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做好時(shí)間管理少加班的四個(gè)妙招
根據(jù)“公司國(guó)籍”填寫(xiě)或申請(qǐng)加班時(shí)間
這是一個(gè)很有趣的小故事。Sabrina，一家美國(guó)消費(fèi)品公司的職員；Emma，一家英國(guó)百貨企業(yè)的員工；Joe，一家日本制造企業(yè)的員工。同樣在北京CBD加班到晚上11點(diǎn)鐘，但在她們的加班表格上，反映的狀況卻大相徑庭。從表格上來(lái)看，Sabrina加班到了晚上11點(diǎn)，Emma則是9時(shí)許離開(kāi)的公司；最奇怪的是Joe，表格顯示，她8點(diǎn)鐘就結(jié)束了工作。
在分析為什么會(huì)有這樣的現(xiàn)象發(fā)生之前，我們先來(lái)看看填報(bào)加班時(shí)間是怎么一回事。在管理較為完善的公司，加班也有一套流程。根據(jù)對(duì)工作時(shí)間的估量，提出加班申請(qǐng)，填寫(xiě)加班時(shí)間，由主管審核后簽字交人力資源部備檔（在實(shí)施中大部分是加班之后補(bǔ)填），這份表格將作為計(jì)算加班補(bǔ)貼的依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)你進(jìn)行工作考核的重要參考。
照字面上來(lái)理解，應(yīng)該是加幾個(gè)小時(shí)就填幾個(gè)小時(shí)了？潛規(guī)則馬上發(fā)揮它強(qiáng)大的影響力，讓許多人在填報(bào)加班時(shí)間的時(shí)候，要仔細(xì)斟酌。
美式企業(yè)管理較為人性化且寬松，員工比較習(xí)慣實(shí)話(huà)實(shí)說(shuō)；而英國(guó)職場(chǎng)通行的是不加班文化，中國(guó)部門(mén)的員工要向總部看齊，但在國(guó)內(nèi)又的確無(wú)法避免加班的情況，所以取其折中。而日系職場(chǎng)文化最突出的特點(diǎn)就是加班，半夜兩點(diǎn)鐘搭乘新干線離開(kāi)東京的人比比皆是，但加班是一回事，相應(yīng)的回報(bào)是另一回事，日企的終身雇傭制決定了員工很容易以公司為家，主動(dòng)奉獻(xiàn)。考慮這兩者的強(qiáng)大影響，Joe的行為就不難理解。所以才會(huì)出現(xiàn)以上故事中加班時(shí)間相同，但記錄卻不同的情形。
TIPS 1：其他左右你申請(qǐng)加班的因素
公司對(duì)于加班時(shí)間的明確規(guī)定
上司是否曾經(jīng)委婉地提醒你利用好上班時(shí)間
和你級(jí)別相同工作性質(zhì)相似的其他同事的加班時(shí)間與頻率
加班不唱“獨(dú)角戲”
轟動(dòng)一時(shí)的EMC“郵件門(mén)”事件，導(dǎo)火索正是加班。老板回到公司發(fā)現(xiàn)沒(méi)帶鑰匙（老板此時(shí)處在加班狀態(tài)），而秘書(shū)已經(jīng)下班回家（沒(méi)有加班），此時(shí)，老板聯(lián)系秘書(shū)要求她來(lái)開(kāi)門(mén)（老板要求員工加班），但未能聯(lián)系上。于是，數(shù)小時(shí)后，老板發(fā)了封郵件批評(píng)秘書(shū)，而秘書(shū)卻覺(jué)得自己并沒(méi)有什么大錯(cuò)（為老板留守開(kāi)門(mén)并不屬于嚴(yán)格范疇內(nèi)的工作內(nèi)容，沒(méi)必要通過(guò)加班來(lái)履行），于是以一封措辭強(qiáng)硬的郵件回復(fù)，并同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給了其他同事，由此成為網(wǎng)友口中的“史上最牛女秘書(shū)”。事件的結(jié)局是秘書(shū)辭職并且久久找不到新工作、老板也在不久后離職。由此可見(jiàn)，不妥善處理好加班問(wèn)題，后果會(huì)有多嚴(yán)重！
因加班產(chǎn)生意見(jiàn)分歧在職場(chǎng)很常見(jiàn)，但釀成如此嚴(yán)重后果的絕對(duì)罕有。大部分時(shí)候，事件的雙方會(huì)有更妥貼的處理辦法。比如老板不要強(qiáng)求秘書(shū)加班，或是秘書(shū)能對(duì)老板更配合一些。推而廣之，這是加班的又一條潛規(guī)則：加班不能只強(qiáng)調(diào)自己的需要與感受，加班的時(shí)候更需要成員之間的理解和支持。職場(chǎng)是個(gè)大舞臺(tái)，獨(dú)角戲不吃香。
不是只有加班才是工作認(rèn)真，加班并不一定是敬業(yè)態(tài)度的必要條件之一。我們可以理解新人剛加入公司或是剛獲得一個(gè)不錯(cuò)的升遷時(shí)，加倍努力工作以求認(rèn)同的心情和行為，但是，加班也必須控制在合理范圍內(nèi)。在辦公室中，沒(méi)有什么職位是單獨(dú)存在的，每個(gè)人都是某個(gè)團(tuán)隊(duì)中的一員，小到有完成重點(diǎn)個(gè)案的兩人搭檔，大到整個(gè)部門(mén)、整個(gè)公司都是個(gè)整體的團(tuán)隊(duì)，有一條看不見(jiàn)的準(zhǔn)繩，在規(guī)范著團(tuán)隊(duì)中的所有人。試想象這樣的情景：整個(gè)公司辦公樓的燈都滅了，只有一個(gè)窗口還亮著燈，燈下電腦前，只有一個(gè)人在默默加班——這個(gè)人要么身負(fù)拯救公司的重任，要么是一個(gè)完全不懂得加班規(guī)則的傻瓜！某著名企業(yè)的資深人力資源經(jīng)理曾經(jīng)說(shuō)：“經(jīng)過(guò)面試進(jìn)入公司的員工，綜合素質(zhì)絕對(duì)在基本水準(zhǔn)線之上，而一家管理有素的公司，分工是很合理的�；谶@兩點(diǎn)，假如不是主觀偷懶，絕不會(huì)出現(xiàn)A員工8小時(shí)能忙完的工作，B員工忙12個(gè)小時(shí)依然無(wú)法完成的情況。如果在大家都完成工作后，還有一個(gè)人在加班，需要反省的是加班的這個(gè)人。
Tips 2：拒絕過(guò)量加班的“金句”
◆對(duì)人力資源部——這些事我在工作效率高的時(shí)候半小時(shí)就可以處理，為什么非要浪費(fèi)大家的四個(gè)小時(shí)呢？
◆對(duì)關(guān)系比較親密的上司——親愛(ài)的老板，你不想出席我的過(guò)勞死葬禮吧？
◆對(duì)拖整個(gè)團(tuán)隊(duì)后腿的同事——我覺(jué)得等你趕上正常進(jìn)程，再一起推進(jìn)會(huì)比較好，你覺(jué)得呢？
加班的“邊際效益”
知道比爾。蓋茨和太太的婚姻是如何成就的嗎？這要感謝加班。梅琳達(dá)女士在婚前是個(gè)工作狂，而且她的辦公桌就在比爾辦公室的斜對(duì)面。深夜，當(dāng)比爾從電腦前偶爾抬起那智慧的腦袋時(shí)，他隨時(shí)能夠看見(jiàn)窗前還有溫暖的燈光在陪伴著自己。終于有一次，他忍不住邁出了腳步，去認(rèn)識(shí)那個(gè)引起了他莫大興趣的加班達(dá)人。
講這個(gè)故事，并非為了倡導(dǎo)通過(guò)加班解決大齡單身女性的婚姻問(wèn)題，而是想開(kāi)拓思路，想想加班還能有哪些“新花樣”，通過(guò)加班，又能獲得哪些除加班費(fèi)之外的豐厚回報(bào)？
經(jīng)濟(jì)學(xué)上有所謂的邊際效益遞減，即每增加一個(gè)同樣的單位，所帶來(lái)的滿(mǎn)足感會(huì)逐漸減少。對(duì)于你的上司來(lái)說(shuō)也存在這種現(xiàn)象。第一次看到你努力加班到晚間十點(diǎn)時(shí)，他會(huì)大力夸獎(jiǎng)，但隨著時(shí)間的推移，當(dāng)他第一百零一次看你加班時(shí)，他可能已經(jīng)視若無(wú)睹了。所以，改變一成不變的固定形式，來(lái)點(diǎn)創(chuàng)意，是加班人士應(yīng)該考慮的。比起一周六天在辦公桌上埋頭苦干來(lái)，何不抽出兩天時(shí)間跑跑外勤？把了解到的最新資訊分享給同事上司，一定會(huì)給眾人留下深刻印象，也可以告訴他們：這是我花了一整個(gè)周日了解到的情況。所以，如果你的工作需要經(jīng)常加班，請(qǐng)讓你辛勤工作的“邊際效益”同樣保值。
Tips 3：做好時(shí)間管理少加班的四個(gè)妙招
1. 早到辦公室十分鐘，把當(dāng)天所有的工作分類(lèi)，把必須處理的重要事項(xiàng)排在前面做。
2. 嚴(yán)格遵守日程表，讓每項(xiàng)工作都準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。
3. 如果時(shí)間緊張，把MSN的狀態(tài)改為離開(kāi)，手機(jī)轉(zhuǎn)接到秘書(shū)臺(tái)，盡量躲開(kāi)外界干擾。
4. 在每工作兩到三個(gè)小時(shí)后，安排一些較為輕松瑣碎的事情，讓大腦稍事休息。
彈性工作制——加班狀況要“大白天下”
Iris就職于一家?jiàn)蕵?lè)傳媒公司，天天和明星打交道還不用打卡上班，讓朝九晚五的朋友們羨慕得不行，Iris卻還經(jīng)常以“忙死了”為借口，推掉朋友們的約會(huì)。終于讓閨密們?nèi)滩蛔”┌l(fā)了，在一次飯局上對(duì)她大肆討伐：“天天忙什么呀？誰(shuí)不知道你的工作是彈性制的，無(wú)非是給明星打打電話(huà)，和經(jīng)紀(jì)人吃吃飯，想幾點(diǎn)上班就幾點(diǎn)上班，你要是還說(shuō)忙，那我們天天必須坐在辦公室的算什么呢？”Iris啞口無(wú)言，她的確是忙，“和明星打打電話(huà)”——是的，不過(guò)每天要打100多通，每通平均至少5分鐘，要把幾乎是同樣的內(nèi)容重復(fù)數(shù)十次以上：“和經(jīng)紀(jì)人吃吃飯”——也沒(méi)錯(cuò)，但如果吃飯的氣氛和談判、工作毫無(wú)二致，還會(huì)不會(huì)象“只是吃頓飯”那樣輕松愜意？“想幾點(diǎn)上班就幾點(diǎn)上班”——就算對(duì)吧，因?yàn)榱璩课妩c(diǎn)有事就五點(diǎn)上班，夜里兩點(diǎn)還有事，兩點(diǎn)也不能下班。明明異常辛苦，可朋友們卻還是會(huì)認(rèn)為自己的工作輕松無(wú)比，那么老板是不是也這么想？Iris立刻意識(shí)到了事情的嚴(yán)重性。
對(duì)Iris的煩惱，相信舉凡處于彈性工作制環(huán)境下的職場(chǎng)女性，也都大有心得。明明做的事情比朝九晚五的同事還多，最后年終考核的時(shí)候，大家卻還是會(huì)說(shuō)“朝九晚五”的那個(gè)才是最勤力的。的確如此，因?yàn)?ldquo;朝九晚五”做的事情大家都能看到，而彈性工作者做的事情大家可能看不到，所以，實(shí)施彈性工作制、頻頻出外勤、外派……也就是處于非常態(tài)工作形式下的職場(chǎng)人，一定要做的一件事情就是做好工作報(bào)表：比如每天或每周發(fā)一封郵件給你的直屬上司和人力資源部，以工作匯報(bào)的形式進(jìn)行。盡可以簡(jiǎn)潔而詳盡地報(bào)告你當(dāng)期的工作，見(jiàn)了多少位客戶(hù)，簽下多少筆單子，這不僅有利于團(tuán)隊(duì)間的溝通，和上司、同事對(duì)你工作內(nèi)容的了解，而且這種量化的數(shù)據(jù)是任何公司HR部門(mén)都要認(rèn)真參考的。
Tips 4：解讀新《勞動(dòng)法》關(guān)于加班的規(guī)定
。休息日安排加班而沒(méi)有補(bǔ)休的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)支付員工不低于200%的工資；
。法定節(jié)假日安排加班的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)支付員工不低于300%的工資；
。日常加班，以月工資除以21.75，再除以8小時(shí)，計(jì)算出每小時(shí)工資，再按小時(shí)工資的150%或200%支付加班費(fèi)；
。每月加班時(shí)數(shù)不得超過(guò)36小時(shí)。
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