秘書(shū)工作的定義及崗位內(nèi)容
秘書(shū)工作的定義及崗位內(nèi)容1
一、協(xié)助站領(lǐng)導(dǎo)組織協(xié)調(diào)日常工作;做好領(lǐng)導(dǎo)批辦事項(xiàng)的督辦工作。
二、負(fù)責(zé)有關(guān)文稿的撰寫(xiě)、打印和上報(bào)工作，擬定本單位上傳下達(dá)的各類(lèi)文件，協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好本單位各階段的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。
三、負(fù)責(zé)文件的手法、編號(hào)、登記、分送、催辦，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好機(jī)要文件的收發(fā)、穿越、保管、清退、核銷(xiāo)和立卷歸檔工作。管理文書(shū)檔案，履行建檔和查閱手續(xù)。
四、管理行政印鑒負(fù)責(zé)辦單位介紹信的管理使用。
五、負(fù)責(zé)辦單位各項(xiàng)信息的收集、整理和利用工作做好各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)、信息和相關(guān)材料的報(bào)送工作。
六、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)上級(jí)的電話通知、指示和交辦的工作;向下級(jí)傳達(dá)主管或分管領(lǐng)導(dǎo)的工作指示、意見(jiàn)和要求。
七、負(fù)責(zé)上級(jí)和外來(lái)人員的接待服務(wù)，搞好群眾來(lái)信來(lái)訪的登記、接待、轉(zhuǎn)辦、催辦工作。
八、負(fù)責(zé)本單位的報(bào)刊、雜志的訂購(gòu)和分發(fā)。
九、負(fù)責(zé)本會(huì)議籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理工作。
十、協(xié)助本單位領(lǐng)導(dǎo)抓好群團(tuán)工作和離退休人員服務(wù)工作;做好人事、勞動(dòng)工資和黨務(wù)統(tǒng)計(jì)工作。
十一、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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秘書(shū)工作的任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:
1.調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書(shū)人員進(jìn)行,秘書(shū)應(yīng)該通過(guò)訪問(wèn)、開(kāi)會(huì)、問(wèn)卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全面的信息,及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。
2.文書(shū)工作
文書(shū)工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行,很多時(shí)候秘書(shū)還要進(jìn)行文件、報(bào)告的起草,所以秘書(shū)對(duì)文書(shū)的寫(xiě)作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完的'文檔要及時(shí)分類(lèi)歸檔。
3.會(huì)議籌辦
秘書(shū)應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會(huì)議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會(huì)議類(lèi)型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同的籌辦要求。
4.來(lái)賓接待
秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀,力求樹(shù)立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個(gè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén),秘書(shū)就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案的采集、整理、保管和提取。
6.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書(shū)對(duì)于各種信函、來(lái)訪或投訴要認(rèn)真地對(duì)待,在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當(dāng)?shù)奶幚?對(duì)自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)的問(wèn)題,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
7.日常事務(wù)工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書(shū)來(lái)處理。
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