引言：假如你踏入職場已經(jīng)有幾年的時(shí)間，假如讓你總結(jié)工作體會，你可能得出的結(jié)論是：每天上班，干得最多的一件事兒就是，開會。至于不同行業(yè)不同公司的區(qū)別，不過就是開不同的會而已。

    1 選擇性開會

    并不是所有的會都必須參加。

選擇參加會議的前提是做好時(shí)間管理。首先要對重要的工作先預(yù)留好時(shí)間，保證不會被打擾。實(shí)在遇到工作與會議、會議與會議發(fā)生沖突，就需做出取舍判斷。

    一般來說，10分鐘左右的短會基本都可以參加一下，有助增進(jìn)交流。如果比較長，就要進(jìn)行利益考量。

    依據(jù)優(yōu)先級選擇是一種不錯(cuò)的方式。優(yōu)先級別的排序不妨參照：企業(yè)優(yōu)先>部門優(yōu)先>上司優(yōu)先>重要、緊急的事。至于一些不重要、不緊急或者復(fù)合型活動可以選擇不參加。

    不過事情重要與否的判斷還是來自每個(gè)人的價(jià)值取向。在沒法得到標(biāo)準(zhǔn)答案時(shí)不妨從老板那里得到指導(dǎo)。

    在收到會議邀請后需要先弄清幾個(gè)問題：這個(gè)會大概開什么，誰來參加，會議長度以及這個(gè)會是否非你不可，是否有合適的替代對象—這些問題能更好地提供判斷依據(jù)。

    2 充分的會前準(zhǔn)備

    一次成功的會議缺不了細(xì)致的準(zhǔn)備。會前的準(zhǔn)備是多方面的。

    首先建議會前先將信息資料分發(fā)給會議參與者閱讀。這樣既能節(jié)約會上閱讀資料的時(shí)間，也能使他們在會前就會議議題進(jìn)行充足思考。

    從時(shí)間管理的角度，會議組織者應(yīng)該在會前設(shè)計(jì)好每個(gè)日程需要討論的時(shí)間，以便給會議的每部分議程留足討論時(shí)間。會前還得將會議日程安排告知與會者，免得貌似無窮無盡的會議時(shí)間讓他們失去耐心。在進(jìn)行全球連線會議時(shí)還要格外注意不同時(shí)區(qū)的時(shí)差，盡量將所有與會者都調(diào)節(jié)到一個(gè)都相對方便的時(shí)間點(diǎn)。

    在準(zhǔn)備需要高層參與的決策性會議前，可以先一對一地安排幾次非正式會議。與高層決策者做事先溝通，了解協(xié)調(diào)各方的利益點(diǎn)，減少正式會議上的分歧。

    同時(shí)不妨運(yùn)用一些心理分析技巧，例如市場部喜歡宏觀，財(cái)務(wù)部注重細(xì)節(jié)。對外國人先做前景預(yù)期再具體分析，對中國人先分析現(xiàn)狀再做預(yù)期效果會更好。

    3 明確開會的目的

    公司人常覺得開會沒效率，是因?yàn)閷τ谶@個(gè)會議對自己的要求是什么，需要自己達(dá)到什么樣的目的還不清楚就去參加了。所以，會議發(fā)起者讓參會者明確會議目地至關(guān)重要，目的明確是有效的前提。
    會議的發(fā)起者在邀請對方參加會議時(shí)必須首先解答對方三個(gè)問題：“你要干什么”，“你要讓我干什么”，“有什么挑戰(zhàn)”。讓他們知道為什么他們會坐在這里，否則漫無目的地聽長篇大論只會令他們打哈欠。

    明確目的的另一個(gè)重要原因是在組織主持會議的過程中能準(zhǔn)確把控會議的前進(jìn)方向，而不會發(fā)生被某些話題牽扯向其他方向發(fā)展。明明想解決A，說著說著變成討論B和C的問題可不妙。

    4 找對的人開會

    開會的目的是為了溝通和解決問題，而這些活動必須通過人來進(jìn)行，因此必須清楚地知道應(yīng)該邀請誰參加才能成事兒。

    邀請與會者的判斷基礎(chǔ)是他必須要有話語權(quán)。

尤其是在解決問題類型的會議上，在座諸位必須是真正能拍板的人。

    當(dāng)遇到邀請某位重要決策者，但他另派手下來開會時(shí)，得先弄清列席者的授權(quán)級別。如果他表示需要做決策時(shí)“得先回去問老板”，建議立刻結(jié)束會議，不要浪費(fèi)時(shí)間。否則難保，其他決策者現(xiàn)場敲定結(jié)果，卻要在缺席者事后提出不同意見時(shí)耗時(shí)地進(jìn)行新一輪反復(fù)討論。

    5 讓各方明白利益點(diǎn)

    參加會議的人產(chǎn)生對會議的消極態(tài)度的一個(gè)重要原因是他認(rèn)為“這事兒與我無關(guān)”。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的，只有讓每個(gè)人清楚在這次會議中自己的利益點(diǎn)他才會對會議的內(nèi)容提起興趣。

    這種情況在開跨部門的會時(shí)候尤為常見，所以這時(shí)候更需要清楚告知各部門領(lǐng)導(dǎo)人這個(gè)會議對其的利益點(diǎn)。否則就算會議發(fā)起者覺得請對了人，但對方卻并不一定認(rèn)為自己來對了。

    可能第一次開會各部門經(jīng)理還參加一下，但開著開著人全換成了秘書或者借故請假不見了。這時(shí)候的解決辦法就是，在能確保會議確實(shí)與對方有緊密利益聯(lián)系時(shí)，可以直接找到該部門經(jīng)理的更上級領(lǐng)導(dǎo)，告訴他們這個(gè)會議對于他們部門的利益點(diǎn)。因?yàn)楹苡锌赡苣硞�(gè)部門經(jīng)理沒有意識到這件事與他們部門的相關(guān)性，但是他們的領(lǐng)導(dǎo)從更高的角度會更清晰地看到相關(guān)性。

    不過這時(shí)候需要特別注意方式方法，也要參考具體的公司文化，避免最后陷入兩邊不討好的被動局面。

    6 別忘了會后跟進(jìn)

    在會上把問題討論出結(jié)果并不代表完事兒了。對許多參加會議的人來說，會后若沒有一個(gè)總結(jié)性的紀(jì)要來提醒一下，就跟沒開過那個(gè)會一樣。

    因此最好的結(jié)尾是對整場會議進(jìn)行總結(jié)，并且對會議中所布置的各項(xiàng)任務(wù)給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這既有助于理清整場會議思路，也方便接下來的工作進(jìn)行。

    而在會后，一個(gè)認(rèn)真的會議發(fā)起者還應(yīng)該將會議的內(nèi)容按主次整理好，通過郵件或其他形式分發(fā)給與會者。

    這封郵件非常重要，它首先是校對會議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個(gè)人都知道問題的核心和解決思路是什么。會議發(fā)起者還可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，這首先能幫助確認(rèn)該次會議達(dá)到了什么效果，其次還有助于提高今后開會的效率。

    值得注意的是，一個(gè)會議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會后跟進(jìn)的速度和力度。

    遇到各持己見無法決策時(shí)，不妨大家先列舉自己的想法，先進(jìn)行一輪投票，選出幾個(gè)最佳方案，然后大家進(jìn)行打分，再投票選出大家認(rèn)為合理的方案。或許大家最初考慮時(shí)是漫無目的的，這個(gè)投票打分再投票的過程能幫助大家理清思路。當(dāng)然，在選出A方案的同時(shí)還要準(zhǔn)備一兩個(gè)備選方案以應(yīng)對事先沒有預(yù)料到的突發(fā)狀況。

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