如何策劃會議方案

　　一、引入案例

　　能干的王秘書，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導(dǎo)著打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場的發(fā)展，并在以拄的市場競爭中取得了驕人的戰(zhàn)果;這次司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報會，擬定出席人員約30人，會期3天。公司辦公室將策劃會議方案的任務(wù)交給了小王秘書，小王秘書經(jīng)過深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書大加贊賞。

　　問題:

　　1.知果你是小王秘書，會怎樣策劃這次會議呢?

　　2.會議策劃方案包括哪些內(nèi)容?

　　3.怎樣擬寫會議策劃方案?

　　二、知識介紹

　　(一)會議策劃方案的內(nèi)容

　　會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態(tài)，是會務(wù)工作機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和指示制定的詳細周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據(jù)，是會議籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準(zhǔn)后由會務(wù)工作機構(gòu)具體實施。

　　會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關(guān)事務(wù)、會議預(yù)算以及其他需要說明的事項。

　　1.會議概要

　　在會議概要部分，要確定會議主題。速記會議主題應(yīng)該與會議目標(biāo)一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開的中期銷售會議，就以“認(rèn)清形勢、轉(zhuǎn)變觀念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動形象及深人人心，可以通過圖形標(biāo)志來表達主題，表現(xiàn)“展望未來”的標(biāo)志可以是未來風(fēng)格的設(shè)計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標(biāo)志。

　　在會議策劃方案中還應(yīng)寫明具體的召開時間、召開地點。如果會場有多個，也應(yīng)一一注明。同時，最好寫明所設(shè)立的會議組織機構(gòu)，如主席團、秘書組、宣傳組、會務(wù)組和保衛(wèi)組等。并且還應(yīng)確定各組的負(fù)責(zé)人，分別負(fù)責(zé)落實各項會議工作。

　　如果對會議所需設(shè)備有特殊要求，還應(yīng)在策劃方案中寫明品種、規(guī)格和具體要求。

　　2.會議日程及相關(guān)事務(wù)

　　會議日程是會議方案的主體部分。這里要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一時段的活動安排、會議主題內(nèi)容、活動地點等，除正式會議議程外，括與會者用餐、參觀、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮禾安排。此外，開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環(huán)節(jié)。湖南速記會議日程經(jīng)常是一侶由時間和事件組成的表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細扒舉，因此，對于會議策劃人員來說，一份詳盡的包含了會議從策劃、實施到評倪反饋每一個環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實際上是會議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達到預(yù)定的目標(biāo)。

　　3.會議預(yù)算以及其他需要說明的事項

　　會議預(yù)算要從實際出發(fā)，預(yù)算會議所需的交通費用、餐宿費、場地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節(jié)約、高效”的會議原則操作。

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