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試談ＥＲＰ在企業(yè)財務管理中的作用
一、ＥＲＰ的思想體現(xiàn)了對財務管理的要求企業(yè)資源計劃（ＥＲＰ）系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層提供決策運行手段的管理平臺。它集信息技術與先進的管理思想于一身，核心目標是實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理，滿足企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造財富的要求，成為企業(yè)在信息生存、發(fā)展的有力保障，同時也為財務管理提供了基礎的信息。ＥＲＰ的思想主要體現(xiàn)在以下三個方面：
１．對整個供應鏈資源進行管理的思想。企業(yè)的競爭已經(jīng)不是單純的企業(yè)之間的競爭，而是一個企業(yè)供應鏈與另一個企業(yè)供應鏈之間的競爭，即企業(yè)不但要依靠自己的資源，還必須把經(jīng)營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能在市場上獲得競爭優(yōu)勢。ＥＲＰ系統(tǒng)正是適應了這一市場競爭的需要，實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應鏈的管理。在供應鏈上有五種基本“流”在流動：物流、資金流、信息流、增值流和工作流。物料、資金、信息都不會自己流動，物料的價值也不會自動增值，要靠人的勞動來實現(xiàn)，要靠企業(yè)的業(yè)務活動——工作流或業(yè)務流程使它們流動起來。企業(yè)業(yè)務流程重組（ＢＰＲ）是保障各種流程順利運行的基礎。ＥＲＰ在ＢＰＲ的基礎上提供各種行之有效的業(yè)務流程，而且可以適應市場競爭形勢的發(fā)展，隨著企業(yè)工作流（業(yè)務流程）的改革在程序的操作上做出相應的調(diào)整，最終實現(xiàn)五“流”的統(tǒng)一。在這個大的管理平臺上，財務管理享有了及時、充分、完整的信息，可以洞察企業(yè)業(yè)務流程中的每一個蛛絲馬跡，使視野更開闊、控制更有力、更透徹。
２．精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想。精益生產(chǎn)（ＬＰ）思想，是指企業(yè)把客戶、銷售代理商、供應商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，同他們建立起利益共享的合作伙伴關系，進而組成一個企業(yè)的供應鏈。敏捷制造（ＡＭ）思想，是指當市場上出現(xiàn)新的機會，而企業(yè)的基本合作伙伴不能滿足新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)的要求時，企業(yè)組織一個由特定的供應商和銷售渠道組成的短期或一次性供應鏈，形成“虛擬工廠”，把供應商和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個組成部分，運用同步工程（ＳＥ）組織生產(chǎn)，用最短的時間將新產(chǎn)品打入市場，時刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性。ＥＲＰ的這一思想和功能使企業(yè)對市場變化的迅速反應能力大大提高，也使財務管理具備迅速跟進瞬息萬變的市場競爭的能力，并且在個性化的生產(chǎn)、銷售活動中發(fā)揮應有的管理作用。
３．事前計劃與事中控制的思想。ＥＲＰ系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產(chǎn)計劃、物流需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已經(jīng)完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中，形成“牽一發(fā)而動全身”的格局。此外，ＥＲＰ系統(tǒng)通過定義與事務處理相關的核算科目和核算，在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，不僅降低了會計人員的勞動強度、人為出錯率，而且保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的完全一致性，從而實現(xiàn)了根據(jù)財務報表數(shù)據(jù)可以追溯資金的來龍去脈、追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動直至最細微的環(huán)節(jié)，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。
二、ＥＲＰ使財務管理從核算型向管理型轉變
企業(yè)實施ＥＲＰ必不可少的環(huán)節(jié)是進行業(yè)務流程重組。這個過程就是將企業(yè)原有的業(yè)務流程根據(jù)新的管理需要并結合ＥＲＰ軟件的功能進行重新劃分和制定，最終在系統(tǒng)中分配不同的職責權限，以完成業(yè)務流與信息流的同步運行。從另一個角度講，這個過程也是部門職責、工作任務的重新分配。
首先，由于業(yè)務流程的重組，財務部不再負責對銷售收入和銷售成本的確認和核算工作，這項工作分別由商務部和生產(chǎn)部來完成，而且此項工作是在ＥＲＰ系統(tǒng)中隨著“發(fā)貨”指令的發(fā)出而自動完成的。商務部將銷售合同的信息（物料清單、工藝路線等）輸入系統(tǒng)中，創(chuàng)建銷售定單；系統(tǒng)運行市場資源計劃（ＭＲＰ）后就會由銷售定單自動觸發(fā)生產(chǎn)計劃（生產(chǎn)定單），生產(chǎn)計劃又會觸發(fā)采購計劃；生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)定單上顯示的物料需求進行領料和生產(chǎn)；每個產(chǎn)品被發(fā)貨后，系統(tǒng)都會自動生成銷售收入和銷售成本的財務憑證，無須財務人員做憑證。
ＥＲＰ系統(tǒng)的這一功能不僅嚴格保證了收入和成本的相互匹配、業(yè)務流與財務信息流的高度統(tǒng)一，而且使從繁重勞動中解脫出來的財務人員有精力仔細檢查：每個銷售定單的毛利率是否正常，偏離預算毛利率的原因是什么；每個生產(chǎn)定單的完工狀態(tài)有無，標準成本與實際成本的差異產(chǎn)生在哪個環(huán)節(jié)；客戶和供應商的庫存狀態(tài)是否正常，有多少存貨是處于滯留的狀態(tài)，對采購量和采購價進行分析；查詢應收款和應付款的動態(tài)、賬齡狀況等。這從根本上實現(xiàn)了財務管理從核算型向管理型的轉變。
三、ＥＲＰ使財務管理水平得到提高
１．ＥＲＰ系統(tǒng)功能對毛利預測、合同管理更加準確和及時。銷售合同報價在ＥＲＰ系統(tǒng)中自動完成，每更改一次產(chǎn)品的配置，系統(tǒng)都會瞬間、準確地計算出銷售收入、成本和毛利，為包括財務部在內(nèi)的合同評審者、決策者提供可靠的數(shù)據(jù)支持。銷售合同的評審也從各個部門輪流的書面評審變?yōu)樵冢牛遥邢到y(tǒng)中的評審，不僅不受地域的限制，而且評審時間由原來的５ ～ １０天縮短為１天，大大提高了工作效率。
２．ＥＲＰ系統(tǒng)功能實現(xiàn)了對財務預算的實時控制和多角度。在ＥＲＰ系統(tǒng)中，所有的費用項目全部設置在費用明細層。同時，將需要考核的單位設置成不同的“成本中心”，然后根據(jù)不同的管理或查詢需要建立起不同的“成本中心組”，這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢出不同的期間費用總額、部門費用總額、公司費用總額、任意組合的“成本中心組”的費用總額等。ＥＲＰ系統(tǒng)對費用的管理還可以實現(xiàn)同時按部門和項目統(tǒng)計，這就大大方便了對研發(fā)項目成本管理或某個階段性產(chǎn)品項目成本管理的需求。
獲利能力分析是ＥＲＰ系統(tǒng)提供給的又一個強大的財務管理功能。具體而言，公司將內(nèi)部組織根據(jù)管理和考核的需要設置成不同層次的“利潤中心”和“成本中心”，并將公司年度整體預算逐層分解到每個被考核的“利潤中心”和“成本中心”。當業(yè)務實際發(fā)生時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務的收入、成本、毛利、費用及時地歸集在預先設置好的“利潤中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統(tǒng)的報表工具中逐層查詢每個“利潤中心”和“成本中心”的財務預算執(zhí)行情況，分析產(chǎn)生偏差的原因，從而實現(xiàn)了對整體經(jīng)營指標的分解、落實、監(jiān)督、分析和考核，拓展了財務管理的視角，提高了財務管理的透明度、及時性和有效性。
３．ＥＲＰ系統(tǒng)功能使資產(chǎn)管理水平大大提高。ＥＲＰ系統(tǒng)可以詳細記載資產(chǎn)購進、轉移、組建以至于到最后處理的所有業(yè)務細節(jié)和過程。電子資產(chǎn)卡片替代了書面的卡片；一項資產(chǎn)在系統(tǒng)中擁有唯一的代號；同一資產(chǎn)在各部門間的流動都將記錄起始時間；系統(tǒng)對組建的資產(chǎn)自動計算其新的價值；資產(chǎn)折舊不再是按類別而是按每項資產(chǎn)分別自動計提，并且按照記載的資產(chǎn)在部門間流動的起始時間分別列支在不同的部門（成本中心）名下。財務人員甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在對資產(chǎn)使用有效性和安全性的監(jiān)督、控制和分析工作上，強化了管理職能。
４．ＥＲＰ系統(tǒng)功能提高了成本管理水平。ＥＲＰ作為一個高度集成的信息系統(tǒng)，將不同業(yè)務部門的信息高度交匯，體現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。它強調(diào)事前計劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一，一套預測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現(xiàn)在成本管理中。從具體的管理來看，ＥＲＰ系統(tǒng)強調(diào)能夠實現(xiàn)標準成本的預先確定、實際成本發(fā)生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責任成本管理等功能，而這些都是管理的重要。它并非停留在僅僅能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務，更多貫穿于ＥＲＰ成本管理中的是管理會計的原則和思想。
具體而言，標準成本的制定與企業(yè)年度預算緊密相連；實際成本的核算從最底層物料的材料費開始，逐層向上將每一件物料的材料費、人工耗用、機器耗用和制造費用累積，得出每一層零部件直至最終產(chǎn)品的成本。對于成本分析來說，徹底擺脫了月末結賬的限制，變事后分析為可隨時查詢某個生產(chǎn)定單在不同工序上實際成本與標準成本的比較情況；可隨時通過查詢“成本中心報表”來觀察每個生產(chǎn)工序上實際成本與標準成本的對比情況；可監(jiān)督生產(chǎn)部門工時確認的準確性等等。它最終實現(xiàn)了成本管理的及時性。?
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