辦公文秘守則

時間：2024-06-19 16:44:01 藹媚辦公文秘我要投稿

好辦公文秘的守則推薦度：
相關(guān)推薦

辦公文秘守則

　　秘書是辦公室的重要組成人員,辦公室工作的好壞,秘書人員起著關(guān)鍵的作用。下面是小編為大家整理的辦公文秘守則，僅供參考，大家一起來看看吧。

辦公文秘守則

　　辦公文秘守則

　　1、有些事要想到領(lǐng)導前邊

　　雖然你要聽領(lǐng)導布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導前邊，當好領(lǐng)導參謀。這樣做，領(lǐng)導才會感到你是一個好秘書。

　　2、領(lǐng)導布置的工作要提前交卷

　　如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導打招呼，使領(lǐng)導早有安排，免得被動。

　　3、多到群眾中去

　　聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領(lǐng)導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。

　　4、要關(guān)心領(lǐng)導的生活

　　經(jīng)常在領(lǐng)導身旁工作，對領(lǐng)導的飲食、作息時間、身體健康多進行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導，又反映了同事之情。

　　5、平時多給領(lǐng)導提供資料

　　領(lǐng)導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導，這會對他的決策有參考價值。

　　6、善于聽取領(lǐng)導意見

　　對領(lǐng)導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導溝通。

　　7、不要輕易在領(lǐng)導面前告別人的狀

　　輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導談某些工作，不做那種議論是非的事。這會讓領(lǐng)導覺得是人品問題。

　　8、不向領(lǐng)導提過高的有利于自己的要求

　　比如機關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領(lǐng)導為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。

　　9、注意保密工作

　　秘書和在領(lǐng)導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導添麻煩的。

　　10、負責做領(lǐng)導與他人的溝通工作

　　當領(lǐng)導與另外領(lǐng)導或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導面前火上加油，而要做領(lǐng)導的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導指使的。

　　辦公室文秘的禮儀

　　1.電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調(diào)適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯(lián)系人、通話內(nèi)容等。

　　2.迎送禮儀當客人來訪時，應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進入會客廳或接待區(qū)，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。

　　3.握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因。

　　4.名片禮儀遞送名片時，應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ�，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內(nèi)容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　5.在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。

　　6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，叮當作響的手鐲也不宜戴。

　　7.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。 8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會讓女同事高興。

　　9.行為要多加檢點。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。

　　10.辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄€翹上去的樣子都是很難看的。

　　11.要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿⑸祷蛩穗[私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會被當作不務(wù)正業(yè)，弄不好會搞掉自己的飯碗。

　　12.接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

　　13.去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準時赴約，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準。

　　文秘應(yīng)該具備哪些知識素養(yǎng)

　　一、專業(yè)知識

　　是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。

　　1、理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務(wù)的理論。

　　2 、業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

　　3 、行業(yè)知識，秘書工作者所在機關(guān)的行業(yè)的基本知識。

　　二、基礎(chǔ)知識

　　1. 科學文化知識：基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己通過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

　　2. 馬列主義理論知識：哲學、政治經(jīng)濟學、黨的建設(shè)、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養(yǎng)。

　　3. 政策法規(guī)知識：這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

　　三、相關(guān)知識

　　秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。