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秘書應(yīng)具備的電話禮儀
秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書應(yīng)具備的電話禮儀作文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇1
首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應(yīng)該給她提供如下的名單：
你的至親的人——家人、朋友、醫(yī)生、老師…那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話，秘書會說：“我知道老板很想立即與你通話�！�
你的重要客戶——如果你有時間就和他們通話。如果暫時沒有時間，秘書應(yīng)說：“我知道老板很想接你的電話，他現(xiàn)在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的�！�
你不想接聽電話的人——接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老板目前仍在開會，他沒有時間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然后寄到辦公室來�！�
同時要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續(xù)時間長一點，讓他告訴來電的人你會在幾分鐘之內(nèi)回電給他!然后務(wù)必要做到。
此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什么人是負(fù)責(zé)什么事的，以便當(dāng)你不在的`時候，她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。
秘書日常工作程序
提前到達(dá)上班地點
↓
負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔
↓
領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放
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分拆信件、分送報紙
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領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時
↓
提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報有關(guān)事項 詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程
↓
督辦重要事項，急事急辦
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進行正常事務(wù)工作
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接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)
↓
領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他任務(wù)
↓
下班時間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項
↓
確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在家加班
↓
檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇2
(1)及時接聽。
一般情況下應(yīng)該保證在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話，但要避免在電話剛剛響起時就接電話，否則說不定會讓對方嚇一跳。當(dāng)電話響第二聲以后接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之后才接起電話，首先要說聲：“對不起，讓您久等了!”
(2)應(yīng)對謙和。
拿起話筒后，首先要問好，然后自報家門。嚴(yán)禁以“喂”字開頭，因為“喂”表示希望先知道對方是誰，等著對方告訴你。而且，如果“喂”時語氣不好，極容易讓人反感。所以，接電話時的問候應(yīng)該是熱情而親切的“您好!”如果對方首先問好，要立即問候?qū)Ψ�，不要一聲不吭，故弄玄虛。至于自報家門，則是為了告訴對方，這里是哪個單位或是哪個部門或是具體哪一位。在通話過程中，對打電話的人要謙恭友好，尤其是在打來業(yè)務(wù)電話咨詢或有求于己的時候，更要表現(xiàn)得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時候，不要忘記向發(fā)話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷，要等候?qū)Ψ皆贀苓M來。對于重要的客人或上級，要主動撥回去。不要揚長而去，也不要為此而責(zé)怪對方。
接到誤撥進來的電話，需要耐心、簡短地向?qū)Ψ秸f明。如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉(zhuǎn)電話，不要生氣動怒，甚至出口傷人。
(3)主次分明。
接聽電話的時候，要暫時放下手頭的工作，不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話，應(yīng)示意自己要接電話，一會再說，并在接完電話后向?qū)Ψ降狼�。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。如果目前的`工作非常重要，可在接電話后向來電者說明原因，表示歉意，并再約一個具體時間，到時再主動打過去，在通話的開始再次向?qū)Ψ街虑浮?/p>
縱然再忙，也不能拔下電話線，或者來電不接就直接掛斷。這些都是非常不禮貌的行為。
(4)一視同仁。極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使接電話時，也極為庸俗地“因人而異”，“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”，先是愛搭不理。
而做為秘書來說更重要的有二點：
(一)接聽要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇3
在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會對您公司有極佳的印象。
通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。
接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。
當(dāng)對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。
在電話中傳達(dá)事情時，應(yīng)重復(fù)要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯。
如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位？"要轉(zhuǎn)告正在接待客人的'人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇4
秘書必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹立了自己的良好的形象，同時也把自己公司的良好形象留給了對方。
接聽電話第一聲應(yīng)說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應(yīng)掌握接電話的規(guī)范：
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應(yīng)隨時保持笑容。
姿態(tài)正確，聲音清朗
在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的'太久
電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的`禮貌做法。如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑�，這樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象，認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng)，同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手握電話，右手執(zhí)筆
接聽公務(wù)電話時，一定要用左手持話筒，右手執(zhí)筆，一邊交談，一邊記錄電話內(nèi)容。正確記錄所要傳達(dá)的事企業(yè)電話講究效率第一，電話的記錄傳達(dá)宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢問對打錯的電話表示諒解；對個人私事的來電簡要回答；對電話騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼姡詰?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言，不和他爭辯和頂撞。
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