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新時期醫(yī)學科研檔案的特點及管理創(chuàng)新
【摘要】本文闡述了醫(yī)學科研檔案的內容與特點，分析了醫(yī)學科研檔案管理中存在的歸檔意識淡薄、管理機制不健全、管理方法落后等問題。遵循醫(yī)學科學研究的程序和醫(yī)學科研檔案的特點，發(fā)揮其在醫(yī)院科研活動中的的自身價值。在新形勢下醫(yī)學科研檔案工作的發(fā)展思路是：只有應用新的理念、新的管理和利用模式，才能提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
【關鍵詞】科技檔案； 檔案管理； 醫(yī)學科研
醫(yī)學科研檔案是國家檔案的一個重要組成部分，是醫(yī)學科研和醫(yī)療實踐的真實記錄和反映，是深入進行醫(yī)學科研的必要條件和依據(jù)，它在我國醫(yī)學事業(yè)可持續(xù)發(fā)展中起著重要作用。面對改革的新形勢，如何將醫(yī)院的科研活動與科研檔案管理進行統(tǒng)籌兼顧，協(xié)同管理，更好地發(fā)揮醫(yī)學科研檔案的自身價值，促進檔案資源的開發(fā)利用，已成為一種迫切的需要。因此，檔案工作要適應新形勢和新任務的要求，就必須立足于創(chuàng)新，在創(chuàng)新中求發(fā)展。
1 醫(yī)學科研的程序與醫(yī)學科研檔案內容及特點
1．1醫(yī)學科研的基本程序醫(yī)學科研的基本程序由選題、設計、實踐、整理與分析等五個步驟構成。從內容上分，一般科研檔案包括三種類型：一是科研項目檔案，是科研檔案的主體部分，包括從科研項目申報通知、科研項目申請書及其附件、科研項目立項通知與科研合同、科研項目結題書到科研項目成果等一系列圍繞科研項目所開展的各種資料；二是科研文書檔案，是科研檔案的重要部分。包括科研發(fā)展、總結、醫(yī)院制定和上級管理部門下發(fā)的科研文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料；三是科研成果檔案，是科學研究的必備條件，包括科研論文、科研著作、科研獲獎等科研人員進行科研工作所產(chǎn)生的各種成果。
1．2醫(yī)學科研檔案的特點醫(yī)學科研檔案的特點是由醫(yī)學研究的特點所決定的，掌握醫(yī)學科研檔案的特點是做好醫(yī)學科研檔案工作的基礎。其特點為：一是成套性強且專題突出。分類時必須保持每個專題檔案的完整，突出成套，使之始終成為一個有機的整體。二是周期長且連續(xù)性強。為保持醫(yī)學科研檔案完整性不受科研周期和歸檔時間的影響，應采用分階段法進行科研文件歸檔。三是專業(yè)性強且學科突出。臨床研究分內、外、婦、兒，基礎醫(yī)學研究分生化、病理、藥理等專業(yè)，一般的科研活動都是在上述專業(yè)范圍內分課題進行的。因此，醫(yī)學科研檔案的分類應體現(xiàn)出專業(yè)性的特征It]。四是重大課題涉及學科綜合性強且項目協(xié)作多。醫(yī)學科研本身是多學科的綜合研究，故在分類時既要保持各個學科的相對獨立性。
2 干擾醫(yī)學科研檔案管理成套性和完整性的因素
2．1思想認識思想上認識不足，科研歸檔意識淡薄。各級領導、科研人員、檔案管理人員和各個部門都普遍存在科研檔案意識薄弱的現(xiàn)象，未認識到科研檔案工作的重要性。首先，科研人員對歸檔工作認識不高，重視不夠，這使科研檔案從生成階段就處于失控狀態(tài)。其次，科研管理部門對科研文件材料的形成和積累的管理把關不嚴，力度不夠，沒有真正實現(xiàn)“四同步”(即下達項目計劃任務與提出科研文件的歸檔同步；檢查項目進度與檢查科研文件材料的歸檔同步；申請驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步)和“三把關”(即形成關、積累關、歸檔關)的管理制度。再次，檔案部門對科研情報資料的歸檔管理工作統(tǒng)一協(xié)調不夠，缺乏跟蹤檢查和有效監(jiān)督，業(yè)務指導欠缺。
2．2管理機制檔案管理機制不健全，人員配備不合理。主要表現(xiàn)在內部管理體制尚未理順，外部管理體系不夠完善，相互協(xié)作、相互制約和相互監(jiān)督的相應規(guī)定不健全，直接影響管理工作的落實。從目前情況看，不少單位科研檔案管理部門和管理人員編制不健全，有的圖書室兼管檔案，有的院辦室兼管檔案，有的則是醫(yī)務科或科教科管檔案，主管人員和管理人員調動頻繁，極不穩(wěn)定，對外交往聯(lián)系渠道不暢。這些問題淡化了科研人員的檔案意識和及時歸檔的自覺性，挫傷了管理工作積極性，使科研檔案與科研管理工作相互脫節(jié)。
2．3歸檔材料質量歸檔材料質量不夠高，管理手段與方法落后。部分檔案材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性較差。主要原因是科研人員重成果輕歸檔工作，核心內容被閹割影響內在質量，降低了檔案材料的真實性。少數(shù)科研人員受商品經(jīng)濟因素影響，重經(jīng)濟效益輕社會效益，不愿讓人共享。大多數(shù)單位科研檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的手工運作模式，管理手段和方式方法明顯存有“三低”現(xiàn)象，即技術含量低、工作效率低、信息利用低，與現(xiàn)實發(fā)展不相適應[2]。因而不能很好地發(fā)揮科研檔案信息資源作用，更不能服務于社會。
3 新形勢下醫(yī)學科研檔案管理的創(chuàng)新
3．1管理機制創(chuàng)新，營造良好的科技興院環(huán)境隨著現(xiàn)代化科學技術的突飛猛進，醫(yī)學科研檔案管理要適應科技發(fā)展的需求。就要管理機制創(chuàng)新，轉變觀念，提高各級領導、科研管理部門和檔案管理部門對科研檔案工作重要性的認識。構建院長一檔案管理委員會一檔案管理機構一兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系(圖1)，以機關各部門負責人為成員，各機關部門設兼職檔案員，將檔案部門由輔助科室轉為職能部門，起到強化檔案部門監(jiān)督、指導的管理職能作用。與人事和科教部門制定科研檔案管理制度，明確科研管理部門和人員、檔案管理部門各自職責。加強科研作風的長效機制，實行院科分級管理模式，即院抓科、科抓課題組，將檔案工作的內容納入到各級領導干部的崗位責任制，人事部門根據(jù)檔案部門提供的“科研檔案歸檔證明”，嚴把科研等人員的調動、晉升、考核和評定關，將檔案材料的規(guī)范化、收集的及時性和案卷質量優(yōu)劣性等作為個人年度考核、升職、評優(yōu)、評先進等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。利用檔案管理工作協(xié)作網(wǎng)，加強宣傳工作，從領導到科技管理者、科研人員都了解檔案是前人科研工作的真實記錄，是后人科研工作的捷徑[3]。促進醫(yī)學科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化、優(yōu)質化方向發(fā)展。
3．2管理方法創(chuàng)新，提升科研檔案的質量管理一項科研成果檔案一旦形成，它的完整、準確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，如果需補救是很困難的，所以對于檔案材料的形成和積累必須實行超前控制與全程管理(圖1)。首先檔案人員要樹立超前意識，課題立項時，科教管理部門兼職檔案員提前介入課題組、實驗室，指定課題組一名人員負責資料收集、保管、整理工作，建立專人負責制。理順科教管理部門、課題組、檔案人員關系，采用雙向把關、雙向監(jiān)督、同步進行的管理方法協(xié)調和指導科研人員的歸檔工作。建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫(yī)學科研檔案歸檔范圍和歸檔說明書、檔案移交清單”等表單及實驗記錄統(tǒng)一用紙，將立題論證到成果鑒定進行詳細記載及時整理歸袋，做好檔案形成前的前序階段、研制階段和后期階段的案卷資料收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理工作。檔案管理部門要對科研項目形成資料實行全程跟蹤，定期進行督查，若發(fā)現(xiàn)研究實施的原始資料、實驗記載形成及管理情況、驗收研究材料形成的質量不符合檔案要求的科研項目，提出整改意見，否則不予結題驗收�？蒲许椖拷Y題后，科教部門兼職檔案員會同課題組負責人、課題組檔案員將檔案移交到檔案部門，由醫(yī)院專職檔案員按照中華人民共和國國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2000)，結合醫(yī)學科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核鑒定后，集中歸入醫(yī)院檔案部門。
3．3管理技術創(chuàng)新，提高檔案現(xiàn)代化管理水平人是實現(xiàn)科學技術創(chuàng)新的根本力量，又是運用科學技術創(chuàng)新成果的主體n】。醫(yī)學科研檔案管理人才的培養(yǎng)要堅持人本原則，醫(yī)院應給予他們創(chuàng)新工作的優(yōu)良空間，充分發(fā)揮人的能動性和創(chuàng)造性。加強培訓，學習科學技術、管理學、心理學等，讓他們接觸更多的新知識來不斷提高檔案管理人員文化水平和知識層次，鍛煉創(chuàng)新能力，成為具有現(xiàn)代化科學技術知識、計算機管理與操作技術、外語知識和良好的職業(yè)道德的專業(yè)型人才，使檔案工作管理順應社會發(fā)展要求�？蒲袡n案工作的技術創(chuàng)新是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學化和自動化的重要途徑[5]，為提高檔案工作質量和效率，使檔案便于存取、利用和檢索，檔案人員在技術創(chuàng)新上要圍繞檔案收集、保管、利用來開展，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894—2002)，將傳統(tǒng)的人工管理過渡到計算機管理和網(wǎng)絡管理模式，實現(xiàn)資源共享。在完善保密條件下，通過采用先進技術，逐步建立一個科學化、法制化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的科研電子文件檔案管理體系，實現(xiàn)技術資料的網(wǎng)上傳遞和檔案資料的數(shù)字化管理，技術圖紙和文件資料將通過光盤等數(shù)字化存儲設備歸檔保存。這樣利用先進的微機設備和軟件，將大大節(jié)省存放空間，有利于加速檔案現(xiàn)代化的進程，滿足醫(yī)院科研事業(yè)發(fā)展需要。
3．4開發(fā)利用創(chuàng)新，拓寬檔案信息資源共享領域利用創(chuàng)新是提高醫(yī)學科研檔案信息資源為科研服務、為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務的重要手段，也是科研檔案管理的目的[5]。醫(yī)院醫(yī)學科研檔案反映的是本院最新的醫(yī)學科研發(fā)展水平，醫(yī)院科研檔案利用形式就要保持與社會同步發(fā)展。
利用先進的微機設備和軟件，將《醫(yī)學科學研究檔案歸檔說明書》首頁內容逐項輸入計算機進行索引、檢索、排序，提供形式多樣的查詢方式，將傳統(tǒng)的科研檔案編制為全面的科研信息數(shù)據(jù)庫，以滿足不同的檢索需求。數(shù)據(jù)庫以文本為主(包括聲音、圖像、影像等多種媒介的信息)來實現(xiàn)遠程檢索、瀏覽、下載和傳輸，形成一個動態(tài)的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理溝通平臺。利用所建立的數(shù)據(jù)庫對信息進行加工提煉，使檔案信息獲得“第二次生命”，編制各種形式的參考資料——科研項目基本情況匯編、研究論文題錄或匯編、項目簡介、科研成果匯總等。全面、實時、準確地提供相關科研信息，為領導進行科研管理決策和科研管理人員開展工作提供了極大的便利。利用科研成果資料，舉辦成果介紹會、展覽會，推廣新技術、新方法，促進成果技術轉讓。同時以“科技興院”為宗旨，通過制作多媒體或網(wǎng)頁，宣傳醫(yī)院科研新成果，推廣新技術。從而來提高醫(yī)院的知名度，提升醫(yī)院綜合競爭實力。
綜上所述，醫(yī)學科研檔案作為科學技術存在的重要形式之一，是加快科技成果轉化的重要資源，科研檔案管理好壞，不僅反映了本單位的實力與水平，也體現(xiàn)了一個單位的科學管理水平。只有把創(chuàng)新作為切實點，才能更好地為醫(yī)學科研事業(yè)的發(fā)展服務。
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