關(guān)于會議的紀要

　　開會，好像是人類的本能之一，古代的皇帝每天“有事上奏，無事退朝”；非洲食人族抓到一個白人準備煮來吃了，也要圍著大鍋跳一圈舞開個會熱身一下。不知從什么開始，開會成了我們工作的一部分，沒有哪個寫字樓不配備meeting room。我現(xiàn)在工作的H公司，一層樓有十幾個會議室，要book會議室要通過電子流還老也訂不上。我們部門文員MM每天早上7點鐘就要來填電子流訂會議室，但是有招數(shù)更狠，找海外同事利用時差，剛過零點就把會議室資源給占了。

　　會開多了，會議紀要就多，而且一份會議紀要經(jīng)常都廣發(fā)眾人，搞得像新聞通稿一樣。6月的一天，我們部門和幾個相關(guān)部門開了一個會，后來會議紀要也發(fā)給我了。

　　從紀要上看，開了三小時，在某個項目的方案選擇上，與會各方給出了如下意見：

　　關(guān)鍵議題：關(guān)鍵業(yè)務用戶對XXX項目的方案A和B的態(tài)度：

　　我們部門的小李：主觀上堅持方案A，但是考慮到目前XXX系統(tǒng)的現(xiàn)實狀況，保留地接受方案B。

　　我們部門的小周：主觀上傾向方案A，但同時認為方案B可行。

　　Y部門的小雷：認為在當前各方面準備度都不成熟的情況下，建議采用方案B比較穩(wěn)妥，但最終意見與我們部門保持一致。

　　Z部門的小高：需要會后與Z部門的另一同事討論，再作決定。

　　W部門的小劉：傾向于方案B，同時建議參考V部門的同事小�。ó斕鞗]有參加會議）的意見。

　　綜合以上意見，關(guān)鍵用戶主觀傾向方案A，但考慮到業(yè)務現(xiàn)狀與業(yè)務準備不成熟，推薦方案B。

　　三個小時的會議，需要決策的關(guān)鍵議題得到一個磨菱兩可的結(jié)論，此結(jié)論等于還是沒有結(jié)論。

　　在H公司，很多干部和員工都為會議所累。首先是會議的數(shù)量多，我們部門尤其會多，被冗長會議占用的時間，往往要通過加班補上，來完成其它例行的工作。其次基本上所有的會議時間段都預定為2小時，有的其實1小時就能講完，也強行預定了2小時。第三是會議紀要滿天飛，似乎只有依靠會議紀要，工作才能開展下去。第四是一次會議形成的結(jié)論往往不如人意，還需要后續(xù)再討論，而后續(xù)討論出的結(jié)論，往往已經(jīng)和前面的會議紀要大相徑庭。第五就是會議只有召集人，沒有主持人，會開得沒有章法。

　　還有一大特色，就是來自不同部門的與會者從不互相介紹，一上來就開盲會，有的人我都一起開過幾次會了，還不知道他叫什么名字。

　　會議的價值，在于與會各方達成一致，形成決議，好的會議紀要對接下來的工作開展起到很大的作用。我剛畢業(yè)那一年，不管和誰開會我都是資歷最淺的，所以我都是記會議紀要的（meeting minutes）。起頭要記錄一些基本信息：Time，Venue，Attendee，Purpose或者Theme，然后是每一個Subject。在H 公司的會議紀要還有一欄審批人，以防記紀要的人描述不準確。每個Subject都要有明確的結(jié)論，如果有不同意見的要寫明各方的觀點，最后形成 conclusion，如果有需要follow up的要寫明誰是owner，deadline是什么時候，暫時決定不了的事項要注明TBD（to be decided）或者to be finalized。所有能夠量化的時間，數(shù)據(jù)，金額，費用預算，都應該記錄下來成為依據(jù)。

　　會議一定要有一個主持人，掌握會議的時間進度、發(fā)言的質(zhì)量（有的人滔滔不絕離題萬丈，其他人也不便打斷，主持人去stop最合適）、議題的順序（如果一個議題已經(jīng)討論充分了，主持人應當及時進入下一個議題，以防有人還在那里發(fā)散思維）。如果會議上有之前不互相認識的，要讓大家自我介紹，最好是用5分鐘時間ice breaker一下；有時候需要頭腦風暴（brain storm）的，主持人還要調(diào)動一下氣氛，因為中國人總是擔心說錯話，有好的想法也習慣性藏起來。

　　在B公司開的會，所有的開場白都是一樣的，就是先講會議室周邊的走火通道。在中信18樓，只要有一個與會者日常不是在中信辦公的，就要統(tǒng)一講一遍逃生通道。到了外面的酒店，或者其它office開會，一開始也是要強調(diào)萬一發(fā)生突發(fā)事件如何通過最快速最安全的路線逃生。而我有時候從公司的A區(qū)到我不熟悉的B區(qū)或者J區(qū)培訓中心，得花好幾分鐘才能找到會議室。如果是發(fā)生火災到處濃煙密布肯定一抓瞎。到不熟悉的地方開會，或者參加任何集體活動，一定要先留意周圍逃生通道，看看過道的頭頂，會有一個小人在跑的標牌，如果電源斷了這個標牌也會亮著綠光，這也是B公司教給我的最好習慣之一。

　　會議的最后，通常還有有個5-10分鐘的環(huán)節(jié)稱為re-cap。H公司的一個規(guī)矩我覺得是很好的，就是要求大家把椅子都放好，桌面不可留下紙張、紙杯，投影儀要關(guān)閉，白板擦干凈防止泄密。這些在B公司沒有做要求，所以會議室經(jīng)常留下用過的一次性紙杯和廢紙張等著清潔阿姨去收拾。

　　我開過的最愜意的一個會，是到B公司的倫敦總部。夏日的午后，在辦公樓旁邊的小花園里，撐著大陽傘，凳子都是彩色塑料的，桌子也是又矮又圓的，每個人還拿了一杯冰摩卡咖啡。一個30分鐘的溝通會，身心皆愉快。

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