為什么機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作具有監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)?

　　《檔案法實(shí)施辦法》第九條第一款第四項(xiàng)規(guī)定，“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織與所屬機(jī)構(gòu)存在上下隸屬的關(guān)系，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的管理就是由這種隸屬關(guān)系所決定的。這種管理不是社會(huì)管理，屬于單位內(nèi)部的管理。一個(gè)單位的管理涉及許多方面，檔案工作就是其中的一個(gè)方面。這些下屬機(jī)構(gòu)的檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，其檔案工作一般都自己負(fù)責(zé)，作為上級(jí)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織并不代替所屬機(jī)構(gòu)具體的檔案工作，所要做的事是對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。如果對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作監(jiān)督不力，或者指導(dǎo)不當(dāng)，造成損失，那就是有關(guān)的作為上級(jí)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有履行好《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的這一職責(zé)，是一種失職行為。

　　對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，為什么要定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交?

　　《檔案法》第十條第一款規(guī)定，“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。在《檔案法》頒布以前，一些單位或個(gè)人以種種借口或不進(jìn)行立卷工作，或?qū)⒐珓?wù)活動(dòng)中形成的文件材料據(jù)為己有，長(zhǎng)期不進(jìn)行歸檔或拒絕歸檔，造成檔案文件的流失和損毀。特別是在機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，因?yàn)槠綍r(shí)的文件材料歸檔工作做得不好，造成檔案文件遺失、損毀的案例舉不勝舉。

　　經(jīng)過(guò)整理和立卷的文件材料，如果不由本單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中管理將會(huì)產(chǎn)生什么樣的后果?

　　《檔案法實(shí)施辦法》第十二條對(duì)《檔案法》第十條的規(guī)定進(jìn)行了細(xì)化，規(guī)定“按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書(shū)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”。實(shí)踐中，有些地方或單位由于沒(méi)有重視歸檔和檔案移交工作，一些工作人員將本單位一些重要的檔案文件長(zhǎng)期放在個(gè)人手中，久而久之造成檔案的丟失，在需要利用檔案的時(shí)候，卻找不到這些檔案，由此給單位造成重大損失。也有些工作人員，將屬于國(guó)家所有的檔案文件材料視為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，據(jù)為己有，有的甚至將拒不歸檔作為要挾單位的條件，在單位不能滿(mǎn)足個(gè)人私欲時(shí)，將個(gè)人手中的檔案文件私自出賣(mài)，給國(guó)家和單位造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

　　什么是保密檔案?

　　所謂保密檔案是指記錄國(guó)家秘密的檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《保密法》)第二條的規(guī)定，國(guó)家秘密是指“關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。”

　　國(guó)家所有的檔案能夠進(jìn)行買(mǎi)賣(mài)嗎?

　　《檔案法》第十七條規(guī)定“禁止出賣(mài)屬于國(guó)家所有的檔案。”《檔案法實(shí)施辦法》第十八條規(guī)定，“屬于國(guó)家所有的檔案，任何組織和個(gè)人都不得出賣(mài)。”因此，國(guó)家所有的檔案不能進(jìn)行買(mǎi)賣(mài)。

　　為什么國(guó)家不嚴(yán)格禁止檔案所有者對(duì)非國(guó)家所有的但對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案向檔案館以外的單位和個(gè)人買(mǎi)賣(mài)與贈(zèng)送?

　　隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)非國(guó)家所有的但對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，簡(jiǎn)單地限制出賣(mài)不符合實(shí)際需要。應(yīng)當(dāng)是既要維護(hù)國(guó)家、社會(huì)的利益，也不要限制集體、公民對(duì)其檔案的所有權(quán)、處分權(quán)。為使這部分檔案的出賣(mài)在遵循國(guó)家法律的前提下合法、公開(kāi)地進(jìn)行，全國(guó)人大常委會(huì)1996年在修改《檔案法》時(shí)對(duì)集體所有、個(gè)人所有的這部分檔案的管理規(guī)定作了修改�！稒n案法》第十六條第二款規(guī)定，“前款 所列檔案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣(mài);向國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣(mài)牟利，嚴(yán)禁賣(mài)給或者贈(zèng)送給外國(guó)人”。這樣修改以后，既解決了對(duì)這部分檔案的嚴(yán)格禁止出賣(mài)的不實(shí)際的規(guī)定，同時(shí)也解決了對(duì)隨意買(mǎi)賣(mài)檔案，造成國(guó)家重要檔案的流失或者泄密的現(xiàn)象。

　　對(duì)非國(guó)家所有的但對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的買(mǎi)賣(mài)與贈(zèng)送進(jìn)行審查時(shí)應(yīng)注意什么?

　　《檔案法實(shí)施辦法》第十七條規(guī)定，“屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者可以向各級(jí)國(guó)家檔案館寄存、捐贈(zèng)或者出賣(mài)。向各級(jí)國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓或者贈(zèng)送的，必須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn);嚴(yán)禁向外國(guó)人和外國(guó)組織出賣(mài)或者贈(zèng)送。”經(jīng)縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn)，對(duì)國(guó)家和社會(huì)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，檔案所有者就可以向國(guó)家檔案館以外的單位或個(gè)人出賣(mài)。如果經(jīng)審查認(rèn)為這 部分檔案屬于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的并且不宜出賣(mài)給國(guó)家檔案館以外的單位或者個(gè)人的，負(fù)責(zé)審查的檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)向檔案所有者宣傳我國(guó)檔案管理的法律規(guī)定，從而要求檔案所有者自覺(jué)保護(hù)檔案的安全，或通過(guò)耐心的工作，將這部分檔案收購(gòu)或予以征購(gòu)。檔案所有者憑縣級(jí)以上檔案行政管理 部門(mén)的批準(zhǔn)文件可以進(jìn)行合法出售。檔案行政管理部門(mén)在審查這部分檔案的同時(shí)，也可以清楚地了解到一些珍貴檔案的來(lái)源，有利于國(guó)家對(duì)集體所有、個(gè)人所有以及其他非國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的監(jiān)控與管理。

　　哪些情況下，才可以向國(guó)內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換和出賣(mài)檔案的復(fù)制件?

　　《檔案法》第十七條規(guī)定：“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣(mài)，按照國(guó)家規(guī)定辦理。”根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第十八條第三款規(guī)定，只有在下列情況下，經(jīng)國(guó)家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民 政府檔案行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn)，才可以向國(guó)內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換和出賣(mài)檔案的復(fù)制件：

　　(1)為了收集和交換我國(guó)散失在國(guó)外的檔案;

　　(2)為了進(jìn)行國(guó)際文化交流;

　　(3)為了社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要;

　　(4)為了科學(xué)研究的需要;

　　(5)為了推廣科技成果的需要;

　　(6)為了國(guó)家利益的其他需要。