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關(guān)于加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考
教學(xué)檔案是師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過(guò)程中的歷史記錄和真實(shí)反映。教學(xué)檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。
一、教學(xué)檔案管理的意義
教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值。
1.1 它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時(shí)，它又會(huì)反過(guò)來(lái)促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問(wèn)題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。
1.2 它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長(zhǎng)期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要作出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對(duì)性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門(mén)及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。比如，教學(xué)大綱的完善和修訂，教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)改革的進(jìn)行，都可以借鑒教學(xué)檔案所提供的具體材料。
1.3 它是支撐教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)。在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評(píng)估工作最直接、最堅(jiān)實(shí)的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，專(zhuān)家主要通過(guò)查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學(xué)檔案的資料來(lái)掌握相關(guān)的具體情況，如果沒(méi)有完整、真實(shí)和相應(yīng)的教學(xué)檔案，將無(wú)從佐證教學(xué)活動(dòng)和管理的水平，從而缺乏說(shuō)服力和實(shí)證性。因此，從教學(xué)評(píng)估的角度來(lái)看，教學(xué)檔案的管理尤為重要。
綜上所述，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用，努力提升教學(xué)檔案的管理水平，是當(dāng)前學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的必然。
二、教學(xué)檔案管理工作的具體展開(kāi)
教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開(kāi)。
2.1 教學(xué)檔案的搜集。教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成了諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對(duì)這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類(lèi)、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。同時(shí)，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)合理把握教學(xué)文件材料歸檔的范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計(jì)劃，力爭(zhēng)做到對(duì)教學(xué)檔案的搜集有計(jì)劃性和實(shí)效性。
此外，由于教學(xué)檔案的來(lái)源相對(duì)分散，從而使得教學(xué)材料的搜集相對(duì)難度較大。同時(shí)，因?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)學(xué)年性的特點(diǎn)，使得教學(xué)檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進(jìn)行，從而容易產(chǎn)生漏檔的情況。這些問(wèn)題都是我們?cè)诮虒W(xué)檔案的搜集環(huán)節(jié)中應(yīng)該著力注意和避免的問(wèn)題。
2.2 教學(xué)檔案的歸檔。在教學(xué)檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)尤其重視教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，同時(shí)，在教學(xué)檔案整理的過(guò)程中必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過(guò)十幾項(xiàng)具體的內(nèi)容，如分類(lèi)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)碼、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄等等。
此外，在教學(xué)檔案歸檔的過(guò)程中，應(yīng)格外注意教學(xué)檔案的歸檔材料，應(yīng)反映出教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理的全過(guò)程，尤其在歸檔的過(guò)程中，應(yīng)按照教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的各個(gè)階段來(lái)搜集材料，具體來(lái)說(shuō)，一方面，要把需存檔的所有資料補(bǔ)齊、補(bǔ)全，使得相關(guān)材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學(xué)檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優(yōu)，從而確保教學(xué)檔案材料的準(zhǔn)確性和有序性。
2.3 強(qiáng)法制意識(shí)，做好檔案工作的保密性 。檔案工作是服務(wù)于員工，服務(wù)于事業(yè)發(fā)展的工作。在必要時(shí)候出具證明材料是檔案管理工作的性質(zhì)和需求，我們必須積極配合，從實(shí)而來(lái)。然而有時(shí)必不可少的會(huì)出現(xiàn)一些員工為了自己的工資需求、關(guān)系調(diào)動(dòng)需求或其他一些個(gè)人利益的種種需求，拉關(guān)系、走后門(mén)讓工作人員出具證明、假材料等等，這時(shí)候就是對(duì)檔案工作人員個(gè)人素質(zhì)的考驗(yàn)，有的人經(jīng)不起人情面子，金錢(qián)利益的誘惑，給予提供方便。給國(guó)家、集體、他人造成不必要的浪費(fèi)，損害。有的甚或引起官司糾紛等等。所以作為檔案管理人員在接受此項(xiàng)工作之前，就必須進(jìn)行這項(xiàng)工作的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)。杜絕此類(lèi)事情的發(fā)生。
三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措
3.1 常抓不懈，做好促進(jìn)檔案定級(jí)工作 。檔案定級(jí)工作對(duì)于做好檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是極為重要的。我們應(yīng)按照"一早兩嚴(yán)三優(yōu)"的方法來(lái)操作。"一早"是指檔案定級(jí)工作行動(dòng)早，準(zhǔn)備早、行動(dòng)快，不等不靠，一方面對(duì)近年來(lái)的文件資料進(jìn)行立卷和歸檔，另一方面主動(dòng)了解和學(xué)習(xí)已定級(jí)單位的經(jīng)驗(yàn)做法，再一次對(duì)多年來(lái)檔案工作進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺;"兩嚴(yán)"是指嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格對(duì)照檔案定級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作要求，在整個(gè)準(zhǔn)備過(guò)程中做到項(xiàng)目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗，確保檔案資料在分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)差錯(cuò);"三優(yōu)"是指在檔案定級(jí)準(zhǔn)備過(guò)程中，堅(jiān)持開(kāi)展"優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)服務(wù)"活動(dòng)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，進(jìn)一步優(yōu)化全單位檔案管理的條件。
3.2 加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì) 。單位舉辦檔案管理員培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論、現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)。單位定期派檔案員參加檔案局的檔案知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并且每年請(qǐng)專(zhuān)職檔案員定期對(duì)單位全體檔案員開(kāi)展培訓(xùn)，學(xué)習(xí)資料鑒定和分類(lèi)、編號(hào)和立卷、檢索工具的編制等方面知識(shí)，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，檔案員做到持證上崗。另一方面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，抓好每年歸檔工作。各類(lèi)文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)。
總之，在學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著重要的作用。學(xué)校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進(jìn)科學(xué)模式，從而推動(dòng)教育教學(xué)工作的開(kāi)展。
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