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座談會(huì)發(fā)言技巧
會(huì)議的類(lèi)型多種多樣，但其目的歸結(jié)起來(lái)無(wú)外乎兩個(gè)：傳遞信息和形成決策。
先說(shuō)第一種。以傳遞信息為目的的會(huì)議，是團(tuán)隊(duì)合作中常見(jiàn)的一種形式，是不同分工的合作者之間通過(guò)交流達(dá)到信息共享的過(guò)程。比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)需要通過(guò)會(huì)議，向市場(chǎng)部和銷(xiāo)售人員講解產(chǎn)品的性能和賣(mài)點(diǎn);市場(chǎng)部需要通過(guò)會(huì)議，向銷(xiāo)售人員傳達(dá)產(chǎn)品推廣戰(zhàn)略，統(tǒng)一行動(dòng)步伐;而銷(xiāo)售部門(mén)也需要通過(guò)會(huì)議，向生產(chǎn)部門(mén)反饋來(lái)自市場(chǎng)的聲音。
這時(shí)候，無(wú)論愿意與否，只要身處這條信息鏈上的某一個(gè)環(huán)節(jié)，你就需要在會(huì)議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會(huì)，負(fù)責(zé)招聘的HR需要站在幾百人面前發(fā)布招聘信息;辦公室里專(zhuān)業(yè)電腦軟件升級(jí)之后，客服人員都會(huì)上門(mén)開(kāi)個(gè)培訓(xùn)會(huì)，幫助每個(gè)員工盡快適應(yīng)新系統(tǒng);高考前，班主任老師通常要召集家長(zhǎng)們開(kāi)個(gè)會(huì)，囑咐一下備考的注意事項(xiàng);或者僅僅是因?yàn)槟愎ぷ鞒煽?jī)卓著，也有可能被單位領(lǐng)導(dǎo)拉進(jìn)會(huì)議室，讓你在同事們面前介紹介紹經(jīng)驗(yàn)。
再來(lái)看第二種。在職場(chǎng)上，很多問(wèn)題在常規(guī)流程中無(wú)法解決、無(wú)法協(xié)調(diào)的時(shí)候，就需要通過(guò)會(huì)議的形式，借助團(tuán)隊(duì)討論達(dá)成一致意見(jiàn)。在這種以形成決策為目的的會(huì)議中，每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見(jiàn)，都希望通過(guò)溝通、交流甚至是交鋒，獲得一個(gè)盡可能對(duì)自己有利的決策結(jié)果。
無(wú)論是企業(yè)制定新規(guī)章新制度之前的意見(jiàn)征求會(huì)、某個(gè)產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會(huì)，還是廣告公司對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行闡述的競(jìng)標(biāo)會(huì)，抑或評(píng)選先進(jìn)工作者的部門(mén)年終總結(jié)會(huì)，在這些場(chǎng)合，每一個(gè)與會(huì)者都有可能獲得發(fā)言的機(jī)會(huì)，闡述自己的想法，適度地自我展現(xiàn)。
當(dāng)然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場(chǎng)中一直這么“低調(diào)”下去的話。
言不及義空話套話都是忌
冗長(zhǎng)的會(huì)議除了是對(duì)與會(huì)者的一種精神消耗之外，更會(huì)導(dǎo)致真金白銀的損失。
日本太陽(yáng)工業(yè)公司曾經(jīng)算過(guò)這么一筆賬：會(huì)議的機(jī)會(huì)成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)×開(kāi)會(huì)時(shí)間(小時(shí))。之所以平均工資要乘以3，是因?yàn)閰?huì)人員創(chuàng)造的勞動(dòng)產(chǎn)值通常是平均工資的3倍;而乘以2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷日常工作，因此損失要以2倍來(lái)計(jì)算。
效率是衡量一個(gè)會(huì)議成功與否的重要指標(biāo)之一。所以籠統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一切圍繞效率二字的規(guī)則，比如簡(jiǎn)明扼要、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、主題清晰、言之有物等，都是對(duì)會(huì)議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要當(dāng)眾進(jìn)行主題發(fā)言，或者作為消息源在某個(gè)以傳遞信息為目的的會(huì)議上講話，那么你首先需要做到的就是有備而來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，有準(zhǔn)備表現(xiàn)在：在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，弄清楚參加會(huì)議的都有誰(shuí)?自己為什么來(lái)開(kāi)這個(gè)會(huì)?會(huì)議內(nèi)容大致是什么?會(huì)議要解決什么問(wèn)題?針對(duì)這些，提前查閱相關(guān)數(shù)據(jù)、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會(huì)議中可能遇到的問(wèn)題。
聽(tīng)過(guò)一個(gè)真實(shí)的笑話。單位里兩個(gè)同事同名同姓，分屬不同部門(mén)。一次開(kāi)會(huì)，不知怎么就通知錯(cuò)了人，結(jié)果該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的卻莫名其妙地在會(huì)場(chǎng)里坐了半個(gè)小時(shí)，白白耽誤了時(shí)間。其實(shí)，他如果在走進(jìn)會(huì)場(chǎng)之前有所準(zhǔn)備，了解清楚會(huì)議的主題是什么，跟自己有什么關(guān)系，這個(gè)誤會(huì)就完全可以避免。
在會(huì)議上發(fā)言，尤其是占用大塊時(shí)間進(jìn)行主題發(fā)言時(shí)，切忌套話、空話，要盡量做到提綱挈領(lǐng)，先講主張?jiān)僬f(shuō)理由，按照一定的邏輯把自己想說(shuō)的內(nèi)容列成條目，每個(gè)條目都能用幾個(gè)詞或者一句話概括重點(diǎn)。如果時(shí)間充裕，則可以在相關(guān)條目下用事先準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)、材料展開(kāi)論述。
別人剛剛談了對(duì)任務(wù)量考核方案的建議一二三四，其中三條與你不謀而合。這時(shí)候，即便你針對(duì)這三條建議做了充分的發(fā)言準(zhǔn)備，論點(diǎn)論據(jù)也更為有力，但無(wú)論如何也沒(méi)必要展開(kāi)來(lái)再重復(fù)一遍——否則只能是浪費(fèi)大家的時(shí)間，并且是對(duì)之前發(fā)言者的不尊重。
要知道在會(huì)議上，當(dāng)你的身份從發(fā)言者轉(zhuǎn)變?yōu)槁?tīng)眾的時(shí)候，認(rèn)真聆聽(tīng)別人的講話是必需的——尤其是在討論環(huán)節(jié)。因?yàn)橹挥辛私鈩e人說(shuō)了什么，才會(huì)讓你在隨后的發(fā)言中有的放矢。
認(rèn)真地聽(tīng)別人在說(shuō)什么，適當(dāng)?shù)刈鲂┯涗�，在�?huì)議過(guò)程中不斷調(diào)整、理清自己的思路，這些都會(huì)在很大程度上幫助你完成一個(gè)得體的發(fā)言。至于那些被別人搶先提到過(guò)的內(nèi)容，其實(shí)也并非雷區(qū)——你再次提到它們的時(shí)候，盡可能地用三言?xún)烧Z(yǔ)概括核心觀點(diǎn)，并且加上一些“正如剛才××談到的那樣，我還想補(bǔ)充一點(diǎn)”，或者“在這個(gè)問(wèn)題上，我特別贊同××的意見(jiàn)”。這種對(duì)他人發(fā)言的承接，不僅能強(qiáng)化自己的觀點(diǎn)，更重要的是，這充分體現(xiàn)出你在會(huì)議上有準(zhǔn)備、專(zhuān)注、尊重他人、思路清晰和富有創(chuàng)見(jiàn)的良好職場(chǎng)形象。
承擔(dān)與自身角色相匹配的責(zé)任
有句話說(shuō)，成功的關(guān)鍵就是在正確的時(shí)間做了正確的事情。依照這個(gè)邏輯，除了“正確地說(shuō)話”之外，恰當(dāng)?shù)剡x擇說(shuō)話時(shí)機(jī)也是一次成功的會(huì)議發(fā)言的關(guān)鍵。
發(fā)言的時(shí)機(jī)選擇，很大程度上體現(xiàn)了一個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色和位置。
在決議形成之前，核心成員或者意見(jiàn)領(lǐng)袖通常習(xí)慣于率先表態(tài)，而他們的意見(jiàn)往往會(huì)決定整個(gè)會(huì)議的走勢(shì)。接下來(lái)說(shuō)話的是資深員工，他們會(huì)針對(duì)先前發(fā)言者提出的意見(jiàn)做進(jìn)一步闡釋?zhuān)蚴琴澩�，或是委婉地提出不同看法。然后才輪到新人，這時(shí)留給他們的討論空間已經(jīng)十分有限，多數(shù)人只能“跟票”表態(tài)，很難再提出什么新的見(jiàn)解。到了會(huì)議的最后階段，團(tuán)隊(duì)大佬會(huì)根據(jù)大家的意見(jiàn)進(jìn)行總結(jié)發(fā)言，并結(jié)合他自己的態(tài)度形成最終的決議。
實(shí)際上，發(fā)言的時(shí)機(jī)更像一個(gè)“潛規(guī)則”——沒(méi)有成文的規(guī)定，卻實(shí)實(shí)在在地存在于每一間會(huì)議室里。試想一下，如果一個(gè)有著十幾年工齡的資深員工僅僅在會(huì)議后半段表態(tài)“同意，沒(méi)意見(jiàn)”，很可能會(huì)被認(rèn)為是敷衍了事，不是帶著情緒，就是態(tài)度不端正;相反，如果一個(gè)職場(chǎng)新人在眾目睽睽之下第一個(gè)跳出來(lái)說(shuō)話，則很可能被詬病為“不知深淺，自以為是”。
如何選擇合適的發(fā)言時(shí)機(jī)，需要判斷力——你必須搞清楚自己在團(tuán)隊(duì)里究竟占了多大的權(quán)重，自己的意見(jiàn)到底有怎樣的影響力。在此基礎(chǔ)上，你才能通過(guò)對(duì)發(fā)言時(shí)機(jī)的把握，承擔(dān)與自身角色相匹配的責(zé)任，并且規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
這么說(shuō)起來(lái)，職場(chǎng)新人要想在會(huì)議上一鳴驚人，確實(shí)存在一些難度。作為菜鳥(niǎo)，更切實(shí)可行的做法是，在會(huì)議之前認(rèn)真準(zhǔn)備，在會(huì)上抱著學(xué)習(xí)的態(tài)度多聽(tīng)聽(tīng)別人怎么說(shuō);在需要自己說(shuō)話的時(shí)候，恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)自己的觀點(diǎn)，不必過(guò)分謙卑，更不能過(guò)于自信。至于那些憋著通過(guò)一次會(huì)議躥紅的年輕人，雖然這種進(jìn)取心值得肯定，但切忌不能從一開(kāi)始就盯著別人這兒說(shuō)得不對(duì)那兒說(shuō)得不好。會(huì)議室里確實(shí)有可能給新人提供機(jī)會(huì)，但癡迷于此難免導(dǎo)致用力過(guò)猛，傷及他人，讓自己在職場(chǎng)起步階段就陷入困境。
隨機(jī)應(yīng)變是一種能力
會(huì)議室是職場(chǎng)生態(tài)的濃縮版。在這里，人與人的關(guān)系，每個(gè)人對(duì)同一件事的不同解讀，以及人們處理事情的不同方法，都會(huì)被集中在小小的一張會(huì)議桌上。面對(duì)層出不窮的狀況，如何隨機(jī)應(yīng)變從容應(yīng)對(duì)，是對(duì)情商的重大考驗(yàn)。
在會(huì)議上發(fā)言，切不可以為有理就能走遍天下。要知道，這種時(shí)候，用怎樣的方式表達(dá)才是更重要的。尤其是在意見(jiàn)相左時(shí)。
某地的公務(wù)員面試中就有這么一道題：假如讓你組織一次會(huì)議，在會(huì)上同時(shí)有幾位同事就你的發(fā)言提出反對(duì)意見(jiàn)，使你很難堪，你該怎么辦?當(dāng)然，標(biāo)準(zhǔn)答案無(wú)外乎“虛心聽(tīng)取大家的不同意見(jiàn)，認(rèn)真調(diào)查和了解各方面的情況”等等。但我們可以換位思考一下，在這個(gè)尷尬的場(chǎng)景中，那幾位提出反對(duì)意見(jiàn)的同事是不是也有做得不妥的地方呢?
當(dāng)別人發(fā)言時(shí)，就算你再反對(duì)、再鄙視、再想辯駁，表面上也要保持克制，不動(dòng)聲色。輪到你說(shuō)話時(shí)，首先要提到的不是“我不贊同……”，而是在對(duì)方的發(fā)言中，尋找你和他可以達(dá)成共識(shí)的部分。隨后再以恰當(dāng)?shù)姆绞教岢鲎约旱牟煌庖?jiàn)，既達(dá)到了討論的目的，表達(dá)了自己的想法，又不至于傷及同事。
而所謂“恰當(dāng)?shù)姆绞健保褪钦f(shuō)話的藝術(shù)了，這在職場(chǎng)的人際交往中尤其重要。試著在開(kāi)場(chǎng)白里，向那位和你意見(jiàn)相左的同事說(shuō)“我認(rèn)為××提到的這種方式很獨(dú)特”，“在這次活動(dòng)中的積極態(tài)度非常值得我學(xué)習(xí)”，或者“感謝××對(duì)我工作的關(guān)注”。誰(shuí)都好面子，因此說(shuō)話的時(shí)候就必須體察周?chē)臍夥蘸蛯?duì)方的情緒——是該直抒胸臆，還是點(diǎn)到為止，或者暫時(shí)擱置。
總之，要把握一個(gè)原則：針對(duì)事，而非針對(duì)人。畢竟，人在職場(chǎng)，大家想的都是怎么把事情做好。
更重要的是，如果你否定了別人的方案，就一定要再至少提出一個(gè)新的想法。畢竟，破壞總是比建設(shè)來(lái)得容易，只破不立并不能解決問(wèn)題。
在會(huì)議中發(fā)言時(shí)還有個(gè)小技巧。有心理學(xué)家曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他們讓發(fā)言者頻頻注視會(huì)場(chǎng)上的某一個(gè)人。試驗(yàn)結(jié)果發(fā)現(xiàn)，對(duì)于發(fā)言者頻繁的目光注視，被注視的人在心理上就會(huì)覺(jué)得自己必須有所反饋——或是頻頻點(diǎn)頭，或是在那人發(fā)言后表達(dá)補(bǔ)充意見(jiàn)。
這個(gè)試驗(yàn)告訴我們，在會(huì)議上發(fā)言時(shí)，可以一邊進(jìn)行自己的闡述，一邊注視著會(huì)場(chǎng)里的聽(tīng)眾，尤其是那些直接關(guān)系到你此項(xiàng)工作成敗的“主要聽(tīng)眾”，把自己和他們的關(guān)注點(diǎn)聯(lián)系在一起，這樣沒(méi)準(zhǔn)兒會(huì)取得意想不到的發(fā)言效果。
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