最大的基礎(chǔ)是基于經(jīng)驗(yàn)值因此,在項(xiàng)目估算時(shí)應(yīng)該以自己團(tuán)隊(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)值為基礎(chǔ),讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)成員參與估算,這樣才能夠保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性,從而避免出現(xiàn)全局失控與細(xì)節(jié)失控的'發(fā)生。
同時(shí),項(xiàng)目進(jìn)度表不是一成不變的,而是應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展對(duì)一些新的需求、新的變化做出響應(yīng),動(dòng)態(tài)的更新項(xiàng)目計(jì)劃。例如,面對(duì)動(dòng)態(tài)變化的環(huán)境,可采用迭代式的生命周期模型使項(xiàng)目開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)更好地適應(yīng)變化。如果進(jìn)度嚴(yán)重滯后,看看能否在進(jìn)度表中增加一到兩個(gè)緩沖區(qū),如果已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū),看看能不能縮短某個(gè)任務(wù)的時(shí)間或加快進(jìn)行。同時(shí),仔細(xì)檢查進(jìn)度表里有沒(méi)有這樣的步驟:他們可以錦上添花,但并不是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵任務(wù)�，F(xiàn)在就需要?jiǎng)h除這些內(nèi)容,可能最后的結(jié)果沒(méi)那么精細(xì),但去掉一些裝飾物可以幫助項(xiàng)目走回正軌。
2.3 有效的進(jìn)度表檢查工具
糟糕的執(zhí)行會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)在成本和時(shí)間兩方面上的失敗,這會(huì)最終導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。很多失敗的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的教訓(xùn)揭示了能夠充分地描述項(xiàng)目進(jìn)度的檢查工具簡(jiǎn)直太重要了。我得到的最寶貴的經(jīng)驗(yàn)是要抓住項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),密切注意進(jìn)展情況,一旦出現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)該馬上能拿出切實(shí)可行的措施。當(dāng)出現(xiàn)可能?chē)?yán)重影響進(jìn)度表滯后時(shí),就應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段狀況重新評(píng)價(jià)需求分析結(jié)果、工時(shí)估算等。切勿匆忙采取頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的措施,致使進(jìn)度表滯后更嚴(yán)重。
2.4 在各種項(xiàng)目目標(biāo)中進(jìn)行平衡
進(jìn)度控制的目標(biāo)與成本控制的目標(biāo)和質(zhì)量控制的目標(biāo)是對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系。項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本構(gòu)成一個(gè)相互制約的三角關(guān)系,需要去平衡。如果經(jīng)過(guò)評(píng)估確定項(xiàng)目進(jìn)度確實(shí)已無(wú)法控制,就應(yīng)當(dāng)下定決心以犧牲部分功能范圍、工作成果范圍、成本預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃或產(chǎn)品質(zhì)量中的某一項(xiàng)目標(biāo)為代價(jià),來(lái)保住項(xiàng)目最重要的目標(biāo)達(dá)成,最終確定一個(gè)最合適的解決方案。指望不采取糾正和干預(yù)措施,進(jìn)度失控會(huì)自行消失的想法是不現(xiàn)實(shí)的。因此,如果這些項(xiàng)目參數(shù)超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍,就必須馬上采取糾正措施;如果發(fā)現(xiàn)這些項(xiàng)目參數(shù)有超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍的趨勢(shì),就必須馬上采取預(yù)防措施。
2.5 獎(jiǎng)罰制度的制定
進(jìn)度表的執(zhí)行還必須有相應(yīng)的控制措施來(lái)保證。例如可以制定一些獎(jiǎng)懲制度,獎(jiǎng)勵(lì)是主要,懲罰是輔助手段,調(diào)動(dòng)起所有人員的積極性。通過(guò)訂立相應(yīng)的評(píng)估指標(biāo),把項(xiàng)目執(zhí)行作為項(xiàng)目人員的重要業(yè)績(jī)進(jìn)行考核監(jiān)督,避免因?yàn)樯俨糠秩瞬慌浜瞎ぷ鲗?dǎo)致項(xiàng)目整體延誤,從制度上保障任務(wù)的順利完成。
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