如何提高秘書(shū)工作素質(zhì)

　　秘書(shū)工作，充滿魅力。提升秘書(shū)工作的理論和實(shí)踐水平，永無(wú)止境。如何提高秘書(shū)工作素質(zhì)？下面是小編分享的建議，一起來(lái)看一下吧。

　　秘書(shū)工作是需要智慧的工作，是需要境界的工作，是值得付出和奉獻(xiàn)的工作。我想有7個(gè)字與大家分享：勤、密、參、快、嚴(yán)、謙、學(xué)。

　　勤。即：口勤多問(wèn)、手勤多記、腿勤多走、腦勤多想。重要工作要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不太明了的事項(xiàng)要了解清楚，領(lǐng)導(dǎo)的指示、重要談話要隨時(shí)記錄下來(lái)，別人沒(méi)有想到的問(wèn)題要想到，別人沒(méi)有考慮到的地方要考慮到。可以說(shuō)，勤奮是做好秘書(shū)工作的保證。

　　密�！懊貢�(shū)”二字，“秘”字當(dāng)頭，“書(shū)”字次之。作為秘書(shū)，必須做到嚴(yán)守秘密、謹(jǐn)言慎行，時(shí)刻注意身份、把握分寸，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)。只有時(shí)刻繃緊保密這根弦，才能防止密從口出，造成惡劣的影響�？梢哉f(shuō)，保密是做好秘書(shū)工作的基本要求。

　　參。作為秘書(shū)，不光是為領(lǐng)導(dǎo)提袋子、端杯子、叫車(chē)子，更要為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀。要善于站在全局的高度，把注意力集中在牽動(dòng)全局、涉及長(zhǎng)遠(yuǎn)的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題上，既了解面上的總體工作，又了解近期的重點(diǎn)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，提出意見(jiàn)、建議�？梢哉f(shuō)，參謀助手作用是秘書(shū)工作的創(chuàng)造性服務(wù)。

　　快。即講究效率，好中求快。反應(yīng)要快，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖要迅速敏銳地領(lǐng)會(huì)，抓住要點(diǎn)，付諸行動(dòng)。辦事要快，工作雷厲風(fēng)行，不拖拖拉拉。領(lǐng)導(dǎo)布置的事，今日事，今日畢。可以說(shuō)，優(yōu)質(zhì)高效是秘書(shū)工作水平的重要體現(xiàn)。

　　嚴(yán)。即嚴(yán)格要求自己。實(shí)事求是，客觀公正，不摻雜個(gè)人感情，祛除私心雜念，言之有物，言之有據(jù)，言之有理，言之有信。同時(shí)遵章守紀(jì)，接受監(jiān)督，守得住清貧，耐得住寂寞，抗得住誘惑�？梢哉f(shuō)，嚴(yán)格律己是秘書(shū)工作崗位要求的必備品質(zhì)。

　　謙。即謙虛謹(jǐn)慎，平等待人�！皾M招損，謙受益”，時(shí)刻保持一顆平常心，不以崗位特殊盛氣凌人，樹(shù)立平易、禮貌、誠(chéng)懇的人格形象�？梢哉f(shuō)，謙虛是秘書(shū)人員應(yīng)自覺(jué)提升的修養(yǎng)。

　　學(xué)。即加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)。當(dāng)今社會(huì)，學(xué)習(xí)力已經(jīng)成為核心競(jìng)爭(zhēng)力。聯(lián)合國(guó)教科文組織的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表明，人類知識(shí)總量的98.4%是近三十年獲得的，可見(jiàn)知識(shí)更新速度之快。在我國(guó)，一些大學(xué)所設(shè)的專業(yè)，剛上大學(xué)所學(xué)的知識(shí)，大學(xué)畢業(yè)時(shí)可能已經(jīng)過(guò)時(shí)。學(xué)習(xí)不僅是工作需要，也正在逐漸成為我們的生活方式�？梢哉f(shuō)，良好的素質(zhì)能力是做好秘書(shū)工作的基礎(chǔ)條件。

　　如何提高你的工作效率

　　你是否曾有過(guò)這種：當(dāng)你回顧自己度過(guò)的一周時(shí)感到消沉，因?yàn)槟阄茨芡瓿勺陨硭�期望的那么多工作。�?dāng)你在打造一個(gè)的生涯或你自己的時(shí)，時(shí)間或許是你最寶貴的，如何支配你的時(shí)間直接決定了你的收入。你無(wú)法購(gòu)買(mǎi)自身?yè)碛兄�外的時(shí)間，而時(shí)鐘卻永不停息地滴答作響。

　　幾年前，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)能讓我把效率提高近三倍的簡(jiǎn)單方法，在本文中我將分享一些你可以馬上著手進(jìn)行的非常實(shí)用的觀念，并且你不必為之付出比現(xiàn)在更多的。

　　使用一個(gè)詳細(xì)的日程表

　　更好地管理你的時(shí)間的首要任務(wù)是找出你現(xiàn)在支配時(shí)間的方式。使用一個(gè)日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會(huì)立即對(duì)你的時(shí)間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測(cè)量的舉動(dòng)通常足以把你的無(wú)意識(shí)習(xí)慣提升到意識(shí)層面，如此你才有機(jī)會(huì)仔細(xì)檢視并它們。

　　此處是使用日程表的方法。一整天當(dāng)你開(kāi)始或完成某個(gè)活動(dòng)時(shí)都把時(shí)間紀(jì)錄下來(lái)，可考慮使用秒表來(lái)記錄每個(gè)活動(dòng)的時(shí)間間隔。你可以僅在工作時(shí)間使用這個(gè)方法，或是一整天都用。一天結(jié)束時(shí)，把這些時(shí)間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動(dòng)中耗費(fèi)時(shí)間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計(jì)算你在每類活動(dòng)中耗費(fèi)的時(shí)間占總時(shí)間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費(fèi)了多少時(shí)間。當(dāng)你從椅子上站起來(lái)的時(shí)候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結(jié)束時(shí)會(huì)有50—100個(gè)日程記錄。

　　你可能會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，你花在那些自認(rèn)為是實(shí)質(zhì)性工作的活動(dòng)上只占了工作總時(shí)間的一小部分。有研究發(fā)現(xiàn)上班族每天在實(shí)質(zhì)性工作上平均花費(fèi)的時(shí)間為1.5小時(shí)。其余時(shí)間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無(wú)關(guān)的交流、把文件挪來(lái)挪去，及其它許多與工作無(wú)關(guān)的事情上。全職上班族平均開(kāi)始工作的時(shí)間是上午11點(diǎn)，而下午3點(diǎn)半左右就開(kāi)始懈怠了。

　　分析你的結(jié)果

　　我第一次使用日程表時(shí)，我一周在辦公室花費(fèi)了約60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作。即使在技術(shù)上看來(lái)我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個(gè)結(jié)果懊惱。另外45小時(shí)到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時(shí)間在我無(wú)意識(shí)的狀態(tài)中流失——過(guò)分頻繁地檢查郵件、在那些實(shí)際上沒(méi)有必要的事情上苛求、通讀新聞、就餐時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、被其實(shí)可預(yù)防的干擾打斷等等。

　　計(jì)算你的個(gè)人效率比

　　當(dāng)我察覺(jué)自己在辦公室里耗了60個(gè)小時(shí)，卻只完成了15個(gè)小時(shí)的實(shí)質(zhì)性工作時(shí)，我開(kāi)始自問(wèn)一些有趣的問(wèn)題。我的收入和成就感僅僅來(lái)自那15個(gè)小時(shí)，而不是我在辦公室耗費(fèi)的所有時(shí)間。因此我決定開(kāi)始記錄我的每日效率比，也即我在實(shí)質(zhì)性工作上耗費(fèi)的時(shí)間除以我在辦公室耗費(fèi)的總時(shí)間。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)自己僅利用了25％的時(shí)間時(shí)這確實(shí)令我糟透了。我同時(shí)認(rèn)識(shí)到，僅僅延長(zhǎng)工作時(shí)間是極其愚蠢的。

　　效率比＝實(shí)際工作時(shí)間/總的“工作時(shí)間”

　　用減少總時(shí)間推動(dòng)效率提升

　　假如你曾經(jīng)嘗試過(guò)約束自己去做那些你并不真正有動(dòng)力去做的事情，你的機(jī)率很大。這是當(dāng)我試著約束自己去更地工作時(shí)的自然而然的結(jié)果。事實(shí)上，試圖更只會(huì)降低我的動(dòng)力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個(gè)小時(shí)，而那天剩下的時(shí)間我不準(zhǔn)自己再工作。哈，有趣的事情發(fā)生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時(shí)間當(dāng)成了稀罕物，因?yàn)槲页掷m(xù)工作了幾乎整整5個(gè)小時(shí)且效率比超過(guò)了90％。我在一周接下來(lái)的幾天里繼續(xù)這個(gè)實(shí)驗(yàn)，于是這周在辦公室度過(guò)的30個(gè)小時(shí)當(dāng)中，我完成了25小時(shí)的工作，效率比超過(guò)80％。因此我在把每周工作時(shí)間減少到30小時(shí)的同時(shí)還多出了10小時(shí)來(lái)做實(shí)質(zhì)性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴(yán)格限制你的工作總時(shí)間，看看成果如何。一旦你的大腦認(rèn)識(shí)到工作時(shí)間很緊迫，你突然間就會(huì)變得極有效率，因?yàn)槟惚仨毴绱恕．?dāng)你有緊迫的時(shí)間限制時(shí)，你通�？偰苷页鐾瓿晒ぷ鞯霓k法。而當(dāng)你有充裕時(shí)間時(shí)，很容易就變得效率低下。

　　保持最高效率的同時(shí)逐漸增加工作總時(shí)間

　　在幾周的時(shí)間里，我能在保持自己的效率超過(guò) 80％的同時(shí)逐漸增加我的每周工作時(shí)間。迄今為止我保持這個(gè)習(xí)慣已有多年，一般每周約有40小時(shí)用來(lái)干實(shí)質(zhì)性工作，同時(shí)只需在辦公室待上45小時(shí)。我覺(jué)得這對(duì)我來(lái)說(shuō)太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長(zhǎng)時(shí)間，我的生產(chǎn)率就會(huì)飛速下降。最妙的是這個(gè)方法能讓我在最優(yōu)化自己的工作效率的同時(shí)，也讓我在生活的其它領(lǐng)域得到極大的平衡。我使用這個(gè)方法使成效提升了三倍，并且仍有大量時(shí)間來(lái)追求個(gè)人愛(ài)好。

　　使用日程表是確保生產(chǎn)率最佳而不必增加工作時(shí)間的明智選擇。不過(guò)，日程表必須定期使用，才能產(chǎn)生這些優(yōu)勢(shì)。我每3—6個(gè)月用一次日程表，多年來(lái)它讓我有了巨大的，總是讓我有新的杰出表現(xiàn)。假如太長(zhǎng)時(shí)間不用日程表，我的生產(chǎn)率就會(huì)逐漸下降——因?yàn)槲矣只謴?fù)了那些無(wú)意識(shí)的浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣。你將如我一樣，發(fā)覺(jué)你對(duì)生產(chǎn)率的感受與你完成了多少實(shí)質(zhì)性工作密切相關(guān)。當(dāng)你感到自己的生產(chǎn)率低于想達(dá)到的，就利用日程表來(lái)提升你的意識(shí)和測(cè)量你的“效率比”，而后優(yōu)化你的效率，直至生產(chǎn)率恢復(fù)如初。

　　記錄日程是一種高效且無(wú)需什么就能做到的方法，而它的長(zhǎng)期回報(bào)是驚人的。

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