有兩個(gè)方面作用，一是保護(hù);二是利用，兩者不可偏廢。在檔案管理過程中，既要重視檔案載體的保管和保護(hù)，也要重視檔案信息的開發(fā)利用，讓資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。但并非所有的檔案都可以共享，檔案中涉及國(guó)家機(jī)密或者個(gè)人的秘密資料、科技資料、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等，都需要保密。
檔案從性質(zhì)內(nèi)容上可分為個(gè)性檔案與共性檔案兩大類，在電子信息化管理方面，我們必須正確區(qū)分檔案中的個(gè)性與共性，把握好檔案管理中的度，才能讓檔案安全高效地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。
一、個(gè)性檔案的管理
個(gè)性檔案就是所涉及的內(nèi)容具有一定的保密性，不適合公開，如果泄露，會(huì)對(duì)企業(yè)和個(gè)人造成一定程度上的損害。比如說企業(yè)產(chǎn)品的配方、新技術(shù)、顧客信息等等，這些都是具有一定保密程度的檔案。
現(xiàn)行管理中存在著一些問題，一些企業(yè)沒有專門檔案室，個(gè)別檔案管理人員沒有學(xué)過專業(yè)知識(shí)，個(gè)性與共享性檔案沒有分別分類保存，這就給檔案管理留下了隱患。在某些企業(yè)人員中，保密意識(shí)薄弱，將顧客資料出賣給外人，造成損害公司和顧客利益的事時(shí)有發(fā)生。另外，一些國(guó)外公司想方設(shè)法刺探中國(guó)政治、軍事和經(jīng)濟(jì)情報(bào)，如果我們將需要保密的檔案泄密，就會(huì)給國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和安全造成危害，其后果是無法估量和事后無法挽回的。因此，對(duì)個(gè)性檔案在管理上，是要嚴(yán)格把握的。
國(guó)家監(jiān)察部、人力資源保障部和檔案局于今年2月22日發(fā)布了《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，在這個(gè)文件中，對(duì)“出賣或者違反國(guó)家規(guī)定轉(zhuǎn)讓、交換以及贈(zèng)送檔案的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予轍職或者開除處分”。這就說明，國(guó)家在個(gè)性檔案的管理上，有著嚴(yán)格的規(guī)定，禁止一切違法行為。
那么，個(gè)性檔案的保存應(yīng)該是紙質(zhì)化還是電子化好呢?這就必須具體情況具體分析。從安全上說，一定的紙質(zhì)化還是必要的，這是一種分散風(fēng)險(xiǎn)的措施，它的存放應(yīng)當(dāng)有一個(gè)保險(xiǎn)柜。個(gè)性檔案管理要有嚴(yán)格的制度，對(duì)于文件的調(diào)閱、移出、銷毀須得到領(lǐng)導(dǎo)審批，履行登記手續(xù)。電子信息化對(duì)個(gè)性檔案的不利之處在于易泄密，以及文件容易丟失。因?yàn)�，一是網(wǎng)絡(luò)易于受到攻擊，遭受病毒;二是記錄磁盤磁性保存時(shí)效，有時(shí)保管不當(dāng)，會(huì)讓磁性受損，丟失文件。因此，個(gè)性檔案保存是有其特殊性的。
二、共性檔案的管理
共性檔案是一種資源可以共享的檔案。我們?nèi)粘n案管理工作中，由于傳統(tǒng)保密觀念，普遍存在著將檔案沉睡在檔案資料室中，利用不足，企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值的檔案，束之高閣，使有用之物造成浪費(fèi)。檔案的保密與利用這兩個(gè)方面，偏廢一方都是不可取的。
一個(gè)具備一定歷史的企業(yè)，都有一個(gè)自己的文化內(nèi)涵，企業(yè)檔案資料將這些歷史記錄并延伸，將之網(wǎng)絡(luò)化，職工讀后增強(qiáng)凝聚力。在企業(yè)共性檔案中包含著可以共享的技術(shù)，人事等方面信息，這些信息共享可以起到以下幾個(gè)方面的益處。
第一，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。技術(shù)是有傳承的，如果一切從零開始，那么很難得到進(jìn)步，將一些可公開的技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部共享，對(duì)技術(shù)創(chuàng)新是有承前啟后的作用的。
第二，人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一般不太適合網(wǎng)絡(luò)化，但對(duì)于流動(dòng)人員，只要不觸及隱私，是可以網(wǎng)絡(luò)化的，將個(gè)人的文化程度、技術(shù)等級(jí)、特長(zhǎng)愛好等信息上網(wǎng)，可以讓需要的部門方便了解錄用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的功用。
第三，大量檔案材料，必須進(jìn)行歸檔分類，可將能公開又有作用的信息整理，建立內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)，積極組織上網(wǎng)信息，將非保密檔案服務(wù)企業(yè)內(nèi)部。同時(shí)匯編信息，幫助員工學(xué)習(xí)新技術(shù)，為銷售部門提供新消息，為管理部門提供新思路，為整個(gè)企業(yè)調(diào)整服務(wù)等。檔案管理中“管”只是保存方法，利用好才是根本。好的管理，可以產(chǎn)生隱性經(jīng)濟(jì)效益，那就是管理效益，生產(chǎn)效益，經(jīng)營(yíng)效益。
三、企業(yè)檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制
企業(yè)檔案與公共館藏檔案所服務(wù)的對(duì)象不同，企業(yè)檔案主要服務(wù)于內(nèi)部，公共館藏檔案面向公共大眾，但在電子信息安全化方面，都面臨同樣風(fēng)險(xiǎn)。電子信息化相比紙張檔案具有更大風(fēng)險(xiǎn)性，因?yàn)楝F(xiàn)在電腦病毒的蔓延和黑客惡意的侵入，都使電子檔案有失密和丟失的危險(xiǎn)。因此，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)要注意信息安全，積極采取風(fēng)險(xiǎn)防范措施，避免外界因素的破壞。這就要求我們?cè)谛畔⒒耐瑫r(shí)，學(xué)習(xí)利用各種新技術(shù)對(duì)電腦信息加以保護(hù)，電子信息需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員維護(hù)，加以數(shù)字密碼的設(shè)防。
企業(yè)檔案多且雜，最好由專業(yè)檔案人員集中管理，檔案人員要做好檔案的分類管理，分檔使用，這也是企業(yè)檔案控制風(fēng)險(xiǎn)的重要方法。
總之，區(qū)分好個(gè)性檔案與共性檔案的管理，才能讓檔案安全又高效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。