文秘協(xié)調(diào)工作的要點(diǎn)

時(shí)間：2022-03-15 13:31:18 辦公文秘我要投稿

　　企業(yè)辦公室秘書在企業(yè)內(nèi)部處于中心樞紐位置，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)各部門之間的協(xié)調(diào)，客戶與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通等。辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，因此企業(yè)秘書要不斷較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)工作能力，實(shí)現(xiàn)為輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高效完成工作，以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升下面是文秘協(xié)調(diào)工作的要點(diǎn)，歡迎參考！

　　一、協(xié)調(diào)工作的概念及其特點(diǎn)

　　1、協(xié)調(diào)工作的概念：所謂協(xié)調(diào)是指人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一個(gè)共同的目的或完成某一項(xiàng)共同的任務(wù)而相互溝通，達(dá)到步調(diào)一致的一種行為方式。任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，都必須對所屬的各個(gè)部門、各個(gè)單位、各方面工作經(jīng)常進(jìn)行協(xié)調(diào)，才能使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室是同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門。因此，做好協(xié)調(diào)工作是增強(qiáng)辦公室工作凝聚力、發(fā)揮辦公室參謀助手作用不可缺少的一種工作方法。

　　2、協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)：

　�、倬哂幸欢ǖ男姓s束力。辦公室的協(xié)調(diào)是受領(lǐng)導(dǎo)的委托，代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行使職能的一種行為。比如，為了部署某一項(xiàng)突擊性工作任務(wù)，辦公室受領(lǐng)導(dǎo)的委托召開有關(guān)部門或單位參加的協(xié)調(diào)會(huì)，交辦工作任務(wù)。這類的協(xié)調(diào)，不是協(xié)調(diào)哪個(gè)單位可完成或者可以不完成的工作，而是很明確地要求在一定的時(shí)間內(nèi)必須完成某項(xiàng)工作任務(wù)。

　�、诰哂袊�(yán)格的程序性要求。協(xié)調(diào)工作不能隨心所欲，想當(dāng)然的處理問題，而是按照領(lǐng)導(dǎo)的意見與要求進(jìn)行辦理。協(xié)調(diào)處理問題必須有政策依據(jù)、法律依據(jù)、實(shí)事依據(jù)。

　　③具有較強(qiáng)的時(shí)效性特征。有些突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)處理，時(shí)效性很強(qiáng)，協(xié)調(diào)人員不能拖踏推諉，延誤時(shí)機(jī)。

　　二、協(xié)調(diào)工作的作用

　　第一，協(xié)調(diào)是保證認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、步調(diào)一致，政令暢通的需要。在改革開放和建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化的進(jìn)程中，各種新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，社會(huì)各階層和廣大群眾的思想空前活躍，社會(huì)分工越來越細(xì)，每個(gè)部門、每個(gè)單位所處位置和利益關(guān)系也不同，在理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)一些認(rèn)識(shí)上的分歧和行動(dòng)上的不一致，這就需要通過協(xié)調(diào)來統(tǒng)一大家的思想，協(xié)調(diào)各方的行動(dòng)，以保證決策的貫徹和政令的暢通。比如城市創(chuàng)建活動(dòng)，涉及到城區(qū)的各個(gè)單位、各個(gè)行業(yè)、每個(gè)家庭和每一個(gè)人，對少數(shù)單位、少數(shù)個(gè)人來說，甚至直接影響其自身的利益。如常德市禁止占道經(jīng)營，撤除違章建筑等等，就牽涉到個(gè)人的切身利益。當(dāng)時(shí)，有些人認(rèn)為，這不符合老百姓的心愿，不切合常德的實(shí)際。為了協(xié)調(diào)大家的行動(dòng)、統(tǒng)一市民的認(rèn)識(shí)，市委市政府領(lǐng)導(dǎo)帶頭分片包干，市直單位和社區(qū)負(fù)責(zé)人以及創(chuàng)建工作人員上街入戶做協(xié)調(diào)工作。最后，“四個(gè)城市一起創(chuàng)“均摘得了牌子，無不包含了協(xié)調(diào)的成果�？梢哉f，在創(chuàng)建過程中，協(xié)調(diào)處理的矛盾之多，協(xié)調(diào)處理的難度之大，協(xié)調(diào)處理牽涉面之廣，都是前所未有的。創(chuàng)建成效也是顯著的，城市變美了，環(huán)境變優(yōu)了，人們對創(chuàng)建的認(rèn)識(shí)提高了。

　　第二，協(xié)調(diào)是使領(lǐng)導(dǎo)擺脫繁瑣事務(wù)，集中精力謀大事、抓大事的需要。黨政機(jī)關(guān)日常事務(wù)千頭萬緒，各方面的問題矛盾較多，如接待群眾上訪、籌辦各類會(huì)議和組織各項(xiàng)活動(dòng)等等，如果都事無巨細(xì)地集中到領(lǐng)導(dǎo)那里去解決，既不可能，也沒必要。像一些涉法涉訴、涉軍群體上訪問題，上訪人員都要求與領(lǐng)導(dǎo)直接見面，這些上訪人員到市委機(jī)關(guān)來了以后怎么辦？作為辦公室負(fù)責(zé)接訪的人員，就要主動(dòng)處理、主動(dòng)協(xié)調(diào)。一方面，聽取上訪人員代表的意見與要求，耐心做好解釋和勸阻工作；另一方面，通知信訪等相關(guān)部門和單位派人共同處理，及時(shí)化解矛盾。

　　第三，協(xié)調(diào)是溝通感情，增強(qiáng)合力，密切黨群干群關(guān)系，改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的需要。各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室處于溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐地位，是保持機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的”橋梁“和”紐帶“。通過各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室的有效協(xié)調(diào)可以促進(jìn)各部門之間、上下之間的了解，建立一種和諧有序的關(guān)系，從而變分歧為共識(shí)，化消極為積極，增強(qiáng)黨政組織的凝聚力和向心力，促進(jìn)整體功能的發(fā)揮。

　　三、協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

　　協(xié)調(diào)工作大致包括八個(gè)方面的內(nèi)容，即政策協(xié)調(diào)、計(jì)劃制定工作中的協(xié)調(diào)、事務(wù)工作中的協(xié)調(diào)、會(huì)議協(xié)調(diào)、受理請示報(bào)告工作中的協(xié)調(diào)、公務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào)、公文協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)。這里，著重討論一下事務(wù)工作中的協(xié)調(diào)、會(huì)議協(xié)調(diào)、公務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)等四個(gè)方面的協(xié)調(diào)問題。

　　第一，日常事務(wù)協(xié)調(diào)。日常事務(wù)協(xié)調(diào)主要是指各級(jí)辦公室在日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中處理具體事務(wù)的協(xié)調(diào)。如處置突發(fā)性事件、接待上訪群眾、接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外地來客等方面的協(xié)調(diào)。處置突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)工作是辦公室一項(xiàng)重要的協(xié)調(diào)工作。當(dāng)辦公室人員接到發(fā)生突發(fā)性事件的情報(bào)后，應(yīng)立即按程序報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)部門或有關(guān)的區(qū)縣（市）及時(shí)進(jìn)行銜接協(xié)調(diào)。像前幾年發(fā)生的9·1大案、學(xué)生群體中毒事件等，辦公室主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的決策做好銜接聯(lián)絡(luò)工作。處置突發(fā)性事件協(xié)調(diào)工作要注意把握三個(gè)重點(diǎn)：一是時(shí)效性。協(xié)調(diào)工作應(yīng)快捷及時(shí)，切勿貽誤時(shí)機(jī)。二是程序性。辦公室人員接到突發(fā)性事件的情況報(bào)告后，不能自作主張，應(yīng)逐級(jí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，主管領(lǐng)導(dǎo)不在或一時(shí)找不到的，可以直接向機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。三是及時(shí)了解和掌握事態(tài)發(fā)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀意見。如接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等重大接待活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作，包括擬定接待方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批、落實(shí)分解任務(wù)，即食宿、考察點(diǎn)及路線、安全保衛(wèi)等。一次重大接待活動(dòng)要涉及到中央、省委辦公廳和警衛(wèi)部門，市本級(jí)的公安、接待、信訪、交通、衛(wèi)生、供電、供水等部門，以及相關(guān)的區(qū)縣（市）等，做好這些相關(guān)部門和單位的協(xié)調(diào)工作，是確保順利完成接待任務(wù)的關(guān)鍵。接待活動(dòng)協(xié)調(diào)工作要注意把握兩個(gè)重點(diǎn)：一是周到細(xì)致；二是及時(shí)準(zhǔn)確。接待活動(dòng)協(xié)調(diào)工作有很多細(xì)微末節(jié)，也有很多藝術(shù)技巧，搞得好可以讓領(lǐng)導(dǎo)滿意；搞不好，可能使客人不高興。

　　第二，會(huì)議協(xié)調(diào)。承辦會(huì)議是一個(gè)系統(tǒng)工程，它包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后服務(wù)等工作。近年來，我們根據(jù)會(huì)議服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)制定了大型會(huì)議服務(wù)規(guī)范，還創(chuàng)新地制定完善了會(huì)議服務(wù)規(guī)范40項(xiàng)。辦一個(gè)大型會(huì)議，不是一個(gè)部門或單位能夠完成的，需要幾個(gè)或若干個(gè)部門的協(xié)作與配合，這就有一個(gè)協(xié)調(diào)的問題。會(huì)議協(xié)調(diào)主要有哪些？我想應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：一是會(huì)前準(zhǔn)備工作的協(xié)調(diào)。包括對會(huì)議議題、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議資料、會(huì)議餐宿、會(huì)議交通等方面與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)。如會(huì)議議題的協(xié)調(diào)，以市委常委會(huì)議議題協(xié)調(diào)為例，通常有兩種情況，一種是根據(jù)書記或秘書長的意見收集議題，對議題進(jìn)行綜合歸納，拿出初審意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定；第二種是對市委常委會(huì)研究時(shí)會(huì)議議題順序的協(xié)調(diào)，主要是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作中心和工作部署，按照工作的輕重緩急排列順序，報(bào)請主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)審定。二是會(huì)議期間的協(xié)調(diào)。包括協(xié)調(diào)會(huì)議發(fā)言的`安排、參觀點(diǎn)和參觀路線、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、供水供電、音響空調(diào)等。比如市委召開的全市推進(jìn)工業(yè)化城鎮(zhèn)化工作會(huì)議、全市推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)會(huì)議等。在日程安排中，會(huì)議前2天要進(jìn)行參觀。會(huì)議參觀就涉及到各區(qū)縣（市）、市城區(qū)參觀點(diǎn)的選點(diǎn)、參觀路線、參觀車輛、參觀人員及乘車安排等事項(xiàng)。這些事項(xiàng)的安排落實(shí)涉及很多單位，就需要做很多的協(xié)調(diào)銜接工作。三是會(huì)后事項(xiàng)的協(xié)調(diào)。包括協(xié)調(diào)會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的申報(bào)和結(jié)算以及會(huì)務(wù)工作的總結(jié)。比如市委常委會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)，往往以紀(jì)要形式下發(fā)，市委督查室進(jìn)行跟蹤督查，督查的過程實(shí)際上就是一個(gè)協(xié)調(diào)落實(shí)的過程。

　　【拓展】

　　文秘專業(yè)知識(shí)介紹

　　一個(gè)稱職的秘書，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)�？梢赃@么說，文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力�！迸c此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

　　文秘必須掌握的電腦技巧

　　一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、進(jìn)行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、插入頁號(hào)

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

　　3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word 20xx版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“

　　中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號(hào)制作

　　平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

　　上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認(rèn)即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：

　　選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：

　　正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo) 題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示; 主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式;

　　正文——三號(hào)仿宋字體;

　　成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周圍的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來了，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!

　　工作職責(zé)

　　一、教學(xué)秘書工作職責(zé)：

　　1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的安排，檢查與總結(jié)工作。

　　2、及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級(jí)部門安排的各項(xiàng)任務(wù)及上報(bào)院的有關(guān)情況。

　　3、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作，并及時(shí)進(jìn)行請示與匯報(bào)。

　　4、負(fù)責(zé)收集撰寫整理，管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。

　　5、負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。

　　6、作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。

　　二、生活秘書工作職責(zé)

　　1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用情況。

　　2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動(dòng)衛(wèi)生工作。

　　3、負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。