關(guān)于電話禮儀的注意事項(xiàng)
電話被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù);在日常生活中，我們通過(guò)電話也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格。下面是小編精心整理的關(guān)于電話禮儀的注意事項(xiàng)，希望能給大家?guī)?lái)幫助!
電話禮儀的注意事項(xiàng)1
通話是現(xiàn)代社會(huì)最常見(jiàn)的一種交際方式。它是運(yùn)用電話等現(xiàn)代通訊工具進(jìn)行交往, 具有快捷、方便的特點(diǎn)。盡管不是面對(duì)面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時(shí)進(jìn)行溝通。
在公務(wù)活動(dòng)中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問(wèn)題、答復(fù)事項(xiàng), 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽(tīng)電話。不論是使用普通電話還是
移動(dòng)電話, 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。
學(xué)會(huì)通話可以樹(shù)立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識(shí), 沒(méi)有掌握通話的技巧和禮儀規(guī)范, 就會(huì)影響公務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展, 甚至損害機(jī)關(guān)單位的形象。
怎樣打電話?
誰(shuí)不會(huì)打電話?也許你會(huì)發(fā)出這樣的疑問(wèn)。打電話確實(shí)是一種最常見(jiàn)的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問(wèn)題的。
時(shí)間選擇。公務(wù)通話一般要在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時(shí)間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話, 要注意時(shí)差, 不要擾人清夢(mèng)。要掌握通話的時(shí)間, 一般不宜過(guò)長(zhǎng), 以不超過(guò)五分鐘為好。如果要通話較長(zhǎng)時(shí)間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對(duì)方是否方便, 否則就要另約時(shí)間聯(lián)系。
表述得體。通話表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門, 語(yǔ)驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語(yǔ)速適中, 過(guò)快了容易讓人聽(tīng)不清楚, 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺(jué); 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。
舉止得當(dāng)。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無(wú)法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話機(jī)。電話接通后, 要等鈴聲響過(guò)六遍后, 確信對(duì)方無(wú)人接聽(tīng), 才掛斷話機(jī)。通話時(shí)不要抱著電話四處走動(dòng); 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時(shí)也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報(bào)紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話要注意周圍環(huán)境。移動(dòng)電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場(chǎng)所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環(huán)境, 待安靜下來(lái)再撥通電話。
怎樣接電話?
接電話要注意以下禮儀:
及時(shí)接聽(tīng)。電話鈴聲一響, 要及時(shí)接聽(tīng), 不要慢騰騰地任由鈴聲響個(gè)不停。一般在聽(tīng)到完整的鈴聲響后接起電話。同時(shí)響起電話, 要先接起一個(gè), 詢問(wèn)對(duì)方是否介意接聽(tīng)另一個(gè)電話, 征得同意后才能接聽(tīng)另一個(gè)電話。不要同時(shí)接聽(tīng)兩個(gè)電話。
文明應(yīng)答。接聽(tīng)電話要做到有問(wèn)必答, 依問(wèn)作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問(wèn)候?qū)Ψ? 并自報(bào)家門:
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問(wèn)對(duì)方: 你好! 請(qǐng)問(wèn)找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對(duì)方不在的原因, 或告訴對(duì)方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰(shuí)、 你找誰(shuí)、有什么事之類的話發(fā)問(wèn)。與對(duì)方通話, 要盡量每問(wèn)必答,但不要答非所問(wèn), 東拉西扯, 大聊其天。對(duì)方交談內(nèi)容結(jié)束要即時(shí)道別, 說(shuō)聲再見(jiàn)。
做好記錄。公務(wù)電話通常需要做記錄。平時(shí)要做好通話記錄準(zhǔn)備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好, 不要通話后放下聽(tīng)筒, 再找紙筆。遇到聽(tīng)不清楚時(shí), 可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍, 特別是對(duì)一些重要內(nèi)容和涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等, 最好加以核實(shí), 避免記錯(cuò)。
一些特殊電話的接聽(tīng)。對(duì)打錯(cuò)電話的, 不要大聲斥責(zé)對(duì)方, 要接受對(duì)方的道歉, 說(shuō)聲 沒(méi)關(guān)系 后掛機(jī)。對(duì)一些難纏的電話, 要學(xué)會(huì)說(shuō)不, 設(shè)法擺脫對(duì)方的糾纏, 委婉而堅(jiān)決地拒絕對(duì)方的請(qǐng)求。對(duì)一些諸如你猜猜我是誰(shuí)、想知道我在干什么嗎之類的謎語(yǔ) 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應(yīng)對(duì)。
電話禮儀的注意事項(xiàng)2
(一)打電話確定合適的時(shí)間
當(dāng)需要打電話時(shí)，首先應(yīng)確定此刻打電話給對(duì)方是否合適，也就是說(shuō)，要考慮此刻對(duì)方是否方便聽(tīng)電話。應(yīng)該選擇對(duì)方方便的時(shí)間打電話，盡量避開(kāi)在對(duì)方忙碌或是休息的時(shí)間打電話。一般說(shuō)來(lái)，有幾點(diǎn)應(yīng)該注意：
避開(kāi)對(duì)方的吃飯和休息時(shí)間。總的來(lái)說(shuō)，早晨8點(diǎn)以前，晚上10點(diǎn)以后，給對(duì)方家里打電話是不合適的。除非有緊急的事。當(dāng)然，當(dāng)對(duì)方有可能非常忙碌的時(shí)候打電話去，也是不合適的。比如，在對(duì)方準(zhǔn)備出門上班前幾分鐘打電話，可能會(huì)使對(duì)方遲到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家里。
如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過(guò)去，因?yàn)�，�?jīng)過(guò)一個(gè)周末，對(duì)方要處理的公務(wù)也許會(huì)很多。當(dāng)然，在對(duì)方快要下班的前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因?yàn)榭煲掳嗔�，大家也許有些事情要處理，處理完后直接回家。如果因?yàn)槟愕碾娫挾⒄`了對(duì)方的私人時(shí)間，也許對(duì)方會(huì)不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對(duì)方的單位，除非對(duì)方不介意。如果因?yàn)樗饺说氖虑榇螂娫挼綄?duì)方的單位，最好問(wèn)一聲：“你現(xiàn)在方便聽(tīng)電話嗎?”而且，即使得到對(duì)方的肯定回答，也盡量要簡(jiǎn)短，因?yàn)檎加脤?duì)方的工作時(shí)間，可能會(huì)影響對(duì)方工作單位的正常的業(yè)務(wù)往來(lái)。
(二)打電話開(kāi)頭很重要
無(wú)論是正式的電話業(yè)務(wù)，還是一般交往中的不太正式的通話，自報(bào)家門都是必需的，這是對(duì)對(duì)方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的姓名，因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^(guò)聲音準(zhǔn)確無(wú)誤地確定打電話人的身份。另外，自報(bào)家門還包含著另外一層禮儀內(nèi)涵，那就是，直接將你的身份告訴對(duì)方，那么，對(duì)方就有是否與你通話的選擇權(quán)，或者說(shuō)，有拒絕受話的自由。
(三)打電話通話盡量簡(jiǎn)單扼要
在做完自我介紹以后，應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明通話的目的，盡快結(jié)束交談。因?yàn)�，隨意占用對(duì)方的電話線路和工作時(shí)間是不為對(duì)方考慮的失禮行為。在業(yè)務(wù)通話中，“一個(gè)電話最長(zhǎng)三分鐘”是通行的原則，超過(guò)三分鐘應(yīng)改換其他的交流方式。
如果估計(jì)這次談話要涉及的問(wèn)題較多，時(shí)間較長(zhǎng)，那么，應(yīng)在通話前詢問(wèn)對(duì)方此時(shí)是否方便長(zhǎng)談。如果對(duì)方不方便長(zhǎng)談，就應(yīng)該有禮貌的請(qǐng)對(duì)方約定下次的.通話時(shí)間。
明明需要占用一刻鐘的時(shí)間，卻偏偏說(shuō)：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?”這就很不合適了，應(yīng)該說(shuō)：“王先生，此次我想和您談?wù)劮峙浞桨傅氖乱�，時(shí)間大約需要一刻鐘，您現(xiàn)在方便嗎?”
(四)打電話你要找的人不在時(shí)的處理
如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應(yīng)對(duì)方式：
1.直接結(jié)束通話
在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的聯(lián)系方式的情況下，可以直接用“對(duì)不起，打擾了，再見(jiàn)”的話結(jié)束通話。
2.請(qǐng)教對(duì)方聯(lián)系的時(shí)間或其他可能聯(lián)系的方式
通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：“請(qǐng)問(wèn)我什么時(shí)候再打來(lái)比較合適?”或“我有緊急的事情，要找王經(jīng)理，不知道有沒(méi)有其他的聯(lián)系方式?”不管對(duì)方是否為你提供了其他的聯(lián)系方式，都應(yīng)該禮貌地說(shuō)：“再見(jiàn)”。
3.請(qǐng)求留言
若要找的人不在，或恰巧不能聽(tīng)電話，最好是用禮貌的方式請(qǐng)求對(duì)方轉(zhuǎn)告。留言時(shí)，要說(shuō)清楚自己的姓名、單位名稱、電話號(hào)碼、回電時(shí)間、轉(zhuǎn)告的內(nèi)容等。在對(duì)方記錄下這些內(nèi)容后，千萬(wàn)不要忘記問(wèn)：“對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)您怎么稱呼?”對(duì)方告知后要用筆記錄下來(lái)，以備查找。
(五)適時(shí)結(jié)束通話
當(dāng)通話結(jié)束后，雙方應(yīng)互相說(shuō)聲“再見(jiàn)”，并且打電話的一方要等待接聽(tīng)一方先掛斷，以示尊重
電話禮儀的注意事項(xiàng)3
接聽(tīng)電話禮儀
1、聽(tīng)到電話響后，最好是三聲之內(nèi)接起，如果響聲超過(guò)6下，那首先要跟對(duì)方說(shuō)聲對(duì)不起。
2、接聽(tīng)電話時(shí)要面帶微笑，因?yàn)槲⑿κ菚?huì)傳遞的，雖然對(duì)方看不到，但是能從你的話語(yǔ)中感受出來(lái)。
3、接聽(tīng)電話的時(shí)候要專心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會(huì)讓對(duì)方感到你很不用心，從而也感到自己沒(méi)有被尊重。
4、接聽(tīng)電話的時(shí)候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺(tái)面上，因?yàn)樯碜瞬徽_也會(huì)影響聲音的效果，同時(shí)也容易導(dǎo)致電話滑落，會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得不舒服。
5、在電話旁應(yīng)該隨時(shí)準(zhǔn)備一些白紙和筆，當(dāng)對(duì)方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準(zhǔn)確記錄下來(lái)，以免傳達(dá)有誤。如果事先沒(méi)有準(zhǔn)備好紙和筆，而要求對(duì)方等待，這也是很不禮貌的行為。
撥打電話的禮儀
1、撥打電話的時(shí)候要選擇好時(shí)間段，如果不是十分重要的事情，請(qǐng)不要在休息、用餐的時(shí)間段給別人打電話，同時(shí)也不要在節(jié)假日打電話給對(duì)方。
2、要把握好通話時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)通話時(shí)間不應(yīng)超過(guò)3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。
3、如果對(duì)方并不知道你是誰(shuí)的情況下，你應(yīng)該要首先進(jìn)行自我介紹，同時(shí)要多使用敬語(yǔ)。
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一、接聽(tīng)電話的步驟：
1、接聽(tīng)電話前：
�、�、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒(méi)有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽(tīng)電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
�、啤⑼Ｖ挂磺胁槐匾膭�(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺(jué)到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
�、�、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽(tīng)電話
�、拧⑷曋畠�(nèi)接起電話：這是星級(jí)酒店接聽(tīng)電話的硬性要求。此外，接聽(tīng)電話還要注意：
�、佟⒆⒁饨勇�(tīng)電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺(jué)到你是非常樂(lè)意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽(tīng)出你是在微笑;
�、�、注意語(yǔ)調(diào)的速度;
�、�、注意接聽(tīng)電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對(duì)方感到不受歡迎;
�、�、注意雙方接聽(tīng)電話的環(huán)境;
�、�、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;
�、�、注意打電話雙方的態(tài)度。
⑦、當(dāng)聽(tīng)到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽(tīng)。
�、�、主動(dòng)問(wèn)候，報(bào)部門介紹自己;
�、恰⑷绻胫缹�(duì)方是誰(shuí)，不要唐突的問(wèn)“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您哪位”或者可以禮貌的問(wèn)，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;
�、�、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí);應(yīng)給予說(shuō)明，并至歉。每過(guò)20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
�、�、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問(wèn)題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。
�、�、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情
�、佟�(wèn)候
�、�、道歉
�、邸⒘粞�
�、�、轉(zhuǎn)告
⑤、馬上幫忙
⑥、轉(zhuǎn)接電話
�、�、直接回答(解決問(wèn)題)
�、唷⒒仉娫�
�、恕⒏兄x對(duì)方來(lái)電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來(lái)感謝對(duì)方。
�、獭⒁�(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。
二、接電話的禮儀：
1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過(guò)五遍。拿起電話應(yīng)先自報(bào)家門，“您好，這里是xx公司xx部”;詢問(wèn)時(shí)應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)再委婉詢問(wèn)。一定不能用很生硬的口氣說(shuō)：“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒(méi)這人”、“不知道”等語(yǔ)言。電話用語(yǔ)應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，語(yǔ)調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。
2、接電話時(shí)，對(duì)對(duì)方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的記錄下來(lái)，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問(wèn)題等。
3、電話交談完畢時(shí)，應(yīng)盡量讓對(duì)方結(jié)束對(duì)話，若確需自己來(lái)結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
三、留言五要素：
致：即給誰(shuí)的留言
發(fā)自：誰(shuí)想要留言
日期：最好也包括具體時(shí)間
記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方
內(nèi)容：
四、打電話的一些簡(jiǎn)單技巧：
1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問(wèn)清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說(shuō)幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。
2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。
3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。
4、如果你找的人不在，可以問(wèn)一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。
5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐?wèn)你的情況而浪費(fèi)時(shí)間。
6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見(jiàn)”，然后輕輕放下電話。
7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開(kāi)臨近下班的時(shí)間，因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，若確有必要往對(duì)方家里打時(shí)，應(yīng)注意避開(kāi)吃飯或睡覺(jué)時(shí)間。
五、使工作順利的電話術(shù)
(一)遲到、請(qǐng)假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況，非得長(zhǎng)時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解。
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