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工程項(xiàng)目資料檔案管理加強(qiáng)有效途徑
工程項(xiàng)目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。下面是小編為大家分享工程項(xiàng)目資料檔案管理加強(qiáng)有效途徑，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、工程項(xiàng)目檔案管理的重要性
(一)工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目的有機(jī)組成部分。工程項(xiàng)目檔案貫穿工程項(xiàng)目始終，是工程項(xiàng)目的有機(jī)組成部分，主要體現(xiàn)在施工前、施工中、工程竣工3個(gè)階段。1、施工前形成的檔案資料主要有2個(gè)方面，一個(gè)是工程立項(xiàng)文件，它真實(shí)記錄了工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程，是項(xiàng)目預(yù)算編制及招投標(biāo)的依據(jù)。另一個(gè)是在項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)過程中形成的文件資料，是項(xiàng)目勘測和設(shè)計(jì)的依據(jù)。2、在施工中又會(huì)產(chǎn)生建筑材料送檢的檢查報(bào)告等文件。3、工程竣工后，在驗(yàn)收過程中會(huì)形成一系列驗(yàn)收文件，作為對工程實(shí)質(zhì)考核的依據(jù)。
(二)工程項(xiàng)目檔案管理是質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目檔案管理作為工程項(xiàng)目的一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，它的目的是詳細(xì)記錄工程建設(shè)全過程，確保信息資源的及時(shí)跟進(jìn)，控制工程質(zhì)量。總的來說，工程項(xiàng)目檔案管理通過對人員、機(jī)械、材料、環(huán)境及工藝5個(gè)方面對質(zhì)量進(jìn)行控制。因?yàn)樵诠こ添?xiàng)目檔案的收集編制范圍內(nèi)，詳細(xì)記錄了工作人員是否通過專業(yè)培訓(xùn)持證上崗、工程建設(shè)機(jī)械是否符合建設(shè)需求、建筑材料是否合格、施工與竣工通過影像所反映的場地環(huán)境變化、施工日志所反映的各項(xiàng)工藝等。只有做好這些檔案資料的管理，才能有效控制質(zhì)量。
(三)工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目質(zhì)量的直接反映。隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，工程項(xiàng)目質(zhì)量在適用性、安全性、經(jīng)濟(jì)性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精確評價(jià)體系。而工程項(xiàng)目檔案的詳細(xì)記錄，就是全面評價(jià)工程質(zhì)量的最好依據(jù)。比如，在工程竣工后，對隱蔽工程的評價(jià)，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現(xiàn)場記錄等檔案資料。
二、加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的有效途徑
(一)加強(qiáng)檔案管理人員崗位技能培訓(xùn)。由于工程項(xiàng)目的特殊性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能，這就需要加強(qiáng)檔案管理人員的崗位技能培訓(xùn)。在實(shí)際情況中，可以定期組織檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等理論知識(shí)，并根據(jù)學(xué)習(xí)情況，組織參加檔案管理職稱考試，實(shí)現(xiàn)持證上崗;針對工程項(xiàng)目檔案的制成材料、整編要求、移交時(shí)間、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容集中組織內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者外訓(xùn)。
(二)建立健全工程項(xiàng)目檔案管理制度。檔案管理工作的加強(qiáng)，關(guān)鍵還是要落實(shí)到制度上。在《檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理?xiàng)l例》等法規(guī)條例的基礎(chǔ)上，建立健全相關(guān)檔案管理制度。1、檔案管理登記制度。工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目竣工后運(yùn)行、管理、維修等工作的關(guān)鍵性依據(jù)，要及時(shí)掌握重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的工作情況，提高檔案的利用率，檔案管理部門要做好檔案管理登記工作，通過登記明細(xì)，及時(shí)回訪檔案利用情況，得到有效的信息反饋。2、檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)執(zhí)行，項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項(xiàng)目準(zhǔn)備、施工和竣工同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成后根據(jù)合同協(xié)議要求向項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門移交項(xiàng)目文件。3、各部門檔案管理職責(zé)制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，還是各個(gè)部門的職責(zé)。各個(gè)部門要根據(jù)自身部門所涉及的工程內(nèi)容，登記和報(bào)送相關(guān)項(xiàng)目文件，參加相關(guān)檔案驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收。業(yè)主單位更要做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。
(三)提高工程項(xiàng)目檔案管理信息化水平。工程項(xiàng)目檔案的管理應(yīng)該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。檔案管理室除了配備計(jì)算機(jī)外，還要配備打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，從而保證檔案管理軟件系統(tǒng)的安全。
(四)進(jìn)入施工現(xiàn)場增強(qiáng)檔案真實(shí)性。現(xiàn)代檔案管理工作不再是大門不出、二門不邁的閉門工作，相反，更應(yīng)該是走進(jìn)施工現(xiàn)場，切實(shí)了解檔案真實(shí)性的工作。這就要求我們的檔案管理人員在整理歸檔檔案時(shí)，要深入到施工現(xiàn)場，把自己放在專業(yè)技術(shù)人員的位置上，對檔案所涉及到的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查分析，有了充足的了解后再進(jìn)行檔案編制工作。
工程項(xiàng)目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。只有進(jìn)一步加強(qiáng)對工程檔案的管理，采取科學(xué)有效的途徑，才能使檔案價(jià)值得到體現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展提供決策信息。
工程檔案管理人員具備基本素質(zhì)：
一、高度的責(zé)任心
工程實(shí)際施工過程中，會(huì)經(jīng)常遇到業(yè)主、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等部門的常規(guī)檢查和抽檢，還會(huì)有行業(yè)主管部門以及資金、安全等監(jiān)管部門的審計(jì)和稽查，很多工程文件會(huì)被高頻率使用。
作為參與工程建設(shè)的檔案管理人員是提供這些資料的責(zé)任人，在提供資料前要做好登記，對拿出去的每一份文件，都要記錄好文件題名、文件的產(chǎn)生單位、產(chǎn)生時(shí)間等可以追溯的基本信息。在被使用完畢拿回來時(shí)，還要與提供時(shí)登記的信息進(jìn)行核對，這樣在發(fā)生丟失等情況時(shí)，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有機(jī)會(huì)找回來。
所以，在工程建設(shè)過程中，檔案管理人員一定要有高度的責(zé)任心，才能保管好最原始、最真實(shí)的工程文件。
二、肯于學(xué)習(xí)與鉆研的精神
工程檔案管理人員應(yīng)該具備兩項(xiàng)基本業(yè)務(wù)能力，一是檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，二是工程技術(shù)專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，把兩個(gè)專業(yè)完美結(jié)合起來，才能真正做好工程檔案管理工作。
在實(shí)際工作中，工程檔案管理人員大多數(shù)是技術(shù)專業(yè)出身，只需要學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)，但是還有很多不是檔案管理和技術(shù)專業(yè)出身，需要學(xué)習(xí)檔案管理和技術(shù)專業(yè)兩項(xiàng)專業(yè)技能。
工程檔案管理人員要想做好本職工作，就一定要有學(xué)習(xí)的經(jīng)過，但是，有關(guān)工程檔案管理方面的培訓(xùn)不太多，而且培訓(xùn)內(nèi)容也不具有很強(qiáng)的操作性，這就要求工程檔案管理人員能夠自主學(xué)習(xí)，并且能夠多投入精力主動(dòng)去研究。
工程檔案管理人員能否加強(qiáng)學(xué)習(xí)與研究，取決于對這份工作的熱愛程度，而且，越熱愛就越喜歡學(xué)習(xí)與研究，二者相輔相成、共進(jìn)退。
高度的責(zé)任心和肯于學(xué)習(xí)與鉆研不僅僅是工程檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，也是任何一個(gè)行業(yè)任何一個(gè)崗位的工作人員應(yīng)該具備的吧。
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