淺議圖書館管理工作中的規(guī)劃

淺議圖書館管理工作中的規(guī)劃

　　摘　要　本文論述了圖書館管理中規(guī)劃的地位和作用,從國際經(jīng)驗(yàn)歸納了圖書館管理的基本結(jié)構(gòu)和要素,總結(jié)了我國圖書館應(yīng)當(dāng)借鑒其法制化、重視過程、借助外部力量和重視評(píng)價(jià)與更新等特點(diǎn)。
　　
　　關(guān)鍵詞　圖書館管理　規(guī)劃

　　隨著我國正式成為世界貿(mào)易組織成員國,圖書館界面臨一個(gè)向國際慣例靠攏,按規(guī)則辦事的問題。中國圖書館行業(yè)在新世紀(jì)的發(fā)展同樣要注意在管理上的國際“接軌”,不僅我們目前的管理離國際先進(jìn)水平還有很大差距,而且“入世”以后,中國的社會(huì)組織結(jié)構(gòu)會(huì)有調(diào)整,圖書館行業(yè)面臨更大的管理挑戰(zhàn)。就以數(shù)字化為例,圖書館實(shí)施數(shù)字化的過程,必然伴隨著一個(gè)重大的管理創(chuàng)新,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明,圖書館數(shù)字化順利實(shí)施的主要障礙不是技術(shù)落后而是管理的落后。要成功地施行重大管理改革創(chuàng)新,需要我們更深刻、更系統(tǒng)地理解一些更加基礎(chǔ)的管理知識(shí)和國際經(jīng)驗(yàn)。

　　1　規(guī)劃及其在管理中的地位

　　管理是個(gè)普遍適用于包括企業(yè)和非盈利機(jī)構(gòu)在內(nèi)各種組織的概念。實(shí)際上“管理”一詞可能在不同的場合運(yùn)用。在最高層可能指向治理層面,即組織的基本利益構(gòu)架:如合伙制、公司制,非營利(部門或組織) ,機(jī)構(gòu)內(nèi)從屬性質(zhì)或是慈善機(jī)構(gòu)等;在日常生活中“管理”更多的是指具體執(zhí)行層面上的規(guī)章、項(xiàng)目管理和薪酬制度等。但是這還不夠,在國外,“管理”概念還要指向組織的宏觀層面,有時(shí)被稱為經(jīng)營管理,這里的經(jīng)營主要是指規(guī)劃、營銷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、流程設(shè)計(jì)等。而我們現(xiàn)在最缺乏的是對(duì)經(jīng)營層面上的知識(shí)和認(rèn)識(shí)。

　　根據(jù)組織行為學(xué)和管理的實(shí)踐,規(guī)劃是管理者的首要任務(wù)。它包括確定目標(biāo)、建立戰(zhàn)略、制訂計(jì)劃以協(xié)調(diào)各項(xiàng)活動(dòng)。盡管存在多達(dá)幾十種管理工具,貝恩咨詢公司對(duì)全球企業(yè)組織的調(diào)查發(fā)現(xiàn),在1999年用得最多的還是戰(zhàn)略規(guī)劃( 76% ) ,使命和愿景描述( 70 % )和目標(biāo)(69 % )這三種。通過制訂規(guī)劃,管理層在變化的環(huán)境中更好地認(rèn)識(shí)自己在社會(huì)上的地位和使命,聚焦于具體的奮斗目標(biāo),確定通過計(jì)劃、項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。這是任何組織進(jìn)行規(guī)劃的目的,圖書館也不例外。近年來戰(zhàn)略規(guī)劃的一個(gè)趨勢就是從企業(yè)、私營部門向公共部門和非營利部門發(fā)展。規(guī)劃研究專家認(rèn)為:營利或非營利組織在規(guī)劃的目標(biāo)重點(diǎn)上當(dāng)然有區(qū)別,但是就規(guī)劃的結(jié)構(gòu)而言,沒有很大差別,倒是組織的規(guī)模大小影響更大,因此管理學(xué)的一般規(guī)劃方法也應(yīng)適用于圖書館。

　　在這里主要探討圖書館經(jīng)營管理中規(guī)劃的應(yīng)用。什么是圖書館規(guī)劃? 圖書館作為一個(gè)組織,其規(guī)劃與一般組織并沒有什么大的區(qū)別。它說明了組織的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到這樣一些非�；�本的問題。美國《羅德島公共圖書館管理委員會(huì)手冊》為圖書館規(guī)劃作了如下說明:規(guī)劃是為圖書館服務(wù)的未來所作的精心的、優(yōu)先的準(zhǔn)備方式�；�于對(duì)社區(qū)的了解、社區(qū)的期望和資源,以及對(duì)社區(qū)未來需求的合理預(yù)期所做出的長期規(guī)劃將能夠使圖書館理事會(huì)和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書館服務(wù)的責(zé)任。因此可以說規(guī)劃是圖書館為了面向未來,應(yīng)付挑戰(zhàn)的最重要的管理工具。

　　2　圖書館規(guī)劃的結(jié)構(gòu)和要素

　　圖書館規(guī)劃并沒有固定的結(jié)構(gòu)和要素。但是在同一系統(tǒng)、同一地區(qū),國際圖書館界的管理當(dāng)局往往會(huì)有一定的要求。這里先舉幾個(gè)例子。

　　1997年9 月發(fā)表的《馬塞諸瑟州1998 - 2002年圖書館服務(wù)與技術(shù)法》,它規(guī)定圖書館必須制訂3—5年的長期規(guī)劃,其最低限度必須包括:使命的描述、需求的描述、規(guī)劃目標(biāo)和具體目的、為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和目的行動(dòng)計(jì)劃(至少是第一年的) ,其中需說明達(dá)到目的所需的活動(dòng),及其時(shí)間框架和其它可以衡量的指標(biāo)、關(guān)于規(guī)劃方法的簡單敘述、管理委員會(huì)的批準(zhǔn),最后,每年10月要根據(jù)規(guī)劃對(duì)下一年度作出更新。