職場郵件基本禮儀

時間：2023-04-05 16:10:20 職場禮儀我要投稿

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職場郵件基本禮儀

　　在商務(wù)往來中，使用電子郵件進行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當遵守一定的禮儀規(guī)范，尤其在大多數(shù)這些郵件是發(fā)給您的頂頭上司的情況下，更應(yīng)該注意，下面是yjbys小編收集的一些資料，讓我們一起來看看吧。

職場郵件基本禮儀

　　郵件主要功能

　　1、使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。

　　2、能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。

　　3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　〖關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則〗

　　——原則：尊重他人時間。

　　——在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

　　〖關(guān)于郵箱名字〗

　　——如果你不用于職場，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

　　〖關(guān)于主題〗

　　——發(fā)送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什么內(nèi)容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：

　　——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

　　——2、要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;

　　——3、要真實反應(yīng)郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;

　　——4、一封郵件一個主題，不要大雜燴;

　　——5、千萬不要出現(xiàn)錯別字;

　　——6、回復(fù)郵件太多次時最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。

　　〖關(guān)于稱呼和問候〗

　　——郵件的開頭應(yīng)當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議：

　　——1、恰當?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務(wù)一般按職務(wù)尊稱，如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領(lǐng)導(dǎo)。如果是西方郵件，按西方商務(wù)函電規(guī)矩進行。

　　——2、郵件的開始結(jié)尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。YJBYS提醒您，結(jié)尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。

　　〖關(guān)于正文〗

　　——正文很關(guān)鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。

　　——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系，郵件對內(nèi)還是對外，選擇恰當?shù)恼Z氣和語言，防止造成誤解;

　　——2、用簡單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。

　　——3、如果具體內(nèi)容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫文件作為附件進行詳細描述。

　　——4、如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

　　——5、一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。

　　——6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。

　　——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。

　　——8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因為在商務(wù)郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。

　　〖關(guān)于附件〗