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建筑工程項目文檔資料管理信息化策略
建筑工程項目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲、利用多個環(huán)節(jié)，在不同的項目管理階段，每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過程。那么，下文是由小編為大家整理的資料管理信息化策略，歡迎大家參考學習。
項目文檔資料管理面臨的突出問題
工程項文檔資料包含政府指令文件、項目往來文件、施工驗收單據(jù)、多媒體文件(如重大活動中的照片、視頻、錄像等)、紙質(zhì)文件、項目設(shè)計文圖紙(重要)、施工組織設(shè)計、竣工驗收證明等等。
目前，建筑工程項目文檔資料管理多采用傳統(tǒng)管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:
管理需求不系統(tǒng)。面對紛繁復雜的施工項目文檔資料，企業(yè)曾嘗試過在相關(guān)崗位設(shè)立管質(zhì)量或管安全的崗位。然而，各管理崗位人員總是結(jié)合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點”上說說想法和要求，缺乏對文檔資料管理系統(tǒng)的理解，比如質(zhì)量驗收文檔管理人員往往過分強調(diào)項目質(zhì)量文檔管理工作，忽視項目技術(shù)交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實上，建筑行業(yè)需要從整個工程項目文檔資料管理的“面”上闡述需求。
文檔分類不清晰。依據(jù)項目管理機構(gòu)及項目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設(shè)計文檔、監(jiān)理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項目文檔很多時候會貫穿多個職能部門(或機構(gòu))，有的甚至貫穿項目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會產(chǎn)生“多義性”問題。若從業(yè)務(wù)流程或者項目具體管理活動來分類，仍然面臨一項管理活動對應(yīng)多份文檔記錄的問題，比如有的從質(zhì)量控制的角度，有的從環(huán)境控制的角度，因此項目文檔資料的分類方式，尤其是二級甚至三級分類思路，目前不是很清晰。
收集整理不及時。在現(xiàn)實工程項目管理過程中，很多時候從制度層面上已經(jīng)要求某些管理活動應(yīng)該形成規(guī)范記錄，但最終項目文檔資料歸檔時仍然出現(xiàn)文檔資料缺失的現(xiàn)象。問題在于項目文檔資料的收集整理不夠及時，項目各級管理人員沒有周期性地“盤點”自身所負責管理的文檔，往往寄希望于項目完工后集中整理再呈交有關(guān)工程檔案管理部門。
信息系統(tǒng)不匹配。對于存在“跨地域運營、多項目管理”的施工企業(yè)而言，不匹配性主要體現(xiàn)在兩個方面，一是項目文檔管理信息系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)不匹配。二是項目各類文檔管理信息系統(tǒng)之間不匹配。有的信息系統(tǒng)是企業(yè)自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標準也不同。
實施項目文檔管理信息化相關(guān)策略
綜上分析，建筑工程項目文檔資料管理信息化既要面對項目管理制度上的問題，同時還要面對項目管理方法層面的問題。因此，當前階段實施項目文檔管理信息化可做好以下方面的工作。
明確項目文檔資料管理需求。在當前施工企業(yè)管理信息化水平普遍不高的情況下，項目文檔資料管理可與專業(yè)有實力并熟悉該行業(yè)運作規(guī)則的文檔管理供應(yīng)商一起梳理需求、提煉工作，以此來彌補企業(yè)內(nèi)部人員對管理信息化的理解的不足。開始云在文檔管理領(lǐng)域沉淀10年，有著針對建筑行業(yè)專業(yè)的項目文檔管理解決方案。
明確項目文檔資料分類體系。針對工程項目文檔資料種類較多的特點，開始云將建議建筑行業(yè)采取“多維依據(jù)、逐級劃分”的策略，可按照面向主題、面向應(yīng)用、面向共享的思路，建立項目文檔分類體系。比如一份文檔可以從記錄內(nèi)容上劃分類別，也可以從項目進展階段劃分其所屬類別，甚至可以考慮分類依據(jù)的組合應(yīng)用，從而產(chǎn)生不同的子類。只有項目文檔分類規(guī)則明確了，才便于被人理解，同時也容易為后續(xù)統(tǒng)一編碼工作提供實用依據(jù)，利于計算機分類處理。
明確各類文檔資料管理分工。開始云KASS文檔管理系統(tǒng)支持對項目人員權(quán)限的管理。一份文檔資料由哪個項目小組的人員產(chǎn)生并提交至哪個小組的文件夾下，而其它小組人員是否有權(quán)限對其進行查看、編輯、下載等，均可以靈活設(shè)置。對于需要上級審批的文檔，在線發(fā)起流程，上級領(lǐng)導可以快速查看審批。這樣，從工作習慣逐漸促使項目文檔資料中間管理環(huán)節(jié)的規(guī)范，同時確保項目文檔資料準確及時地收集整理。此外，不論一份文檔經(jīng)過項目多少管理人員處理，也不管各個項目處理該類文檔流程上的差異，開始云KASS文檔管理系統(tǒng)可形成詳細的日志記錄，便于項目組織中的責任落實。
項目文檔資料標準化。工程項目文檔資料實施標準化可以提高管理效率。通過對業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化，促進各管理環(huán)節(jié)記錄文檔與實際管理活動的有效融合。項目不同階層的管理人員需要關(guān)注不同項目同類文檔記錄格式的統(tǒng)一。文檔的標準化與結(jié)構(gòu)化程度不同，對實施文檔信息化管理的策略會產(chǎn)生影響。對于標準化與結(jié)構(gòu)化程度都比較高的項目文檔資料，一般可考慮優(yōu)先實施信息化管理。
關(guān)注項目文檔記錄規(guī)范化。項目文檔實施信息化管理的過程中，如果對于細節(jié)問題考慮不周全，可能會對整個項目文檔資料管理的規(guī)范性與有效性產(chǎn)生影響，所以，密切關(guān)注文檔內(nèi)容、過程、記錄的規(guī)范顯得尤為重要。
關(guān)注項目文檔管理集成化。項目管理中除了文檔管理外，通常也會對引入其它的諸如ERP、OA等管理系統(tǒng)，但現(xiàn)在這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)是孤立的，它們之間未能很好地集成，給一個具體項目文檔資料的查找?guī)硪欢ɡщy。因此，建筑工程項目人員應(yīng)選購項目文檔管理集成化應(yīng)用技術(shù)成熟的方案，以提高整個信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。
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